BRANDS' ECO Os benefícios da automação nos processos contabilísticos e de reporte financeiro

A transformação dos departamentos financeiros, nomeadamente no contexto atual de pandemia, tem estado assente na forte dinâmica da evolução tecnológica e digital. De facto, as soluções tecnológicas disponíveis no mercado, quer sejam produtos “chave na mão” ou soluções customizáveis, abrem espaço a uma multiplicidade de oportunidades que se traduzem numa preciosa mais-valia para o funcionamento das organizações, em especial dos seus departamentos financeiros, que se tornam assim mais ágeis e versáteis.

As tarefas adstritas aos departamentos financeiros são na sua maioria caracterizadas por processos recorrentes (mensais, trimestrais, anuais, etc), muitas das vezes associados a um grande volume de tratamento de informação e com prazos muito reduzidos entre a obtenção dos dados e os timings para o reporte (contabilístico ou fiscal). São também processos com baixo valor acrescentado naquilo que tem que ver com o processamento dos dados e informação, mas que representam, na sua maioria, um dispêndio considerável de horas por parte das equipas da área financeira e de controlo de gestão.

"A capacidade e disponibilidade de um robô para executar tarefas é de 24 horas por dia, 7 dias por semana e este é claramente um dos principais benefícios do RPA, uma vez que permite uma aceleração na execução de processos time consuming e repetitivos.”

As organizações têm visto na automação, nomeadamente através de tecnologias como o RPA (Robot Process Automation), um forte aliado na melhoria da produtividade, controlo, organização, segurança e qualidade dos processos financeiros, aliado também a uma maior tempestividade na resposta às necessidades dos seus stakeholders.

O RPA pode ser definido como um robot que emula a ação humana com os mais diversos sistemas e aplicações, executando as ações e tarefas para o qual foi programado, de uma forma consideravelmente mais rápida e eficiente. A capacidade e disponibilidade de um robô para executar tarefas é de 24 horas por dia, 7 dias por semana e este é claramente um dos principais benefícios do RPA, uma vez que permite uma aceleração na execução de processos time consuming e repetitivos.

A implementação de RPA na área financeira será tão mais adequada em processos que:

• Sejam maioritariamente manuais;
• Envolvam uma considerável intervenção humana;
• Envolvam interação com diferentes sistemas;
• Sejam morosos, repetitivos e propensos a erro;
• Representem uma elevada carga administrativa e sejam processos estruturados, com regras ou critérios definidos.

Atendendo a estas características, são vários os exemplos de aplicação de RPA nos processos contabilísticos e de reporte, a saber:

• Extração de dados de documentos estruturados (ex: faturas, notas de crédito, etc.) e não estruturados (ex: contratos) e/ou recolha e consulta de documentos em diferentes plataformas (ex: recibos verdes no Portal da Autoridade Tributária);
• Preparação e preenchimento de declarações fiscais;
• Automação de registos contabilísticos, nomeadamente rotinas de registos recorrentes com grande volume de dados (ex: alocações de gastos por centros de custo, processamento salarial, estimativas de férias, depreciações e amortizações, entre outros);
• Validação e reconciliação de contas, nomeadamente reconciliação bancárias, bem como validação de todo o processo de fecho da contabilidade mensal/anual;
• Preparação de reportes financeiros mensais de apoio à gestão;
• Preparação de demonstrações financeiras;
• Automação do processamento salarial (recolha da informação a montante, processamento e validação do output final);
• Gestão de pedidos de aprovação (ex: aprovação de ordens de encomenda e faturas).

"A aplicação de RPA em micro processos permite ganhos quase imediatos, numa lógica de quick-wins, gerando-se assim uma cultura de transformação digital nas organizações, que é naturalmente acelerada em resultado da visibilidade e perceção das equipas sobre o potencial desta tecnologia e valor acrescentado aportado aos processos.”

A aplicação de RPA a este tipo de processos, por via de parceiros (num regime de outsourcing ou co-sourcing) tem-se materializado numa diminuição clara dos tempos de preparação e conclusão dos mesmos, libertando recursos para tarefas de maior valor acrescentado. Adicionalmente, a escalabilidade deste tipo de soluções permite acomodar facilmente aumentos de volumes de dados a processar, garantindo, ainda assim, a qualidade do processamento e redução da probabilidade de ocorrência de erros, sem afetar naturalmente o tempo incorrido pelas equipas alocadas à área financeira.

Os benefícios evidentes do RPA, aliados à facilidade e flexibilidade na sua implementação, tem permitido a aplicação desta tecnologia não apenas em processos de grande dimensão, mas também em micro processos da área financeira. Ainda que possam representar ganhos de tempo não tão materiais per si, estes micro processos acabam por representar, face à sua recorrência e volume e no seu conjunto, uma redução bastante material no tempo despendido pelas equipas nos diversos ciclos de trabalho da área financeira.

A aplicação de RPA em micro processos permite ganhos quase imediatos, numa lógica de quick-wins, gerando-se assim uma cultura de transformação digital nas organizações, que é naturalmente acelerada em resultado da visibilidade e perceção das equipas sobre o potencial desta tecnologia e valor acrescentado aportado aos processos.

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