E-mails certificados e o seu benefício para o setor segurador

As comunicações por via digital deixaram de ser uma opção e passaram a ser uma necessidade. A grande maioria dos Agentes e Corretores de seguros utiliza diariamente o correio eletrónico para comunicar com a sua rede de colaboradores, clientes e seguradoras, com o objetivo de desenvolver a sua atividade comercial e administrativa de forma ágil, eficaz e económica.

No entanto, o e-mail convencional tem uma grande fraqueza que joga contra ele: a sua falta de força probatória quando uma das duas partes nega a existência de um e-mail que foi enviado e recebido. Como um e-mail convencional é facilmente manipulado, em caso de disputa ou processo judicial, a veracidade de um e-mail pode ser facilmente contestada, pois é impossível provar a 100% a sua autenticidade e integridade. É então que as empresas ficam expostas a riscos quando não conseguem certificar as comunicações enviadas.

Isto não acontece quando a comunicação enviada (ex: e-mail) foi certificada. É aí que tem importância a utilização de uma solução que certifique os e-mails enviados com validade legal e que emita um certificado (ex: PDF) que permita ter em detalhe a comprovação legal de qualquer comunicação que a empresa tenha enviado: a hora do envio, a comprovação de conteúdo e anexos bem como a hora em que o destinatário a recebeu.

E de entre os diversos métodos que existem para certificação do envio de informação, o e-mail certificado é a melhor opção, porque:

• É fácil de utilizar, pois é 100% digital;
• Cuida do meio ambiente, pois não gera papel e deslocações desnecessárias (ex: cartas registadas);
• É rápido, quase imediato;
• Pode ser facilmente automatizado, pelo que é ideal para envios massivos;
• É muito barato, pois um serviço de certificação tem um custo normal de centavos de euro por cada e-mail certificado enviado.

E em que casos é importante a utilização do e-mail certificado no setor de seguros?

Existem vários casos em que o e-mail certificado é de grande valor no setor segurador, começando pela conformidade com as normas da Distribuição de Seguros ou com o RGPD.

Seja qual for a situação, a certificação de e-mail tem um objetivo preventivo, caso venha a ter lugar dúvidas ou litígios no futuro. Alguns dos casos de utilização mais evidentes na mediação de seguros serão:

Nos processos de gestão com clientes,

• Envio das condições contratuais de mediação;
• Envio dos pedidos de autorização RGPD;
• Notificações de ativação/cancelamento do cliente;
• Envio da alteração de palavras-passe;
• Envio de autorizações SEPA;
• Avisos de cancelamento de apólices por falta de pagamento;
• Certificados de coberturas, capitais, beneficiários, etc.

Na gestão com as seguradoras,

• Notificações de cancelamentos;
• Reclamação de recibos que não emitidos;
• Pedidos de re-ativação de apólices;
• Solicitação a clientes das declarações periódicas das apólices de capital flutuante e seu re-envio para as seguradoras;

Na gestão de sinistros,

• Avisos de prazos/datas;
• Comunicações de sinistros especiais (ex: expiração do período de reclamação);
• Reclamações (ex: falta de documentação do cliente, atrasos nas peritagens, envio de quitações, etc.);
• Notificação ao segurado do encerramento do sinistro por falta de ação do cliente.

Gestão de outros procedimentos,

• Conformidade normativa com o RGPD e consentimento expresso por parte do cliente;
• Envio de certificados de R.C. Profissional;
• Documentação solicitada para auditorias.

Parece assim evidente que o e-mail certificado pode oferecer um nível inigualável de garantias que permite aos responsáveis pelas áreas jurídica e de proteção de dados das empresas gerir as comunicações da empresa com total segurança e suporte jurídico.