BRANDS' ECO Europa prepara nova era de faturação e reporte digital

Nos últimos anos, a digitalização contribuiu para a redução da burocracia em diversas vertentes da administração pública e acelerou a transição dos documentos e faturas em papel para formato digital. No ano passado, a Europa publicou novas regras que pretendem levar os sistemas fiscais ao nível seguinte.

Entre os Estados-membros, a digitalização fiscal avança a diferentes velocidades, mas com um destino comum: um sistema mais digital, com dados em tempo real e interoperabilidade. Estes temas estiveram em destaque no Tax Compliance Summit, organizada pela Sovos, em Lisboa, que recebeu especialistas, decisores, entidades reguladoras e líderes da indústria para debater o novo paradigma fiscal europeu.

No centro da transformação está o Pacote Europeu VAT in the Digital Age (ViDA na sigla em inglês), publicado a 11 de março de 2025 e com aplicação progressiva até janeiro de 2035, que pretende adaptar o sistema europeu de IVA à economia digital.

Entre as principais mudanças está a passagem para faturas eletrónicas estruturadas e para o reporte digital mais próximo do momento da transação, sobretudo nas operações Business to Business (B2B) na União Europeia (UE).

A digitalização das administrações fiscais é um reset total na relação entre empresas, indivíduos e governos

Embora os conceitos possam parecer recentes, na verdade são prática comum na América Latina desde o início do milénio. O Chile foi pioneiro na matéria e introduziu a fatura eletrónica em 2003, modelo que rapidamente se espalhou pelos países vizinhos.

Na Europa, o processo começou mais tarde, mas atualmente já se percorre esse caminho, apontou Christiaan van der Valk. Para o chief regulatory & industry affairs officer da Sovos, a digitalização das administrações fiscais é um “reset total na relação entre empresas, indivíduos e governos” e é expectável que a maior parte do mundo venha a adotar algum tipo de digitalização e faturação eletrónica.

Faturas na base do novo sistema

A partir de 1 de julho de 2030, a faturação eletrónica estruturada e o reporte digital passam a ser obrigatórios para transações B2B entre empresas de diferentes Estados-membros da UE. No novo cenário, as faturas passam a ser documentos legíveis por sistemas informáticos e os dados que contêm serão capazes de “alimentar contabilidade, reportes fiscais e pagamentos”, sublinhou Anna Nordén.

Desta forma, explicou a responsável pela área de regulatory affairs da Sovos, será possível chegar a uma base central da UE que receberá os dados reportados e permitirá aceder à informação “em tempo real ou quase”. Para que esta realidade seja possível, os Estados devem adotar quadros regulatórios em linha com o pacote ViDA, processo que ainda apresenta diferentes níveis de maturidade entre os países europeus.

A primeira experiência com o sistema de faturas eletrónicas foi em 2015. Não está ainda de acordo com os padrões europeus, mas não deverá ser complicado adaptá-lo

Em Espanha, por exemplo, o processo de transição iniciou-se há alguns anos, mas ainda não está concluído. “A primeira experiência com o sistema de faturas eletrónicas foi em 2015. Não está ainda de acordo com os padrões europeus, mas não deverá ser complicado adaptá-lo”, apontou Celina Ruiz, coordenadora da Subdireção-Geral de Impostos sobre o Consumo da Direção-Geral de Tributos de Espanha.

Em 2017, foi introduzido o sistema de informação imediata – já obrigatório para as grandes empresas –, que passará a ser a norma para todos os negócios a partir de 2027. “A administração está a fazer os possíveis para simplificar e tornar o sistema o mais benéfico possível para os negócios”, disse a responsável, assegurando que Espanha está “devagar, mas com segurança, a avançar na direção do ViDA”.

O facto de começarmos do zero torna o processo mais fácil do que se fosse necessário adaptar coisas que já existiam

Outros países europeus, como a Irlanda, iniciaram a mudança recentemente e sem experiências prévias ou sistemas nacionais instituídos, o que não é necessariamente uma desvantagem. “O facto de começarmos do zero torna o processo mais fácil do que se fosse necessário adaptar coisas que já existiam”, considerou Anne Dullea, da Autoridade Fiscal e Aduaneira da Irlanda, sublinhando que o país segue uma implementação faseada dividida, para já, em três fases. O objetivo, referiu, é “garantir uma transição suave para as empresas”.

Já em Portugal, e comparando com o país vizinho, a transição não está tão avançada, particularmente porque Espanha tem em prática sistemas que já correspondem a algumas das exigências europeias. De qualquer forma, até 2035, todos os sistemas nacionais de reporte digital terão de estar alinhados com o enquadramento europeu.

Empresas enfrentam desafios

Se há cerca de dois anos o setor observava de longe a transformação, atualmente as empresas estão “no centro do tornado da faturação e reporte digital”, considerou Marcus Laube, proprietário e CEO da Billentis. O que aparentava ser uma “revolução silenciosa”, mostra agora o seu potencial para mudar processos de pagamento, logística, financiamento e controlo de transações.

A diferença entre as empresas bem preparadas e as restantes estará na governança, na tecnologia e na estratégia

Contudo, alertou, várias empresas ainda encontram barreiras à mudança. Os dados inconsistentes, a dependência dos processos manuais e a multiplicidade de faturas estão entre os principais desafios para as organizações. “A diferença entre as empresas bem preparadas e as restantes estará na governança, na tecnologia e na estratégia”, concluiu.

Não obstante as dificuldades que se impõem aos negócios, há desafios que podem ser minimizados. Em Portugal, a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) é um bom exemplo de progressão digital, mas mantém procedimentos burocráticos e morosos que não contribuem para agilizar o cumprimento das obrigações fiscais.

“É preciso avançar para uma administração mais assente em dados, pré-preenchimento, simplificação e menor intrusão”, afirmou Susana Caetano, diretora da área de Indirect Taxes e Direitos Aduaneiros da PwC. Aplicar as normas previstas no ViDA, defendeu, não implica apenas comunicar mais informação: é necessário garantir que existe capacidade crítica por parte da administração fiscal para a analisar.

Para os especialistas presentes no Tax Compliance Summit, a transformação vai além do cumprimento das normas fiscais e da implementação obrigatória da fatura eletrónica. O caminho é longo e exige redesenhar processos empresariais, modelos fiscais e a própria relação entre empresas e administrações fiscais.