A obrigatoriedade de entrega da declaração de rendimentos até 20 de janeiro

O artigo 119.º do Código do IRS estabelece um conjunto de obrigações declarativas a cargo das entidades devedoras de rendimentos, contribuindo estas para a fiabilidade da informação fiscal que suporta o apuramento do imposto devido pelos sujeitos passivos. Apesar da crescente digitalização dos processos fiscais e da perceção, por vezes instalada, de que algumas destas obrigações perderam relevância prática, a verdade é que a declaração de rendimentos prevista neste artigo continua plenamente em vigor e é legalmente exigível.

Nos termos da lei, as entidades que paguem ou coloquem rendimentos à disposição de pessoas singulares — quer tenham sido sujeitos a retenção na fonte, quer não — devem manter um registo atualizado dos respetivos beneficiários, contendo elementos essenciais como a identificação fiscal, as datas e os valores pagos, incluindo rendimentos em espécie.

Paralelamente, existe a obrigação de entrega ao sujeito passivo beneficiário do rendimento, até 20 de janeiro de cada ano, de um documento comprovativo dos rendimentos pagos no ano anterior, do imposto retido e das deduções aplicáveis, bem como de qualquer alteração relevante ocorrida posteriormente.

Esta obrigação abrange, na prática, todas as empresas e empresários que, ao longo do ano, tenham tido trabalhadores ao seu serviço e/ou tenham adquirido serviços a prestadores de serviços pessoas singulares. Ainda que, do ponto de vista dos beneficiários, estas declarações apenas ganhem utilidade prática aquando da entrega da declaração de IRS a partir de 1 de abril, a sua emissão atempada é obrigatória e constitui um importante mecanismo de controlo e conferência da informação fiscal.

No caso dos trabalhadores dependentes, a declaração de rendimentos emitida ao abrigo do artigo 119.º funciona como uma consolidação das Declarações Mensais de Remunerações (DMR) entregues ao longo do ano. Os valores aí constantes devem coincidir com os rendimentos declarados mensalmente e serão os que surgirão pré-preenchidos no Anexo A da declaração Modelo 3 de IRS. É essencial ter presente que apenas constitui rendimento do trabalho dependente aquele que foi efetivamente pago ou colocado à disposição do trabalhador durante o ano. Situações como salários em atraso devem ser verificadas, pois só configuram rendimento no ano em que tal rendimento é pago ou colocado à disposição. Este momento é, ainda, frequentemente aproveitado para a atualização do cadastro dos trabalhadores, nomeadamente no que respeita à composição do agregado familiar.

Relativamente aos trabalhadores independentes, embora a obrigação de entrega da declaração de rendimentos até 20 de janeiro subsista, é reconhecido que este prazo se revela, muitas vezes, de difícil cumprimento. As entidades pagadoras estão igualmente obrigadas à entrega da Modelo 10 até ao final de fevereiro, onde devem constar os rendimentos pagos a prestadores de serviços empresários em nome individual. É nesta fase que se intensificam os trabalhos de conferência, sendo fundamental que os valores constantes das declarações emitidas ao abrigo do artigo 119.º coincidam com os declarados na Modelo 10, os quais irão alimentar os Anexos B ou C da declaração Modelo 3 dos respetivos sujeitos passivos.

Importa sublinhar que, no caso do trabalho independente, a regra relevante para efeitos de declaração de rendimentos é a data do pagamento e não a data de emissão da fatura. Por exemplo, se uma sociedade adquirir serviços em dezembro de 2025, com fatura emitida nesse mês, mas cujo pagamento ocorra apenas em janeiro de 2026, o rendimento deve ser declarado relativamente ao ano de 2026, quer na declaração de rendimentos do artigo 119.º, quer na Modelo 10.

Neste contexto, a intervenção dos contabilistas certificados assume uma importância decisiva. São estes profissionais que asseguram a correta interpretação das normas, a coerência entre as diversas obrigações declarativas e a prevenção de erros que podem ter impactos significativos para entidades e contribuintes. Ao mesmo tempo, torna-se cada vez mais evidente a necessidade de uma revisão e atualização dos prazos legais, de forma a refletirem melhor a realidade operacional das empresas e a articulação entre as diferentes obrigações fiscais, promovendo maior eficiência, clareza e segurança jurídica no cumprimento das responsabilidades tributárias.