Um Estado digital com procedimentos analógicos

Quase a deixarmos 2025, assistimos, no início do século, a discretas reformas da Administração Pública, entre as quais a criação do Simplex em 2007 (na altura em que, por exemplo, foi criado o Citius) que encontraram eco no Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (2011-2013). Desde então, os sucessivos governos têm vindo a fazer reformas. A Administração Pública ocupa um lugar central na arquitetura do Estado e no funcionamento da Economia. A sua capacidade de resposta condiciona diretamente a qualidade das políticas públicas, a competitividade das empresas e a confiança dos cidadãos nas instituições.

Volvidas mais de duas décadas desde a viragem do século, assistimos à persistência de modelos organizativos excessivamente hierarquizados, de procedimentos administrativos redundantes e de uma cultura institucional pouco orientada para resultados globais que têm limitado a capacidade de adaptação do Estado a uma sociedade em acelerada transformação. Cidadãos, empresas e profissionais enfrentam, diariamente, processos longos, complexos e pouco transparentes, que traduzem uma burocracia ainda distante dos princípios da proporcionalidade, da simplicidade e da eficiência administrativa. Em poucas palavras, a burocracia é asfixiante, tal como o ministro-adjunto e da Reforma do Estado, Gonçalo Matias, assumiu.

Os desafios que se colocam ao Estado e que não são propriamente recentes — competitividade económica, transição digital, sustentabilidade financeira e qualidade dos serviços públicos — exigem uma administração pública ágil, eficiente e orientada para resultados. Neste contexto, a excessiva carga burocrática continua a ser um dos fatores mais penalizadores da relação entre o Estado e os seus interlocutores. A multiplicação de formulários, declarações e pedidos de informação — muitas vezes repetidos entre diferentes entidades públicas — não só consome recursos e tempo, como fragiliza a confiança institucional. Num quadro marcado pela transformação digital, pela interoperabilidade de sistemas e pela automação de processos, a manutenção de práticas administrativas desajustadas revela uma desconexão evidente entre a ambição reformista e a realidade operacional.

A criação do Simplex, em 2007, representou um marco relevante no esforço de simplificação administrativa, modernização e desmaterialização de procedimentos. Entre as suas medidas emblemáticas destacou-se a introdução da Informação Empresarial Simplificada (IES), concebida para permitir que as empresas e entidades entregassem, numa única declaração eletrónica, informação relevante para várias entidades públicas — Autoridade Tributária e Aduaneira, Instituto dos Registos e do Notariado, Banco de Portugal e Instituto Nacional de Estatística — eliminando duplicações e reduzindo encargos administrativos.

Todavia, a evolução do modelo ao longo do tempo evidencia os limites de uma reforma que não foi acompanhada por uma governação integrada da informação pública. Passados quase vinte anos, a IES tornou-se um exemplo paradigmático de como instrumentos criados para simplificar podem, na ausência de uma visão estratégica coerente, transformar-se em novos focos de complexidade. O que antes correspondia a um conjunto relativamente contido de informação evoluiu para um reporte extensivo, incorporando dados que extravasam claramente o âmbito contabilístico e fiscal, muitas vezes justificados por necessidades estatísticas, administrativas ou regulatórias avulsas.

Esta abordagem tem impactos significativos. Para as empresas e profissionais da área contabilística, traduz-se num aumento desproporcionado da carga administrativa, no agravamento do risco de erro e na elevação dos custos de contexto. Para a Administração Pública, resulta em sistemas mais complexos, difíceis de gerir e pouco eficientes na produção de informação verdadeiramente útil para a decisão pública. A manutenção de informações/formulários paralelos, apesar da existência da IES, compromete o princípio fundamental da “declaração única” e evidencia falhas na articulação interinstitucional.

Por outro lado, a ausência de mecanismos claros de responsabilização, aliada a níveis insuficientes de transparência em determinados segmentos da administração, contribui para um sentimento de distanciamento entre o Estado e os cidadãos. Na maior parte dos casos, o problema não reside na escassez de legislação ou de meios tecnológicos, mas na falta de coragem política para enfrentar reformas estruturais profundas, capazes de rever processos, eliminar redundâncias e redefinir prioridades.

A modernização da Administração Pública exige liderança política, compromisso institucional e envolvimento ativo dos dirigentes, técnicos e profissionais que diariamente operam o sistema. Implica adotar uma visão integrada da informação pública, reforçar a interoperabilidade entre entidades, clarificar responsabilidades e recentrar a ação administrativa no cidadão e na criação de valor público. Só através de uma reforma estrutural, coerente e sustentada será possível construir uma Administração Pública mais ágil, eficiente e transparente — uma Administração que não seja um obstáculo, mas um verdadeiro facilitador do desenvolvimento económico, da coesão social e da confiança democrática.

E se dúvidas persistem sobre a incapacidade de resposta do sistema público, uma vez mais, foi adiada para 2028 a obrigatoriedade de entrega do ficheiro SAF-T da contabilidade (que reúne toda a informação contabilística e fiscal das empresas), definida inicialmente, por portaria, em 2019. Também a faturação eletrónica volta a ser alvo de procrastinação, continuando a ser aceites faturas em formato pdf, como faturas eletrónicas para efeitos fiscais, até ao final de 2026.

Num tempo marcado pela digitalização, pela inovação tecnológica e pela crescente disponibilidade de dados, torna-se difícil justificar estas situações, pois talvez as razões não sejam tão somente de ordem tecnológica, mas de garantias, de direitos e liberdades (tal como refere a Constituição da República Portuguesa), num Estado que se quer moderno, transparente e verdadeiramente ao serviço do interesse público. Ano Novo, Vida Nova na Administração Pública? Esperemos que sim. Boas entradas!