“São as regras, senhores”

Lisboa. Século XXI. São quase nove da manhã de um dia de agosto. Numa das avenidas mais emblemáticas da cidade, relativamente perto de uma estação de metro, há pouco movimento. A cidade ainda não acordou completamente. No chão está uma carteira. Uma pessoa repara nela, apanha-a e abre-a. É pequena, está cheia de documentos e tem uma medalha. A primeira preocupação é encontrar o proprietário.

Pergunta numa farmácia por perto onde fica a esquadra mais próxima. A resposta: cerca de quinze minutos a pé. A pessoa (maior e emancipada) dirige-se à esquadra. Está a caminho do trabalho – deveria entrar às 9h – mas quer fazer uma coisa simples: entregar uma carteira que encontrou na rua.

Na esquadra, espera. Finalmente, chega o momento de formalizar a entrega e começa-se o preenchimento do formulário, à mão. Nome completo. Nome completo dos pais. Morada completa. Freguesia. Concelho. Dados do Cartão de Cidadão. Número de telefone.

Segundo o relato deste caso, estes foram os dados solicitados à pessoa que encontrou a dita carteira. Tudo isto num espaço onde se encontram também outras pessoas presentes. A “nossa” pessoa responde. Não porque queira fornecer todos aqueles dados, mas porque está ali para entregar uma carteira e acredita que aquele procedimento é necessário. Passam os minutos. Já passou das 9h30.

Quando parece que o processo está finalmente concluído, surge mais uma pergunta: “E o seu estado civil?”. A pessoa olha para o agente: “Precisa de saber o meu estado civil para que eu possa entregar uma carteira?”. A resposta é imediata: “São as regras. Sem isto preenchido não podemos aceitar o objeto”. E lá fica mais um dado. Depois, abre-se a carteira. É preciso descrever os documentos que lá estão. E a medalha.

A certa altura, o agente pergunta: “E dinheiro, não tinha?” A resposta é simples: “Estou a entregar tal como a encontrei”. No final, a alma caridosa, assina. No documento, identifica-se como “O Achante”. Ainda em espírito de bondade, a pessoa pergunta se será possível encontrar rapidamente o proprietário. A resposta: “Vamos lá ver. Isto nem sempre se encontram os donos”.

À saída da esquadra, já passou bastante das 9h30. Chegará ao trabalho às 10h, uma hora depois daquela a que deveria ter começado. Tudo isto para entregar uma carteira que encontrou no chão.

À primeira vista, este é apenas um episódio: uma carteira perdida, uma esquadra, um formulário e alguma demora, mas talvez seja precisamente nos episódios aparentemente insignificantes que melhor percebemos a relação que temos com as instituições. A questão não é saber se aquela pessoa fez bem em entregar a carteira – fez – é o que fez o sistema para tornar esse gesto simples, rápido e seguro. A resposta deveria ser: quase tudo. No entanto, a experiência descrita sugere o contrário.

O regime dos objetos perdidos e achados não é inexistente nem particularmente obscuro. O artigo 1323º do Código Civil estabelece que quem encontre uma coisa móvel perdida e saiba a quem pertence deve restituí-la ao proprietário ou avisá-lo. Se não souber a quem pertence, deve anunciar o achado pelo modo mais conveniente, atendendo ao seu valor e às possibilidades locais, ou avisar as autoridades.

Existe, além disso, regulamentação específica para os objetos perdidos e achados entregues às forças de segurança. Uma portaria de 2007 criou procedimentos próprios e o Sistema Integrado de Informação sobre Perdidos e Achados (SIISPA). Mais recentemente, em maio de 2025, ou portaria alterou aquele regime, introduzindo, entre outras alterações, preocupações acrescidas relacionadas com a proteção de dados pessoais.

Ou seja, o legislador reconhece que, em pleno século XXI, tratar um objeto perdido não pode significar simplesmente recolher e circular indiscriminadamente com toda a informação que nele se encontre. A proteção de dados passou a fazer parte do problema, e da solução. Que dados são realmente necessários? Aqui é preciso algum rigor.

A legislação prevê a identificação do achante em determinadas circunstâncias. Em particular, a atual redação da portaria estabelece que a entrega de objetos perdidos às forças de segurança depende da indicação da identidade de quem procede à entrega, caso este pretenda invocar os direitos previstos nos artigos 1318º e 1323º do Código Civil.

