O novo despacho, publicado esta terça-feira em Diário da República, reforça uma regra simples: o Estado deixa de poder pedir aos cidadãos e às empresas documentos que já estejam na posse de outros serviços públicos. Na prática, sempre que a informação já exista dentro da Administração Pública, passa a ser responsabilidade dos próprios serviços obtê-la internamente.

O diploma é explícito ao determinar que as entidades “devem abster-se de solicitar […] documentos em posse de qualquer serviço e organismo da Administração Pública”, eliminando pedidos repetidos e redundantes.

A grande novidade é o alargamento da regra a organismos com forte impacto económico. Passam a estar abrangidas entidades como:

• Agência para o Desenvolvimento e Coesão;
• Estrutura de Missão “Recuperar Portugal”;
• Autoridades de gestão de fundos europeus;
• Direção-Geral da Economia;
• IAPMEI (incluindo empresas públicas participadas);
• AICEP – Agência para o Investimento e Comércio Externo de Portugal;
• Agência para a Investigação e Inovação.

Estas entidades gerem incentivos, fundos europeus e apoio às empresas — áreas onde a burocracia tem sido mais criticada.

Os organismos referidos devem garantir a partilha de dados e documentos necessários à correta instrução e ao bom andamento dos procedimentos, nos quais se incluem procedimentos de candidaturas, que estejam a seu cargo, entre si e entre todos os restantes serviços e organismos da Administração Pública.

Sempre que um documento já exista num serviço público — por exemplo, dados fiscais, certidões ou registos — o cidadão ou empresa deixa de ter de o apresentar novamente.

Mas há uma condição essencial: é necessário dar autorização. O acesso à informação depende do consentimento do titular, garantindo controlo sobre os dados.

Ou seja, o princípio é: menos papel, mas com controlo do cidadão.

Na prática, esta alteração pode significar:

• menos deslocações e pedidos de certidões;
• redução de custos administrativos;
• processos mais rápidos (sobretudo em candidaturas a fundos);
• menos duplicação de documentos.

Para as empresas, especialmente as que recorrem a apoios públicos, o impacto pode ser significativo ao reduzir atrasos e exigências burocráticas.

O novo despacho altera o Despacho n.º 8312/2025, que já previa esta dispensa de entrega de documentos.

A diferença é que agora o Governo pretende garantir que a regra não fica apenas no papel, alargando-a e impondo a sua aplicação a mais entidades, sobretudo nas áreas económicas.

A medida assenta no artigo 28.º-A do Decreto-Lei n.º 135/99, que estabelece que os serviços públicos devem organizar-se para não exigir aos cidadãos documentos que já existam na Administração.

O objetivo é claro: inverter a lógica tradicional em que o cidadão prova tudo, passando essa responsabilidade para o próprio Estado.

O despacho reconhece a necessidade de “assegurar uma aplicação uniforme” da regra, admitindo implicitamente que ela não estava a ser cumprida de forma consistente.

A mudança surge também num contexto de pressão para reduzir burocracia, sobretudo no acesso a fundos europeus e no apoio às empresas.

As novas regras entram em vigor imediatamente, na data da publicação do despacho, isto é, esta terça-feira, dia 24 de março.

Isto significa que, em teoria, os serviços abrangidos deixam desde já de poder pedir documentos que o próprio Estado já detenha.