Soluções para a digitalização das empresas de contabilidade

Nos últimos dois anos, muitas empresas foram forçadas a adotar rapidamente os meios para possibilitar ligações remotas dos colaboradores ao seu ambiente de trabalho e a disponibilizar meios para que as reuniões de trabalho pudessem ser realizadas num formato on-line. Ou simplesmente permitir a partilha de informação com os seus clientes de uma forma simples e fácil, com recurso a serviços Cloud.

Será isto o que constitui a tão falada transformação digital? Será esta forma de digitalização suficiente para revolucionar as empresas? Tem chegado a todos os sectores da mesma maneira? Estará este tipo de digitalização ao alcance de todas as empresas independentemente da sua dimensão?

A resposta a todas estas perguntas é ‘não’. Transformação Digital é o processo contínuo de mudança organizacional estratégica, através do qual as empresas se adaptam ou criam mudanças disruptivas ao nível do seu modelo de negócio. Procurando oferecer novos serviços ou transformar os existentes, com vista a satisfazer os seus clientes ou abordar novos mercados.

A transformação dos processos internos das organizações é uma das primeiras preocupações que as empresas devem ter ao iniciar a digitalização do seu negócio. Aqui destacamos a adoção de metodologias de trabalho, através da utilização de ferramentas de gestão como, CRM (Customer Relationship Management), DMS (Document Management System) ou ERP (Enterprise Resource Planning).

Na transformação da relação com o cliente, deverá ser mapeada e definida a sua jornada em todas as fases da relação com a empresa, mesmo antes de efetivamente ser cliente.

Trata-se de uma mudança da estratégia de negócio num mundo em transformação com recurso à digitalização.

Também na área dos tradicionais gabinetes de contabilidade, procura-se adotar os princípios de transformação digital de uma forma gradual, em função dos 2 vetores acima referidos:

Transformação dos processos internos como forma para atingir a excelência operacional; e
Transformação da relação com o cliente com o objetivo de melhorar a sua experiência na relação com a empresa.

Hoje, as operações das empresas deverão ser pensadas numa lógica “digital first”, para que se identifiquem quais os processos que apresentam um maior estado de maturidade.

Para isso é importante que exista uma cultura organizacional e um entendimento acerca de sistemas e tecnologias, que permita a sua incorporação de uma forma gradual mas efetiva. Deverá ser criada uma estratégia com visão e objetivos a atingir, a qual suportará a criação de um programa de transformação com o compromisso da gestão de topo, a incorporação dos recursos com o know-how, e o envolvimento das equipas.

Em termos de soluções tecnológicas disponíveis, podemos distingui-las em três categorias:

1. Soluções estabelecidas e do domínio comum, como por exemplo: ter um ERP para gestão contabilística que permita gerir os diferentes diários, automatizar tarefas de rotina como reconciliações bancárias ou importação massiva de documentos e o seu registo automático. Ou numa outra vertente, desenvolver uma solução que permita fazer o arquivo digital de documentos e a gestão documental associada de uma forma user friendly que permita a introdução de uma filosofia de gestão por processos;
2. Soluções que atualmente estão em processo de maturação e adoção gradual, tais como: a gestão operacional de controlo do processo contabilístico e de produtividade com registo de informação em termos de tarefas por parte dos colaboradores e que permita o reporting associado a produtividade interna; A utilização de soluções de OpenFinance que permita uma gestão centralizada de bancos e finanças de empresas e produza reporting; Faturação eletrónica e assinatura digital nos processos diários das empresas; E migração da infra-estrutura tecnológica ou do ERP de contabilidade para a Cloud.
3. Soluções emergentes que permitam a digitalização de novos processos com a incorporação de inteligência artificial e/ou a automação de tarefas. Nesta dimensão falamos de: Centralização de dados, reporting integrado e incorporação de inteligência artificial que permita detetar padrões ou fazer análise preditiva de dados para suporte à tomada de decisão em áreas como a gestão de tesouraria ou orçamental; Criação de RPA´s (Robotic Process Automation) que possibilitem a geração de reports automáticos ou a automação dos registos contabilísticos em diário, quando combinados com soluções de digitalização de dados (OCR – Optical Character Recognition); E ainda de utilização de uma infraestrutura baseada em Blockchain para que possamos garantir a encriptação de registos de qualquer ativo digital de forma transparente e imutável, sem o envolvimento de terceiros. Aqui, falamos por exemplo da gestão de contratos inteligentes, os quais são simplesmente programas armazenados numa blockchain que funcionam quando as condições pré-determinadas são satisfeitas.

Para conseguirmos articular as três dimensões mencionadas, importa:

1. Desenhar um plano de crescimento associado a uma estratégia de futuro bem definida.
2. Desenvolver uma política de gestão de RH e formação que ajude a capacitar os colaboradores para lidar com novos paradigmas e soluções.
3. Implementar uma cultura que aborde a gestão de mudança de uma forma progressiva e faseada, mas como parte do dia-a-dia da organização.

Apesar da transformação que os Sistemas de Informação têm vindo a sofrer, visando uma adoção mais simples e menos dispendiosa, a verdade é que a utilização massiva ainda só se encontra ao alcance de empresas com alguma dimensão e capacidade de investimento.

Dada a realidade do tradicional gabinete de contabilidade em Portugal, no qual predominam mais de 7.000 gabinetes e desses, apenas 43% possuem 10 ou mais colaboradores, é importante que existam iniciativas de concentração e consolidação de empresas no sector (suportadas por operações de fusões e aquisições) que permitam a criação de economias de escala, geração de sinergias, capacidade de investimento e a sua canalização para inovação, através de Sistemas de Informação.

É igualmente importante que sejam utilizadas metodologias incrementais/ágeis com o alto patrocínio da gestão de topo, no sentido de dividir a complexidade dos projetos em ciclos iterativos de menor dimensão (tipicamente 1 a 4 semanas) e que procurem envolver os utilizadores desde a fase de planeamento até à fase de testes, e assim garantir o sucesso das iniciativas e o alinhamento das soluções com as necessidades de negócio.

Como conclusão, as soluções para o ano de 2022 estão ainda centradas em soluções do domínio comum ou em processo de maturação, dada a realidade do sector. Contudo, cabe às empresas com maior dimensão e capacidade de investimento iniciar os seus projetos piloto com recurso a tecnologias emergentes de forma a inovar, criando diferenciação no mercado e afirmando-se como líderes.