Em qualquer caso, devem ser indicados o local, o dia e a hora em que o bem foi encontrado, portanto, seria errado afirmar que a identificação do achante não tem fundamento legal, pois pode ter.

A relevância da identificação

A identificação pode ser relevante, designadamente para permitir o exercício dos direitos que a lei atribui ao achador. Mas há uma questão diferente: qual é a finalidade de cada dado solicitado e são todos necessários para a finalidade concreta do procedimento?

Desconhecemos a base procedimental concreta de cada campo preenchido naquele formulário, por isso, seria precipitado afirmar que a solicitação do estado civil, dos nomes dos pais ou de outros elementos constituiu, por si só, uma ilegalidade, mas também não devemos aceitar a expressão “são as regras” como resposta suficiente.

Numa Administração Pública moderna, é legítimo perguntar: Que regra? Para que finalidade? Por que razão este dado é necessário? Esta não é uma pergunta de desconfiança. É uma pergunta de cidadania.

Quando se fala em proteção de dados, pensamos frequentemente em grandes bases de dados, cibersegurança ou empresas tecnológicas, mas a proteção de dados também acontece numa esquadra. Imagine-se a situação descrita: uma pessoa fornece o seu nome, morada, número de telefone, dados de identificação e estado civil. Ao lado, estão outras pessoas.

Nós não sabemos se todos esses elementos foram registados num sistema informático ou se ficam apenas no formulário. Não sabemos qual a finalidade específica de cada um nem durante quanto tempo serão conservados. Acredito que não é necessário presumir que ocorreu uma violação de dados pessoais para perceber que existe aqui uma questão de necessidade e minimização.

A lei nº 59/2019, que estabelece regras relativas ao tratamento de dados pessoais pelas autoridades competentes para efeitos de prevenção, deteção, investigação ou repressão de infrações penais, consagra o princípio de que os dados devem ser adequados, pertinentes e limitados ao necessário para as finalidades para as quais são tratados.

O princípio é simples: ter acesso a um dado não significa que seja necessário recolhê-lo. E há uma ironia: a lei já queria simplificar. A tal portaria de 2007 não nasceu para criar mais burocracia, pelo contrário. O seu preâmbulo apontava expressamente para a necessidade de melhorar significativamente a qualidade do serviço prestado aos cidadãos pelas forças de segurança, recorrendo a novos procedimentos e a ferramentas tecnológicas.

Foi criado o SIISPA precisamente para permitir o registo dos objetos e facilitar a sua pesquisa. A legislação foi, portanto, pensada com uma preocupação de modernização e melhoria do serviço. Quase vinte anos depois, surge um relato em que o cidadão vive o procedimento como uma sucessão de perguntas, preenchimento manual, espera e exposição de informação pessoal.

Não sabemos se este é um caso isolado. Não sabemos se o procedimento seguido naquela esquadra corresponde integralmente ao modelo atualmente previsto. Não podemos a partir deste episódio e presumir que existe uma falha generalizada, mas a pergunta pode e deve ser feita é como é que um regime criado para melhorar o serviço ao cidadão pode, na prática, ter sido vivido desta forma.

“São as regras” é uma das frases que mais frequentemente encerram as conversas entre os cidadãos e a Administração Pública. No entanto, uma regra não existe para impedir a realização da finalidade que pretende assegurar. Existe para a tornar possível de forma justa, segura e previsível.

Se uma pessoa entrega voluntariamente um objeto perdido, a finalidade do procedimento é receber, registar, guardar e procurar restituir o objeto ao seu legítimo proprietário. Se o procedimento se torna tão pesado que leva o cidadão a pensar duas vezes antes de voltar a fazê-lo, alguma coisa merece ser analisada.

Não necessariamente na lei, pode estar no formulário, pode estar na organização, pode estar na tecnologia, pode estar na articulação entre sistemas. Pode estar simplesmente na forma como o procedimento é executado. E isso também deve ser objeto de avaliação.

O tempo também é um custo. Uma pessoa encontrou uma carteira, deslocou-se a uma esquadra, esperou, respondeu a perguntas, ajudou a preencher um formulário, esperou novamente, saiu e chegou ao trabalho cerca de uma hora depois do previsto.

Podemos dizer que é apenas uma hora, mas a Administração Pública é feita de milhões de horas. Se cada procedimento acrescentar quinze minutos desnecessários a milhares de cidadãos, já não estamos perante um incómodo individual. Estamos perante um custo administrativo. E este custo também é pago. Não necessariamente através de um imposto. É pago em tempo, em produtividade, em frustração, em confiança.

