BRANDS' TRABALHO Como tornar as organizações mais ágeis e eficientes

O Planeamento Estratégico da Força de Trabalho é uma abordagem proativa que gere a necessidade de pessoas e os processos de RH, por forma a cumprir com os objetivos macro de uma empresa. Diante da constante evolução do mundo do trabalho, as organizações precisam tornar-se mais adaptáveis a mudanças rápidas — e precisam que os seus colaboradores sejam flexíveis e ágeis, para reagir numa altura em que é mais difícil recrutar, gerir, motivar e reter talentos. Perante este cenário de constante mudança, o Planeamento da Força de Trabalho pretende analisar e compreender a força de trabalho atual, traduzindo cenários futuros em necessidades de recursos para cumprir a estratégia dos negócios, articulando as diferenças entre o presente e o futuro, definindo recomendações para preencher lacunas de uma forma economicamente eficiente.

Economistas preveem um período de dois anos de rápido crescimento económico, à medida que os governos estabelecem caminhos para sair das restrições do COVID-19. Diante das grandes disrupções do mercado e da concorrência, as empresas estão a implementar novos modelos organizacionais para impulsionar uma combinação de agilidade, crescimento e eficiência. Torna-se, assim, necessário adaptar a força de trabalho para lidar com as constantes evoluções, mudanças e processos de transformação, colmatando lacunas de competências urgentes e crescentes, num mercado de talentos desafiador, para se manterem competitivos. Os desafios ao nível do Talento serão uma realidade cada vez mais presente. Encontrar as competências certas será um processo cada vez mais difícil, logo, as organizações que posicionam a sua força de trabalho para se moverem mais rapidamente possuem uma maior probabilidade de superar os seus concorrentes.

Este atual ambiente de rápidas mudanças e incertezas aumenta a pressão sobre os departamentos de Recursos Humanos, que possuem o constante desafio de garantir que a organização tem o talento necessário para dar suporte às mudanças nas prioridades do negócio. São vários os motivos que requerem a implementação de projetos de planeamento da força de trabalho. Os recentes processos de Transformação Digital das organizações levaram a um aumento da automação, criando a necessidade de diferentes competências, novos departamentos, processos, juntamente com melhorias ao nível de proteção e segurança. Também os processos de Fusões & Aquisições implicam repensar a forma como é dividida a força de trabalho e qual o melhor desenho organizacional para responder à nova realidade. Outro fator relevante e pouco discutido é o aumento de reformas dos “baby boomers”, que origina uma perda de conhecimento crítico e leva a deficiências nos pools de talentos. Estes são alguns dos exemplos que implicam a necessidade de repensar onde e como o trabalho é feito nas cadeias de valor organizacionais e que aumentam a competição por talentos no mercado local.

Ao longo dos anos, as mudanças no mercado levaram os líderes a adaptarem ou a reimaginarem integralmente as suas organizações. No entanto, nos últimos anos, houve uma mudança na natureza e na velocidade da transformação. De acordo com 82% dos membros do conselho e CEOs da EY 2021 Global Board Risk Survey, as disrupções no mercado tornaram-se mais frequentes e impactantes. Para acompanhar o ritmo, as empresas começaram a transformar-se com maior frequência.

"Os desafios ao nível do Talento será uma realidade mais presente. Encontrar as competências certas será um processo cada vez mais difícil. Logo, as organizações que posicionam a sua força de trabalho para se moverem mais rapidamente, possuem uma maior oportunidade de superar os seus concorrentes.”

Ter tempo para planear e tomar decisões como parte de uma estratégia mais ampla melhora todos os aspetos de um negócio. Assim, o planeamento da força de trabalho surge enquanto processo que permite esse planeamento antecipado e garante que as empresas compreendam e desenhem a sua força de trabalho de forma eficaz e eficiente, evitando que os problemas se desenvolvam e se detetem precocemente, criando planos para os corrigir, como por exemplo: identificar departamentos com falta de pessoal e potenciais estrangulamentos, excesso de empregados para reafetação/rescisão e necessidades formativas. Os custos de mão-de-obra podem representar 70% do total dos custos de negócio. Os processos de planeamento da força de trabalho, quando bem executados, podem reduzir o peso desses custos, responder eficazmente às mudanças, melhorar a retenção de funcionários, promover o equilíbrio entre vida profissional e pessoal e, mais importante de tudo, ter as pessoas certas nos lugares certos.

