Escolher um (novo) software de gestão para a sua empresa dá muito trabalho…

Levo cerca de 35 anos a trabalhar em gestão e vendas na área de tecnologias de informação, dos quais cerca de 20 anos dedicados a soluções de software para o setor segurador, e vou partilhar convosco um segredo: os dedos das minhas duas mãos chegam para contar quantos clientes eu testemunhei que tiveram um processo de escolha de software estruturado e baseado num estudo claro, objetivo e documentado dos seus requisitos (funcionais e financeiros) de curto, médio e longo prazo.

Mas atenção, isto não quer dizer que estou a chamar incompetentes às centenas de outros clientes com os quais negociei a implementação de um novo software; nestas centenas de “processos” de seleção de software, o problema teve na sua grande maioria a ver com o facto de que os gestores das empresas ou das suas equipas não têm na maioria das vezes disponibilidade de tempo para se dedicarem mais à gestão detalhada de todo o processo de seleção, ou falta-lhes especialização e experiência na área de tecnologia e implementação de software, pois é necessário:

• Dedicar tempo interno a discutir e avaliar o que se necessita;
• Dedicar tempo a analisar cada uma das soluções disponíveis no mercado, como cada uma pode se encaixar nos requisitos funcionais e avaliar a oferta final de cada uma dessas empresas de software;
• Ter a informação recolhida de forma estruturada e relacionada entre si, para se poder tomar a melhor decisão possível;
• Conhecer a diferença entre as diversas tecnologias dominantes para poder classificar as tecnologias utilizadas por cada um dos fornecedores de software;
• Ter experiência na implementação e gestão de projetos de software para conseguir prever os riscos potenciais do projeto e antecipar soluções.

Portanto, primeira conclusão sobre os principais motivos que podem levar a uma má escolha do novo software de gestão: falta de tempo e de know-how.

Escolher o mais adequado software de gestão (também conhecido por ERP: Enterprise Resource Planning) para a vossa empresa é crucial para agilizar as operações e apoiar o crescimento do negócio, por isso essa escolha tem de ser suportada por um modelo estruturado de análise e seleção.

Em primeiro lugar é necessário fazer uma análise interna detalhada, avaliando objetivamente quais as necessidades do negócio, identificando onde estão os pontos mais problemáticos e as lacunas de eficiência nos processos atuais. A partir desta análise interna, há então que definir metas e requisitos claros para a implementação do software, envolvendo as principais partes interessadas dos diferentes departamentos nesta avaliação de forma garantir a objetividade dos requisitos e a adesão de toda a equipa da empresa na escolha do software.

Definidos os requisitos funcionais, há que avaliar as opções de implementação: se a solução deve ser instalada em servidores locais (dentro da empresa) ou se deve ser instalada na nuvem (Cloud) facilitando o acesso via internet a partir de qualquer local e de qualquer dispositivo.

A escalabilidade e a flexibilidade são aspetos fundamentais, pois o software deverá ter a capacidade de facilmente acompanhar o crescimento do seu negócio e de rapidamente se adaptar às mudanças impostas pelo mercado.

Hoje um software de gestão é parte de um ecossistema, onde várias soluções de software comunicam entre si e partilham informação; logo, é muito importante a capacidades de um software de gestão se integrar perfeitamente com outros sistemas existentes na empresa e com aplicações de terceiros.

A experiência do utilizador refere-se à sensação que os utilizadores experimentam ao utilizar um software. É um termo abrangente que pode abranger desde o quão bem o utilizador consegue navegar no software, do fácil que é utilizá-lo, de quanto é relevante o conteúdo apresentado, etc. O sucesso e rentabilização de um novo software numa empresa depende em muito daqueles cujo trabalho diário depende desse software: os utilizadores !!! Um software tem de ser fácil de usar e oferecer uma excelente experiência ao utilizador para garantir que não há má vontade e “sabotagens” (e a quantas eu assisti…) na sua utilização e adoção.

A mudança de software não é um processo que se queira repetir muitas vezes e principalmente em curtos intervalos de tempo. Por isso, pesquisar e avaliar bem a reputação do fornecedor e a sua capacidade de suporte ao cliente e os serviços pós-implementação que fornece é de extrema importância para a tomada da decisão final.

Se há coisa em muito poucas vezes os clientes não falham é na análise do custo de aquisição, incluindo custos de implementação, formação e manutenção. Mas quanto a avaliar o ROI potencial, isso já é mais difícil, porque só com um processo de seleção bem estruturado é que é possível definir KPI’s claros para poder calcular o ROI.

No final disto tudo, alguns poderão dizer que “Ah, isto é tudo muito bonito, mas montar todo este processo, conseguir dedicar recursos internos ou contratar um consultor externo para nos ajudar sai caro!”. Ao que eu pergunto: “O que é que sai mais caro: uma decisão rápida e barata que não dá resposta ao que a empresa realmente precisa, ou uma decisão bem pensada e estruturada, com um custo financeiro mais alto, mas que dá resposta às reais necessidades?”. Quem acabou agora de ler este meu artigo, se já passou várias vezes pela experiência de escolher um novo software de gestão, sabe do que estou a falar…