A burocracia também produz efeitos económicos. Existe uma tendência para medir a eficiência do Estado sobretudo através da despesa pública, mas uma Administração ineficiente também impõe custos que não aparecem diretamente no Orçamento do Estado.

Um cidadão que perde uma hora para resolver algo que poderia ser feito em dez minutos deixa de produzir durante essa hora. Uma empresa cujo trabalhador chega uma hora atrasado suporta esse custo.

Milhares de cidadãos submetidos a procedimentos desnecessariamente demorados representam milhares de horas perdidas. É por isso que simplificação administrativa não é apenas uma questão de conforto. É também uma questão económica.

Talvez a modernização administrativa devesse começar por uma pergunta muito simples: quanto tempo estamos a pedir ao cidadão para fazer aquilo que o Estado precisa que seja feito? Ah, se querem ter uma ideia aproximada, conversem com um contabilista.

O paradoxo dos bons cidadãos: pedimos aos cidadãos e empresas que cumpram, que comuniquem, que entreguem, que declarem, que colaborem com as autoridades. E quando alguém, voluntariamente, faz o que esperamos de uma sociedade responsável, devemos ter cuidado para não transformar esse comportamento num castigo administrativo, porque existe um risco concreto.

É aqui que a burocracia deixa de ser apenas ineficiente e passa a ter um efeito sobre os comportamentos sociais. Uma Administração que torna difícil fazer o que é certo pode, involuntariamente, incentivar a indiferença e neste caso, não porque as pessoas sejam piores, mas porque os sistemas também moldam comportamentos.

O problema pode não estar na pessoa que está atrás do balcão, mas no sistema que lhe diz para preencher um formulário daquela maneira, no modelo de organização ou até na ausência de ferramentas digitais adequadas ao momento.

Uma boa Administração Pública não deve depender de encontrar sempre o funcionário excecional. Deve criar condições para que o procedimento normal seja, ele próprio, razoável. E a própria regulamentação dos perdidos e achados aponta para a necessidade de assegurar a qualidade do atendimento e do apoio prestados aos cidadãos.

Falamos muito de literacia financeira, fiscal ou digital. Talvez devêssemos falar mais de literacia administrativa: saber que temos direitos perante a Administração. Saber que podemos perguntar qual é a finalidade de um dado que nos é solicitado, pedir esclarecimentos, questionar um procedimento e saber que eficiência não é um favor que o Estado presta.

Não sabemos se o proprietário recuperou a carteira nem sequer se o sistema conseguiu fazer aquilo que deveria: aproximar rapidamente quem perdeu de quem encontrou. Porém, sabemos uma coisa: a pessoa fez a sua parte. A pergunta que fica é se o sistema fez a sua. Talvez seja esta uma boa forma de olhar para a Administração Pública no século XXI:

• Não questionar apenas se os procedimentos são legais, perguntar também se são necessários.
• Não questionar apenas se os funcionários cumprem as regras, perguntar se as regras foram desenhadas e são executadas de modo a cumprir bem a sua finalidade.
• Não questionar apenas quanto custa a Administração ao Estado, perguntar quanto custa a Administração ao cidadão. E não perguntar apenas se temos processos digitalizados, perguntar se a digitalização tornou realmente a vida mais simples.

Porque a verdadeira modernização administrativa talvez não seja aquela que cria mais plataformas, mais formulários, mais sistemas ou mais duplas e triplas validações e, por último, mais burocracia digital. É aquela que permite que uma pessoa encontre uma carteira às nove da manhã, faça o que é certo e, sem perder uma hora da sua vida, possa continuar o seu caminho. Talvez seja por aqui que devêssemos começar a medir a qualidade das nossas instituições: quanto esforço exige o Estado a quem está simplesmente a tentar fazer a coisa certa?

Pela importância da literacia administrativa, deixo-lhe as leis que regulam estes casos:

• Código Civil, artigo 1323º – Coisas perdidas
• Portaria nº 1513/2007, de 26 de novembro, na redação atual, relativa aos procedimentos de restituição de objetos achados
• Portaria nº 232/2025/1, de 23 de maio, que alterou o regime dos perdidos e achados
• Lei nº 59/2019, de 8 de agosto, relativa ao tratamento de dados pessoais pelas autoridades competentes
• SIISPA – Sistema Integrado de Informação sobre Perdidos e Achados