O poder da gestão inteligente na Administração Pública

A Era Digital veio transformar a nossa sociedade para uma economia orientada para o uso da tecnologia, e o seu impacto na Administração Pública (AP) não pode ser ignorado.

À medida que entramos neste novo paradigma de gestão inteligente, é essencial tirar o máximo proveito das potencialidades da tecnologia para melhorar as práticas de gestão internas na AP, o que resulta na prestação de serviços mais eficientes, transparentes e centrados no cidadão.

Atualmente, é realmente fácil fazer uma utilização simples e intuitiva de um conjunto diversificado de serviços, em qualquer lugar e a qualquer hora. Nada está demasiado longe ou demasiado inacessível. No entanto, é importante relembrar que a tecnologia por si só não é suficiente: investir na literacia tecnológica das lideranças executivas e das equipas, na melhoria das formas de trabalho, assim como na criação de uma cultura organizacional de inovação, é igualmente vital.

A gestão inteligente na AP dá prioridade à eficiência, à transparência dos processos, aos canais de comunicação e ao desenvolvimento dos recursos humanos.

Ao adotarem soluções tecnológicas, os organismos públicos podem digitalizar e otimizar os processos de gestão, estabelecer modelos sólidos e fidedignos de orçamentação e reporting e implementar sistemas de monitorização e controlo de resultados.

Os ganhos são evidentes: prestação de serviços otimizados que satisfazem as exigências dos cidadãos e das empresas do setor privado. A tecnologia, quando utilizada eficazmente, aumenta de forma significativa a produtividade nas organizações do setor público, simplifica a gestão em vários domínios e conduz a um serviço mais eficiente e inteligente.

Mais do que tecnologia: investir nas pessoas

Embora os avanços tecnológicos sejam fundamentais, são as pessoas os verdadeiros agentes da mudança dentro das organizações. Os líderes e as equipas, capazes de utilizar a tecnologia corretamente, desempenham um papel fundamental na conquista dos benefícios da gestão inteligente. Dada a diversidade geracional que compõe atualmente a população ativa, investir na capacidade tecnológica das pessoas torna-se ainda mais pertinente. Dar prioridade à formação contínua garante que os gestores e as equipas consigam maximizar o potencial das soluções de gestão inteligente e entrar em pleno na Era Digital.

Maior eficiência interna, cidadãos mais satisfeitos

A era digital, associada às crescentes pressões orçamentais, veio reforçar a necessidade de os organismos públicos aumentarem os níveis de eficiência interna e os níveis de qualidade do serviço prestado. Os cidadãos e as empresas do setor privado são cada vez mais exigentes e procuram de forma incessante a acessibilidade, a celeridade e a eficiência, o que supõe automaticamente a necessidade de otimizar os recursos e digitalizar os processos no setor público.

Segundo os investigadores Navarro, Ruiz e Peña (2016), no artigo “The effect of ICT use and capability on knowledge-based cities”, as TIC são meios tecnológicos que permitem incrementar a produtividade dos setores da AP e, aliás, a implementação de sistemas deste género possibilita uma gestão simplificada dos organismos públicos, independentemente das especificidades características do setor.

Percebemos então que, ferramentas tecnológicas como um Sistema Central de Gestão, proporcionam melhorias significativas na gestão interna dos múltiplos organismos e serviços públicos. Estas soluções promovem não só o desenvolvimento económico, o investimento, a qualidade de vida dos cidadãos, o aumento da inclusão social, mas também, claro está, a notoriedade e o prestígio das instituições e organismos públicos.

Automatismos que garantem precisão e celeridade

A implementação de um software ERP (Enterprise Resource Planning) especificamente desenvolvido para o setor público traz vantagens evidentes para a gestão dos organismos públicos. Através da racionalização de processos, permite um controlo orçamental rigoroso da despesa e da receita, uma gestão financeira eficiente dos contratos públicos, de acordo com os limites legais previstos no Código de Contratação Pública (CCP), uma prestação de informação simplificada e ágil ao Tribunal de Contas, entre muitas outras vantagens.

Para responder a este novo paradigma, que dita uma gestão orçamental rigorosa, com a necessidade de prestação de serviços de qualidade ao cidadão, os organismos públicos devem apoiar-se num sistema ERP híbrido, que concilie a utilização tradicional instalada nos equipamentos, com uma ligação simples a aplicações e sistemas cloud. Esta é a solução que permite o acesso contínuo a dados críticos, a qualquer hora e em qualquer lugar, um dos principais pilares de uma gestão inteligente. Da mesma forma, a automatização assegura que os processos administrativos são mais céleres e precisos, garantindo o cumprimento das normas legais e fiscais em vigor e permitindo a integração de contratos públicos.

A conclusão não deve surpreender: a digitalização dos processos de gestão na Administração Pública é fundamental, uma vez que impacta diretamente com a sociedade e com as empresas em geral.

Nesse sentido, o setor público deve aproveitar ao máximo o potencial da tecnologia para promover práticas de gestão mais inteligentes, através da implementação de sistemas tecnológicos inovadores – como ferramentas de automatização de processos -, e investimento na capacitação tecnológica das pessoas.

Só assim é que os organismos públicos conseguirão agilizar os processos, aumentar a eficiência interna e prestar serviços de excelência aos cidadãos. O poder transformador da gestão inteligente no setor público está ao alcance de todos, e o momento de o agarrar é agora.