Saiba como criar um Plano de Continuidade

As PME e as microempresas são fundamentais para a economia portuguesa, e quando a sua atividade é interrompida, os efeitos podem ser devastadores. Com margens de manobra mais reduzidas, estas empresas enfrentam desafios únicos quando o inesperado ocorre. Seja um incêndio, um ataque cibernético ou uma avaria grave de equipamentos, a realidade pode mudar muito rapidamente.

Quando uma PME é forçada a parar, várias preocupações se abatem sobre os empresários. Como pagar os salários dos colaboradores? E as contribuições para a Segurança Social? Se a empresa tiver dívidas bancárias, como suportar o pagamento dos juros com a queda de receitas? A interrupção de atividades não só ameaça a sobrevivência imediata da empresa, como também pode ter um impacto a longo prazo.

Neste cenário, o tempo de inatividade é uma questão essencial. Quanto mais prolongada for a interrupção, maior será a queda de receitas e o impacto nos negócios. As empresas precisam de ter mecanismos que lhes permitam continuar a operar, mesmo que parcialmente, de forma a garantir a sua sobrevivência. A solução passa pela adoção de um Plano de Continuidade de Negócio (PCN).

Um Plano de Continuidade de Negócio (PCN) é uma estratégia essencial para garantir que uma empresa possa operar de forma eficaz durante e após uma interrupção significativa, como desastres naturais, falhas de tecnologia ou crises sanitárias. O objetivo do PCN é minimizar o impacto das interrupções nos processos críticos da organização e garantir a sua resiliência a longo prazo.

O que é um Plano de Continuidade de Negócio (PCN)?

O PCN é um conjunto de diretrizes e procedimentos que estabelece como uma empresa irá manter ou retomar as suas operações essenciais após um evento disruptivo. Este aborda várias áreas, especificamente:

• Identificação de processos críticos: Determinação dos serviços e processos que são vitais para a operação da empresa;
• Análise de riscos: Avaliação dos riscos potenciais que podem levar a interrupções e como esses riscos afetam a organização;
• Estratégias de recuperação: Desenvolvimento de métodos para recuperar operações, incluindo recursos, equipas de resposta e comunicação.

Como implementar um Plano de Continuidade de Negócio (PCN)

1. Forme uma equipa de continuidade:

Crie uma equipa responsável pelo desenvolvimento e implementação do PCN. Esta deve incluir membros de diferentes áreas da organização para garantir uma abordagem abrangente.

2. Avaliação de riscos e impactos:

Realize uma Análise de Impacto nos Negócios (BIA) para identificar os processos e serviços que são mais críticos.
Identifique os riscos potenciais (incêndios, inundações, falhas de TI, pandemias, etc.) e analise o impacto que cada um deles pode ter nas operações da empresa.

3. Definição de estratégias de continuidade:

Desenvolva estratégias específicas para mitigar os riscos identificados. Isto pode incluir:

• Backup de dados em nuvem;
• Procedimentos para a rápida recuperação de sistemas de TI;
• Identificação de recursos alternativos, como locais de trabalho temporários.

4. Elaboração do plano:

Documente todos os procedimentos, responsabilidades e protocolos num documento acessível a todos os intervenientes. O plano deve incluir:

• Contactos de emergência;
• Procedimentos de evacuação;
• Planos de comunicação internos e externos.

5. Treino e sensibilização:

Realize sessões de treino para garantir que todos os colaboradores estão cientes do PCN e sabem como reagir em caso de emergência. Simulações e exercícios práticos ajudam a testar o plano e a preparar a equipa.

6. Teste e revisão do PCN:

Teste regularmente o PCN através de simulações de crise e reveja-o conforme necessário. Isto ajuda a identificar falhas e a adaptar o plano às novas circunstâncias da empresa e ao ambiente externo.

7. Atualização contínua:

Reveja e atualize o PCN periodicamente, especialmente após alterações significativas na organização, como uma expansão de negócios, novas tecnologias ou mudanças de processos operacionais.

Um Plano de Continuidade de Negócio bem implementado promove uma cultura de resiliência organizacional. Ao estar preparado para enfrentar interrupções, uma empresa pode proteger os seus ativos, manter a confiança dos clientes e assegurar a sobrevivência a longo prazo.