“Empresas devem olhar para a sua estrutura salarial e simplificá-la”

A forma como as empresas comunicam as remunerações dos colaboradores à Segurança Social vai sofrer alterações no próximo ano, com o objetivo de simplificar o processo. No dia 9 de dezembro foi publicada uma alteração ao Código dos Regimes Contributivos do Sistema Previdencial de Segurança Social e ao respetivo Decreto Regulamentar, alterações que têm como objetivo de simplificar e automatizar comunicações, reduzindo assim as interações necessárias entre as empresas e a Segurança Social.

As alterações referidas entram em vigor no dia 1 de janeiro, havendo um período de transição até ao dia 1 de janeiro de 2027. De acordo com a Segurança Social, este novo regime consiste na apresentação automática da obrigação contributiva pela Segurança Social, na confirmação, alteração ou comunicação de novos valores pela entidade empregadora e no respetivo pagamento da obrigação contributiva. Durante o período de transição as entidades empregadoras podem solicitar a adesão ao novo modelo, sendo a mesma confirmada pela Segurança Social com produção de efeitos no mês seguinte ao da confirmação. A Advocatus falou com o sócio da PLMJ, Nuno Ferreira Morgado, sobre estas alterações.

Quais são, no seu entendimento, os principais objetivos que o Governo pretende alcançar com este novo modelo de comunicações contributivas?

Esta medida insere-se no objetivo de simplificar as interações dos contribuintes com a segurança social, em particular as empresas, ampliando a utilização de ferramentas informáticas e procedimentais através das quais tais interações são tidas. Estas ferramentas visam, ainda, aumentar a visibilidade da segurança social sobre as remunerações dos trabalhadores e, dessa forma, um combate que pretende ser mais eficaz da fraude e evasão contributivas.

Em termos práticos, o que muda para as entidades empregadoras a partir de 1 de janeiro de 2026?

As empresas terão de fazer uma comunicação das remunerações permanentes, passando as declarações mensais a ser meramente confirmatórias ou para reporte de alterações dessas remunerações num determinado mês, o que deve ocorrer até ao dia 20 do mês seguinte.

A obrigação de comunicar remunerações permanentes e respetivas alterações representa um reforço do controlo ou um acréscimo de carga administrativa?

Diria que representa um reforço de controlo. Se a empresa divulga as remunerações permanentes será razoavelmente fácil detetar se tal declaração não retrata a realidade, cruzando dados com outros elementos como sejam fluxos financeiros e movimentos bancários.

A nova regra sobre a contraordenação — que passa a incidir sobre a falta de correção dos valores — altera o nível de responsabilidade das empresas?

Mantém-se a previsão de uma contraordenação para o incumprimento dos vários deveres previstos no art.º 40º, agora alterado, a qual será leve ou grave consoante o número de dias decorrido desde a prática da infração. Esse número de dias aumenta de 30 para 60, isto se a obrigação for cumprida nos 60 dias (até agora eram 30 dias) subsequentes ao termo do prazo contraordenação será leve, para além dos 60 dias será uma contraordenação grave.

A comunicação de admissão até ao início da execução do contrato é uma mudança significativa. Como avaliam este novo requisito?

Diria que a redação anteriormente vigente não primava pela qualidade da técnica legislativa. Prever que a comunicação de admissão deve ser feita “[n]os 15 dias anteriores ao início da produção de efeitos do contrato de trabalho” é bastante absurdo (porquê 15 dias?) para além do que não é claro (tenho comunicar 15 dias antes ou em qualquer dos dias na janela dos 15 dias anteriores à admissão?). A nova redação torna clara a regra, ainda que não seja, do meu ponto de vista, uma mudança significativa.

A impossibilidade de comunicar trabalhadores sem NISS, algo comum no caso de estrangeiros, pode criar entraves na contratação?

Creio que no final do ano de 2024, a Segurança Social, esclareceu numa nota informativa que “O contrato de trabalho é o elemento fundamental para que seja atribuído NISS a um cidadão estrangeiro. Não é necessário que o NISS conste no contrato de trabalho, pelo que as entidades empregadoras não precisam de aguardar que o trabalhador tenha o NISS para celebrar o contrato de trabalho”. Após a obtenção de NISS, informava então a segurança social, o empregador deve comunicar a admissão do trabalhador e pagar, retroativamente, os valores das contribuições. Sendo assim, não vejo que haja entraves à contratação.

