BRANDS' ECO O “balanço” do processo de relato financeiro

Numa altura em que a generalidade das empresas e respetivos departamentos financeiros e fiscais celebram as primeiras “férias fiscais”, este é também um período de balanço daquele que foi todo o processo de relato financeiro do último ano, nomeadamente no que respeita à preparação de demonstrações financeiras.

As diversas alterações ao nível do calendário fiscal em resultado do contexto de pandemia, fizeram com que o processo de preparação do relatório de contas anual, nalgumas situações, se tenha prolongado durante um intervalo de tempo atípico face aquele que é o período estabelecido no Código das Sociedades Comerciais, ou seja, final de março (para a generalidade das entidades). Nalguns casos, verificou-se inclusive a preparação de demonstrações financeiras no período coincidente com a preparação e submissão do Modelo de Informação Empresarial Simplificada (IES), cujo prazo legal foi sendo sucessivamente adiado, tendo sido estabelecido o dia 30 de julho como data limite para a respetiva submissão (relativa ao ano de 2020).

Independentemente do momento de preparação das demonstrações financeiras, é comummente aceite que o processo em apreço representa uma parte considerável do tempo disponível dos departamentos financeiros e/ou consultores responsáveis pela respetiva preparação.

Extração de dados do software informático, tratamento da informação em ficheiros Excel, validação e cruzamento de dados, validação de alterações regulatórias ao nível de divulgações, atualização de papéis de trabalho, atualização de versões em resultado da revisão nomeadamente por parte dos auditores externos, são alguns exemplos dos processos necessários para se completarem as demonstrações financeiras, mas que representam tempo valioso investido em processos manuais e de baixo valor acrescentado.

Se na vertente de submissão das demonstrações financeiras o processo estará à partida otimizado com a regulação ao nível do SAF-T (preenchimento automático dos Anexos A e I da IES), na componente de preparação a automação é também possível e os seus resultados são bastante interessantes.

Seja por via de soluções já existentes no mercado ou soluções customizáveis às necessidades das empresas através de processos de transformação digital por via de parceiros em regime de outsourcing ou co-sourcing, a realidade demonstra que a automação na preparação de demonstrações financeiras se traduz em ganhos significativos de tempo, que aliados à rapidez na preparação/atualização das mesmas reforçam a mais-valia deste tipo de soluções.

A opção pela automação do relato financeiro, nomeadamente ao nível das demonstrações financeiras, permite poupar tempo, melhorar a precisão e qualidade dos dados, customizar e personalizar de forma fácil os respetivos modelos de demonstrações financeiras e acelerar o processo de preparação, libertando assim os recursos humanos para tarefas de maior valor acrescentado.

As sinergias e potencial de redução de tempo serão tanto maiores em grandes grupos empresariais, pelo facto de se verem obrigados a preparar demonstrações financeiras para as diversas empresas do grupo, regra geral, com prazos muito desafiantes.

Sendo este um período de “balanços”, a opção pela automação deste tipo de processos será certamente uma escolha acertada para os futuros ciclos de relato financeiro, aportando celeridade e tranquilidade a todo o processo.