Infelizmente, apesar da sua importância, o planeamento da força de trabalho, na maioria das vezes, não é cuidadosamente analisado, planeado, medido ou otimizado. Em muitos casos, as organizações não estão suficientemente cientes das lacunas de força de trabalho atuais ou futuras, que limitarão a execução da sua estratégia de negócio.

O primeiro passo na construção de um plano de força de trabalho eficaz é entender a estratégia e os objetivos de negócio da organização. É importante lembrar que cada processo afeta o outro, por isso, os líderes de RH devem colaborar em parceria e estreita comunicação com os líderes das diferentes áreas de negócio, para entender os objetivos estratégicos de cada um e construir um plano estratégico conjunto.

Antes de analisar a força de trabalho e implementar novas estratégias de gestão de colaboradores é importante colocar as algumas questões vitais:

• Para onde vamos? Qual a direção estratégica do negócio?
• Quais as perspetivas de mercado e principais prioridades?
• Quais são os objetivos/marcos primários?
• Porque é necessária a criação de novas estruturas de planeamento da força de trabalho?
• Como se posicionam as empresas concorrentes? Como se posicionam empresas do mesmo setor em outras geografias?

É importante que no processo de análise e desenho de um plano de força de trabalho exista uma abordagem colaborativa que garanta um consenso entre todos os envolvidos. Esta é uma responsabilidade e trabalho conjunto, na medida em que envolve a participação das lideranças da organização como um todo.

O próximo passo é avaliar a força de trabalho existente, sendo fundamental determinar o número de colaboradores necessários para cada função e elaborar previsões precisas do volume de negócio, para determinar o número, estrutura e composição futuras da força de trabalho. Simultaneamente, pretende-se identificar lacunas na sua força de trabalho e fazer planos para fechá-las através de recrutamento, redistribuição e formação. Estas estratégias ajudam a responder às seguintes questões:

• Que capacidade interna possuímos?
• Quais são as lacunas e como as preenchemos?
• Que competências, conhecimento e experiência têm os atuais colaboradores?
• Formação adicional é necessária?
• Que novos recursos podem melhorar o desempenho da força de trabalho?
• A força de trabalho está corretamente estruturada? (Isto inclui design organizacional, novos departamentos, canais de comunicação, entre outros.)
• Qual a atual taxa de rotatividade? (reformas, demissões, etc.)
• Como avaliamos a eficácia do plano?
• Qual é a combinação certa da força de trabalho total (FTEs, contingente, serviços partilhados, automatizado)?

Durante o processo de desenho do plano de força de trabalho, é importante garantir que os dados possuem potencial de identificar as necessidades futuras e comunicar os principais riscos, assim como identificar KPI’s que possam contribuir para a sua medição e evolução.

Na EY trabalhamos com clientes de todos os setores, apoiando-os em projetos complexos e de importância vital para a otimização dos seus modelos de negócio. Da nossa experiência, a abordagem metodológica a utilizar é um dos principais fatores em projetos de maior complexidade e de grande impacto organizacional.

A mensagem importante a reter é que a Transformação da Organização e da Força de Trabalho permite criar os recursos necessários para realizar a estratégia de negócio, ajudando a implementar modelos organizacionais inovadores. Isso significa que as empresas que desejam preparar melhor a sua força de trabalho para o crescimento, inovar e conquistar quota de mercado devem perguntar: como podemos iniciar, hoje, este processo de preparação da força de trabalho? O que as empresas líderes estão a fazer para se preparar, agora?

Texto por Cátia Freitas, Manager EY, People Advisory Services.