BRANDS' ECO Digitalização de processos financeiros, a que obrigas?

A digitalização dos processos financeiros e fiscais tem vindo a ser um dos temas mais relevantes para os departamentos financeiros e fiscais das organizações a par do modelo operacional em que decidem operar, internalizar ou externalizar a função financeira e fiscal.

Hoje irei abordar a necessidade, cada vez mais importante, da desmaterialização adequada dos processos da área financeira, devido não só ao regime de teletrabalho e medidas de distanciamento social implementadas, na sua grande maioria devido ao surto do vírus COVID-19, mas também para incrementar a eficiência e eficácia dos departamentos financeiros.

A digitalização dos processos financeiros a montante (registo dos documentos contabilísticos) e a jusante (relatórios financeiros) tem sido uma das áreas em que as organizações têm investido, tendo em vista a obtenção de informação financeira tempestiva, verdadeira e fiável ao processo de tomada de decisão.

Mas será que o investimento tem sido efetuado da forma mais adequada? A digitalização de um processo financeiro não significa apenas a implementação de tecnologias como OCR (Optical Character Recognition) ou RPA (Robot Process Automation). A digitalização de um processo passa por várias fases, como por exemplo:

• mapear o processo/metodologia atual;
• analisar que fases desse processo são passíveis de digitalização;
• redefinir o novo processo/metodologia tendo em consideração a implementação de tecnologia;
• testar e eliminar eventuais redundâncias existentes;
• quantificar o ganho da transformação do processo;
• decisão go/no go live.

O simples facto de se adotar uma ou mais ferramentas tecnológicas no processo financeiro, não significa que se tenha digitalizado um processo, significa que se introduziu algo novo ao processo.

"A digitalização de um processo exige naturalmente a formação e requalificação de recursos humanos, uma vez que na grande maioria dos casos deixarão de executar tarefas repetitivas e de baixo valor acrescentado, passando a desempenhar tarefas de análise de informação financeira e preparação de relatórios de alta qualidade para a tomada de decisão.”

Pode-se considerar que um processo foi digitalizado com sucesso, quando por exemplo foram atingidos os seguintes indicadores de performance:

• tempo de execução da tarefa reduzido significativamente;
• o número de erros detetado é inexistente ou imaterial;
• a qualidade e tempestividade da informação financeira melhorou significativamente;
• alocação do tempo despendido anteriormente pelos recursos humanos a outros processos de maior valor acrescentado.

A digitalização de um processo exige naturalmente a formação e requalificação de recursos humanos, uma vez que na grande maioria dos casos deixarão de executar tarefas repetitivas e de baixo valor acrescentado, passando a desempenhar tarefas de análise de informação financeira e preparação de relatórios de alta qualidade para a tomada de decisão.

A digitalização da área financeira exige assim uma análise prévia dos processos passíveis de digitalização, a quantificação do custo/benefício de tal implementação, a requalificação de recursos e uma comunicação clara, objetiva, motivadora e de confiança aos recursos humanos que integram/fazem parte do processo de transformação digital.

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