O novo regime de presunção do início do contrato, reduzindo o período de seis para três meses, terá impacto relevante no risco sancionatório?

A revisão legislativa operada pela Lei 13/2023 (conhecida como Agenda do “Trabalho Digno”) havia alterado a presunção de modo que se considerasse que o trabalhador iniciou a prestação de trabalho ao serviço da entidade empregadora faltosa no primeiro dia do décimo segundo mês anterior ao da verificação do incumprimento. A presente alteração reduz esse período para o primeiro dia dos 3 meses anteriores ao da verificação do incumprimento.

Note-se que estamos a falar de uma presunção, ou seja, algo que opera quando não existem outros elementos que permitam concluir qual a data de início da prestação de trabalho, sendo que não será complexo fazer tal demonstração.

Acresce que, esta norma não é sancionatória, apenas procurando, na ausência de outros elementos, fixar o momento em que se inicia a obrigação contributiva, por forma a exigir ao empregador o seu cumprimento.

A mudança na contagem dos dias de trabalho de múltiplos de seis para múltiplos de cinco horas corrige alguma distorção existente?

Esta questão é relevante para os trabalhadores que trabalham a tempo parcial ou que são remunerados à hora (ex. trabalhadores de serviço doméstico). A mudança dos múltiplos traduz uma redução do número mínimo de horas que é exigível para se considerar que existe o registo de um dia de contribuição para a segurança social. Parece-me que a alteração beneficia o trabalhador no acesso benefícios que sejam dependentes da duração carreira contributiva, como as baixas por doença.

Durante o período de transição até 2027, que cuidados devem as entidades empregadoras ter ao optar pela adesão antecipada ao novo modelo?

Parece-me que as empresas devem olhar para a sua estrutura salarial e, na medida do possível, simplificá-la. Tal tornará mais fácil o cumprimento das novas obrigações. Devem, ainda, procurar inteirar-se dos novos procedimentos e preparar os seus sistemas de modo a assegurar que estão prontas para cumprir as novas obrigações, sendo que durante o ano de 2026 não são obrigadas a aplicar o novo regime.

Globalmente, consideram que estas alterações tornam o sistema mais eficiente ou introduzem novas fontes de incerteza?

Não é possível fazer uma avaliação sobre se o sistema será mais eficiente, quando a lei acabou de ser aprovada e, quase certamente, não foi ainda aplicada. Dito isto, a digitalização e a redução de interações com a segurança social são aspetos positivo. Portugal é um país em que a burocracia e a complexidade de processos são um dos travões fortes do crescimento. Tudo o que reduza essa burocracia parece-me positivo.

Parece-me que as empresas devem olhar para a sua estrutura salarial e, na medida do possível, simplificá-la. Tal tornará mais fácil o cumprimento das novas obrigações. Devem, ainda, procurar inteirar-se dos novos procedimentos e preparar os seus sistemas de modo a assegurar que estão prontas para cumprir as novas obrigações, sendo que durante o ano de 2026 não são obrigadas a aplicar o novo regime”

Que desafios antecipam na implementação prática desta reforma, tanto para empresas como para a própria Segurança Social?

Partindo do princípio de que a infraestrutura informática da segurança social é apta e os trabalhadores da segurança social estão formados para implementar e clarificar dúvidas que possam surgir na aplicação do diploma, não me parece que haja nenhum aspeto deste regime que gere desafios significativos.

Este novo modelo aproxima o sistema contributivo português das melhores práticas internacionais?

É difícil dizer o que são as “melhores práticas internacionais”. No fundo, o que estamos a falar é de fazer chegar à segurança social informação sobre o rendimento dos trabalhadores, por forma a fazer incidir o regime contributivo. Isso irá continuar a acontecer de maneira que não é, segundo entendo, materialmente muito diferente do ponto de vista substantivo. Quanto ao processo parece-me que o que se pretende será simplificar e isso é um aspeto positivo.

Que aspetos do regime poderão exigir ajustamentos futuros após um ano de aplicação?

Parece-me que só a experiência decorrente da aplicação concreta do regime poderá gerar dados que permitam analisar se e quais alterações poderão ser necessárias.