Planear é antecipar o futuro

Uma pergunta aos empresários: a sua empresa sabe hoje de quanto dinheiro vai precisar amanhã? Se a resposta for não, talvez o problema não esteja apenas na tesouraria. Pode estar na forma como a empresa transforma a informação contabilística em conhecimento para decidir.

Atualmente, há empresas, nomeadamente as PME, que sabem quanto têm disponível hoje na sua conta bancária, mas desconhecem o saldo disponível daqui a 30, 60 ou 90 dias. A diferença pode parecer pequena, mas não é.

Saber o saldo bancário é olharmos para o presente, mas planear a tesouraria é antecipar o futuro. Uma empresa pode apresentar resultados positivos e, ainda assim, enfrentar dificuldades para pagar salários, fornecedores, impostos ou financiamentos. Rentabilidade e liquidez são realidades diferentes e a gestão não deve esperar pelo momento em que a falta de dinheiro se torna evidente para começar a agir. É aqui que a contabilidade assume um papel particularmente relevante.

Durante demasiado tempo – para não dizer décadas – a contabilidade foi vista como uma função meramente de registo: documentar o que aconteceu, apurar resultados e cumprir obrigações, maioritariamente de natureza fiscal. Mas a informação contabilística faz muito mais. Contas a receber e a pagar, prazos médios de recebimento e pagamento, impostos, remunerações, financiamentos, investimentos e outros compromissos constituem a informação fundamental para se perceber quando o dinheiro entra, quando sai e onde podem surgir stress de liquidez. É esta a lógica da previsão de tesouraria.

Imagine-se uma empresa que, num determinado trimestre, apresenta um resultado positivo de 50.000 euros. À primeira vista, a situação parece confortável. Mas, nesse mesmo período, a empresa tem 120.000 euros a receber de clientes, com recebimentos previstos para os meses seguintes, enquanto terá de pagar 80.000 euros a fornecedores, 25.000 euros de impostos e remunerações e 30.000 euros relativos a um financiamento.

O resultado do trimestre é positivo, porém, a tesouraria vai ficar sob forte pressão. E esta é a realidade com que os empresários muitas vezes se confrontam quando olham para as demonstrações financeiras. O resultado líquido não corresponde ao dinheiro em caixa e bancos. O resultado mede uma realidade económica; a tesouraria mede a capacidade de cumprir compromissos financeiros nos momentos em que estes se vencem.

Uma empresa pode ser rentável e, simultaneamente, ter falta de liquidez. É precisamente por isso que a previsão de tesouraria deve fazer parte da gestão e não surgir apenas quando começam a faltar os recursos financeiros. E uma antecipação de tesouraria pode começar com uma pergunta simples: que entradas e saídas de dinheiro conhecemos para as próximas semanas e meses?

A contabilidade assume – uma vez mais – um papel fulcral, pois contribui decisivamente para a previsão de tesouraria. Quanto melhor for a qualidade da informação de origem, melhor será a qualidade da previsão. E quanto mais cedo forem identificados os desvios, maior será o número de alternativas disponíveis.

É precisamente esta capacidade de transformar informação em antecipação que está a alterar o papel da contabilidade na gestão. Quando a informação deixa de servir apenas para conhecer o que aconteceu e passa também a permitir antecipar o que pode acontecer, deixa de ser apenas um registo e passa a ser uma ferramenta de decisão.

Atualmente, a discussão sobre a transformação digital da contabilidade já não se resume à automatização de tarefas. À medida que as ferramentas digitais e a Inteligência Artificial (IA) assumem parte do trabalho de tratamento e análise da informação, torna-se mais relevante a capacidade de interpretar os dados e utilizá-los para apoiar as decisões de gestão. E na tesouraria, esta mudança é particularmente evidente.

As ferramentas de IA analisam históricos de recebimentos e pagamentos, identificam padrões, detetam desvios e dão suporte às previsões de fluxos de caixa. A vantagem não está simplesmente em fazer contas mais depressa, está na capacidade de analisar grandes volumes de informação, cruzamento de várias informações e atualizar previsões com mais frequência.
Outro exemplo: uma empresa que habitualmente recebe de determinados clientes a 30 dias, mas começa a verificar atrasos sucessivos. Um sistema pode identificar essa alteração e sinalizar que uma previsão de recebimentos anteriormente considerada segura deixou de o ser.

Consegue igualmente verificar os recebimentos esperados, pagamentos previstos e compromissos financeiros e sinalizar uma possível insuficiência de liquidez antes mesmo de ela ocorrer. Nesse momento, essa a empresa ainda tem alternativas, que podem passar por antecipar um recebimento, renegociar um pagamento, ajustar uma compra, adiar um investimento ou procurar um financiamento. No entanto, uma previsão produzida por IA não transforma dados incompletos em informação fiável versus se os dados contabilísticos estiverem atrasados, incompletos ou incorretos, a antecipação poderá refletir essas mesmas limitações.

A tecnologia consegue identificar padrões, mas não pode, por si só, garantir que a realidade económica foi corretamente registada. Por isso, a discussão sobre IA na tesouraria é também uma discussão sobre a qualidade da informação contabilística. É difícil pedir à Inteligência Artificial que antecipe corretamente o futuro de uma empresa quando a própria empresa não tem devidamente organizado o seu presente.

O enquadramento europeu da inteligência artificial está também a reforçar as exigências de transparência. O Regulamento (UE) 2024/1689, de 13 de junho de 2024 – o designado Regulamento da Inteligência Artificial – estabelece, no seu artigo 50.º, as obrigações de transparência aplicáveis a determinados sistemas de IA, incluindo situações em que as pessoas devem ser informadas de que estão a interagir com um sistema de inteligência artificial e requisitos específicos para determinados conteúdos gerados ou manipulados por IA.

Importa, contudo, não confundir esta realidade com uma obrigação de transparência indistintamente aplicável a qualquer utilização empresarial de IA. Para as empresas, a questão mais ampla mantém-se, que é saber que ferramentas utilizam, para que finalidade, com que dados, sob que supervisão e com que intervenção humana. Neste contexto, não se pode continuar a ignorar que, nas empresas, o uso da IA é muitas vezes usado de má forma, ou seja, sem licença, sem regra e sem formação.

Na tesouraria, esta preocupação é particularmente relevante. Uma previsão pode apoiar uma decisão financeira importante, mas não deve transformar-se numa “caixa negra” perante quem tem de assumir a responsabilidade por essa decisão.

A tecnologia pode indicar uma tendência, mas a decisão continua a exigir conhecimento do negócio e responsabilidade humana. É precisamente aqui que a combinação entre conhecimento contabilístico, ferramentas digitais e Inteligência Artificial pode ganhar relevância. A boa gestão de tesouraria não consiste em resolver problemas quando a conta bancária já está sob pressão, mas sim em identificar antecipadamente os momentos de maior necessidade, avaliar os possíveis cenários e tomar decisões enquanto ainda existem alternativas.

A IA pode ajudar a antecipar, a tecnologia pode acelerar e a contabilidade pode fornecer grande parte da informação necessária. Mas nenhuma ferramenta substitui a qualidade dos dados, o conhecimento do negócio ou a responsabilidade de quem decide. Uma previsão de tesouraria não serve para dizer ao gestor o que deve fazer. Serve para lhe permitir decidir mais cedo, com melhor informação e menor margem para surpresas, ou seja, planear é antecipar o futuro.