Menos burocracia e mais agilidade na gestão de despesas

A gestão de despesas representa um dos pilares mais importantes para assegurar o uso eficiente e responsável dos recursos financeiros das empresas. Com todos os avanços tecnológicos, é surpreendente ver como muitas organizações insistem em métodos antiquados que geram não só ineficiências, como também fricção com os seus colaboradores.

A verdade é que demasiadas empresas ainda estão presas a procedimentos administrativos desatualizados. Ficheiros Excel ou outros sistemas que parecem digitais mas que servem apenas de suporte a um processo de validação altamente manual continuam a ser amplamente utilizados para gerir despesas, mesmo sendo mais suscetíveis a erros humanos.

Além disso, este contexto deixa as empresas completamente vulneráveis a tentativas de fraude, que estão cada vez mais sofisticadas hoje em dia. Soluções automatizadas que detetem inconformidades com orçamentos preestabelecidos e políticas da empresa ou até recibos manipulados por IA, garantindo maior precisão enquanto aliviam a sobrecarga das equipas financeiras, são imperativas.

Outro problema recorrente é a ausência de fluxos bem definidos para a submissão e aprovação das despesas. Informação dispersa, recibos acumulados, e-mails intermináveis para esclarecimentos e pedidos sem seguimento são sintomas de uma estrutura que não funciona. Estabelecer um processo claro, com diferentes níveis de aprovação, remove barreiras e facilita a rastreabilidade, aumentando a eficiência operacional e a transparência na gestão de despesas.

E o que dizer das demoras nos reembolsos? Não faz qualquer sentido que, em plena era digital em que as transferências imediatas são uma realidade, um colaborador que adianta o seu dinheiro para pagar uma despesa corporativa precise de esperar, às vezes semanas, para ser reembolsado.

No entanto, ainda é assim que acontece em muitas empresas, que parecem ignorar o impacto que esses atrasos podem ter no bem-estar financeiro dos colaboradores e, como consequência, na sua produtividade. Ao implementar ferramentas que automatizem e desburocratizem a submissão e aprovação de despesas, as empresas podem passar a reembolsar de forma instantânea assim que a despesa é validada, melhorando significativamente a experiência dos colaboradores.

Por este motivo, o hábito de processar todas as despesas apenas no final do mês também devia ser descartado. Acumular um grande volume de despesas para analisar e validar de uma só vez apenas aumenta a probabilidade de falhas e atrasos. Empresas que optam por processar despesas de modo contínuo garantem maior controlo, rapidez nos reembolsos e uma gestão muito mais otimizada.

Todos estes desafios acabam por se traduzir em desorganização interna e falta de visibilidade sobre as despesas, uma situação insustentável para as equipas financeiras, que precisam de ter acesso a dados em tempo real para poderem monitorizar corretamente os gastos, identificar padrões de consumo, detetar potenciais incumprimentos e tomar decisões informadas.

Em suma, a transformação digital na gestão de despesas não é apenas uma tendência, mas antes uma exigência do contexto empresarial atual. A legislação já prevê mecanismos que facilitam a modernização contabilística – desde 2019 que é possível o arquivo totalmente eletrónico de documentos, dispensando a necessidade de manter faturas físicas -, o que abre caminho para um modelo mais ágil e sem papel.

Contudo, ser digital vai além de simplesmente migrar processos para plataformas eletrónicas. Se a lógica de validação das despesas ainda for essencialmente manual, a digitalização perde o seu verdadeiro propósito. Ser digital implica automatizar essa validação o mais possível e utilizar a tecnologia para realmente otimizar e reduzir o trabalho manual.

As empresas que continuarem a resistir à mudança estão a perder uma oportunidade estratégica para aumentar a sua competitividade e melhorar o seu rigor financeiro, assim como a relação com os seus colaboradores. Adiar a modernização é sinónimo de ficar para trás. O futuro pertence àqueles que sabem adaptar-se e usar a tecnologia a seu favor.