Uma década depois, a faturação é realmente eletrónica em Portugal?

Em 2014, a União Europeia deu um passo decisivo para a desmaterialização dos processos de faturação ao criar a Diretiva 2014/55/EU, uma norma europeia que preconiza a implementação da fatura eletrónica nos processos de contratação pública. Dez anos depois, vemos que muito já se fez e que novos avanços estarão para breve, agora que o OE 2025 foi aprovado, especialmente no setor público. Este marco apela a uma reflexão sobre o estado da arte, os desafios e o potencial da faturação eletrónica, particularmente em Portugal e em toda a UE.

Na última década o setor público evoluiu. E o privado?

A faturação eletrónica tem vindo a transformar significativamente os setores público e privado. Concretamente, permitiu reduções de custos consideráveis, poupando às empresas e instituições tempo e recursos que antes estavam alocados a processos manuais. De acordo com um inquérito do Eurostat, a adoção da faturação eletrónica na UE aumentou de 10,3% em 2013 para 32,2% em 2020. Estes números sublinham a crescente integração da faturação eletrónica nas organizações, especialmente em países com infraestruturas digitais sólidas.

Em Portugal, assistimos a uma aceleração da desmaterialização das faturas nos últimos anos, graças à obrigatoriedade da faturação eletrónica para os contratos públicos, que entrou em vigor em 2019. Desde essa data, os fornecedores da Administração Pública, sejam públicos ou privados, são obrigados a emitir faturas eletrónicas para procedimentos enquadráveis no código da contratação pública.

Para os fornecedores do setor privado, a lei ainda não impõe essa prática para as pequenas, médias e microempresas e o desafio continua a ser incentivar a adoção voluntária. Efetivamente, se todos os gestores conhecessem as vantagens da desmaterialização, poucos seriam aqueles que não iriam optar pela sua adoção. A poupança de recursos materiais e humanos, a redução de erros, a agilidade no tratamento e arquivo de documentos representam um contributo essencial para a competitividade das empresas. Infelizmente, pouco se tem falado disso e continua-se à espera da obrigatoriedade, sob pena da perda de produtividade. Todos sabemos que a produtividade é o calcanhar de Aquiles da economia portuguesa. Mas então, por que razão, não se tomam medidas para a combater?

Se há algum exemplo da Administração Pública que devemos seguir é este. A faturação eletrónica é, sem dúvida nenhuma, uma prática com impacto direto na produtividade. Há inúmeros estudos que o comprovam.

Felizmente, no setor privado também vemos excelentes exemplos de digitalização do tratamento, envio e arquivo de faturas, como é o caso do universo da grande distribuição, onde a circulação de papel já é bastante reduzida. Porém, é urgente alargar esta prática a todas as áreas e atividade, pois só assim será possível alcançar eficiência na gestão administrativa.

O futuro passará inevitavelmente por novos avanços em matéria de digitalização do reporte fiscal

Olhando para o futuro, o papel da tecnologia continuará a expandir-se. Os futuros desenvolvimentos concentrar-se-ão na melhoria da interoperabilidade dos sistemas, na melhoria da segurança dos dados e na integração de mecanismos IA para um processamento de faturas mais inteligente. Estes avanços irão simplificar ainda mais a faturação eletrónica, tornando-a uma necessidade de conformidade legal e fiscal e, também, um poderoso aliado estratégico para as empresas.

De acordo com o relatório E-Invoicing/E-Billing Electronic Tax Reporting, International Market Overview & Forecast, publicado em fevereiro de 2023 pela consultora Billentis, o mercado da faturação eletrónica na Europa está numa fase de transição, com um crescimento médio e muito trabalho de preparação para o próximo marco importante. Os Estados-Membros da UE estão a preparar o ambiente legal e operacional para o projeto “VAT in the Digital Era” (ViDA), que se destaca pela implementação de um novo sistema de reporte fiscal através da faturação eletrónica entre empresas.

Para impulsionar a adoção da faturação eletrónica por parte das empresas, é fundamental que exista uma maior colaboração entre os vários intervenientes. Governos, empresas e fornecedores de tecnologia devem trabalhar em conjunto para uniformizar práticas, encontrar soluções para as questões relacionadas com a segurança e educar o mercado sobre os benefícios que podem alcançar com a faturação eletrónica.

Vamos aproveitar os conhecimentos da última década para moldar um futuro em que a faturação eletrónica não seja apenas uma obrigatoriedade legal, mas sim uma prática que impulsiona a inovação, a competitividade e a sustentabilidade das organizações. O caminho está claro e depende de cada gestor tomar a decisão de avançar rumo à competitividade ou ficar à espera de uma diretiva qualquer que puxe a empresa para o caminho certo, embora tardio.