BRANDS' ECO Tax & Finance Outsourcing: como a pandemia demonstrou os seus benefícios

  • ECO + EY
  • 8 Abril 2021

Rui Henriques, Global Compliance & Reporting / Tax Technology & Transformation Leader da EY, explica alguns dos benefícios do outsourcing nas funções financeira/fiscal em tempos de COVID e não só.

Antes do COVID-19, a função financeira/fiscal de muitas organizações já tinha iniciado o processo de transformação ou avaliação dos seus modelos operacionais. Em grande parte, foi em resposta a um amplo conjunto de desafios e drivers, incluindo a otimização de custos, geração de valor para a organização, atração e retenção de talentos, uso eficiente de tecnologia e automação e compliance com nova regulamentação.

A recente pandemia, em muitos casos, acelerou a necessidade de transformar a função financeira/fiscal. As empresas foram forçadas a operar remotamente, com muitos colaboradores a trabalhar a partir de casa. Tiveram que agir rapidamente para lidar com desafios importantes e prementes, como os atrasos nos pagamentos pelos clientes, que se tornaram problemáticos à medida que os fluxos de caixa diminuíram e a cadeia de fornecimentos ficou sob pressão.

A forma como as empresas reagiram à pandemia permitiu uma clara visão de quão resiliente é sua função financeira/fiscal (junto com a empresa como um todo). Algumas funções tiveram que repensar os processos e grande parte das suas operações, colmatando lacunas à medida que surgiam e descobrindo que não tinham o conhecimento relevante em certas áreas. Outras funções, no entanto, descobriram que eram capazes de implementar mudanças com mais eficácia e fluidez.

Rui Henriques especifica os benefícios do outsourcing na função financeira/fiscal no que respeita ao seu contributo para um desenvolvimento resiliente da organização.

Então, o que distingue essas organizações?

Em certa medida, tudo se resume a se a função financeira/fiscal é reativa ou proativa. As funções reativas geralmente consideram a transformação apenas quando ela é absolutamente necessária. Isso pode ser impulsionado por forças externas, como mudanças na legislação ou situações black swan, como o COVID-19, ou forças internas, como o lançamento de novos projetos, aquisição de negócios ou mudança para novas jurisdições, por exemplo.

As funções proativas, por outro lado, tendem a assumir um posicionamento de desenvolvimento permanente – transformando seus processos continuamente para serem eficazes, otimizados e adaptáveis.

A mudança para o outsourcing

Central para essa transformação contínua pode ser a decisão de fazer alterações internamente ou estabelecer modelos de outsourcing ou co-sourcing colaborando com parceiros externos. Frequentemente, essa decisão é direcionada puramente sob uma perspetiva de redução de custos – mas também pode haver uma preferência cultural por externalizar ou fazer as coisas de uma maneira diferente, ainda que num mix de externalização parcial.

A decisão de outsourcing também pode ser temporária, em que os clientes pedem ao parceiro que crie e opere a função por um período de tempo e depois a transfira de volta – o modelo Build-Operate-Transfer (BOT).

"A necessidade de trazer pessoas quando o volume de trabalho aumenta, e reduzir o tamanho de uma equipa quando necessário, é consideravelmente mais fácil com um modelo de outsourcing, visto que normalmente não há problemas de integração ou redundância.”

Rui Henriques

Global Compliance & Reporting / Tax Technology & Transformation Leader EY

De acordo com as conclusões do survey 2020 EY Tax and Finance Operate, o ritmo e a mudança que afetam os processos fiscais e financeiros são implacáveis. Em resposta a esse survey, 73% dos entrevistados assumiram ser elevada a probabilidade de adotarem modelos de co-sourcing de processos críticos nos próximos 24 meses, a fim de gerar valor, reduzir riscos e diminuir custos.

Embora os benefícios do outsourcing sejam amplamente bem compreendidos, vale a pena considerar alguns aspetos específicos no que respeita ao seu contributo para um desenvolvimento resiliente da organização.

A flexibilidade de aumentar ou diminuir uma determinada operação, dependendo das mudanças no ecossistema, é significativa. A necessidade de trazer pessoas quando o volume de trabalho aumenta, e reduzir o tamanho de uma equipa quando necessário, é consideravelmente mais fácil com um modelo de outsourcing, visto que normalmente não há problemas de integração ou redundância. Em acréscimo, está a experiência que as pessoas trazem – ter os recursos certos no lugar certo, na hora certa, como e quando necessário.

Da mesma forma, sendo a função financeira/fiscal cada vez mais impulsionada pela tecnologia, há benefícios nos modelos de outsourcing que não só permitem a utilização da tecnologia necessária de forma imediata, como também permitem a customização para endereçar as necessidades específicas. Isto permite uma otimização do investimento tecnológico quer do ponto de vista económico, quer sob o ângulo da aceleração da aquisição de know-how, que pode ser assimilado internamente em resultado da relação com o parceiro.

Para organizações que operam em diferentes países, ao lançar novos projetos, a decisão pode ser de outsourcing da função financeira/fiscal numa nova jurisdição. As razões para essa decisão podem ser diversas – o projeto pode ser temporário, por exemplo – mas há benefícios distintos a serem obtidos com o conhecimento local e as relações que parceiros externos já estabeleceram com as autoridades fiscais e reguladores financeiros.

Embora esses motivos não sejam de forma alguma exaustivos, eles são particularmente pertinentes ao lidar com situações inesperadas ou quando são necessárias mudanças rápidas.

Outsourcing pela “lente” COVID-19

Face ao exposto, e considerando o contexto COVID-19, e externalidades associadas, é fácil perceber os benefícios do outsourcing. A capacidade de aumentar ou diminuir o tamanho das equipas tem sido fundamental para muitas funções financeiras que enfrentam a crise de frente. Ter a tecnologia na ponta dos dedos para navegar na crise também foi fundamental.

E, considerando os diferentes ritmos que a pandemia tem assumido, com confinamento e desconfinamento progressivo, essa capacidade local será absolutamente fundamental para garantir a conformidade com a regulamentação local, inclusive as medidas/incentivos de apoio no contexto COVID-19, e permitir flexibilidade conforme as circunstâncias mudam.

E a capacidade de fazer tudo isso com rapidez tem sido absolutamente crítica para navegar na crise da forma mais eficaz possível.

Construindo uma função financeira/fiscal resiliente

A pandemia COVID-19 criou um choque sem precedentes para os negócios globais, mas também ofereceu às funções financeiras/fiscais a oportunidade de aprender lições e construir para o futuro. É vital que os líderes destas funções tenham insights para saber que mudanças implementar.

"Sempre foi fundamental flexibilizar a estrutura da função financeira/fiscal em relação ao cenário legislativo, digital e de talento, todos em constante mudança, e equilibrar insourcing e outsourcing. Isso vai ser mais verdadeiro do que nunca.”

Rui Henriques

Global Compliance & Reporting / Tax Technology & Transformation Leader

Na forma mais simples, isso incluirá uma análise de quais os processos que foram eficientes e aqueles onde houve atrito – o que funcionou e o que não funcionou. É esta análise que sustentará uma transformação eficaz e contínua.

De forma mais estruturante, ao tomar decisões em resposta a um evento ou mudança, pode ser tentador ter uma visão de curto prazo e simplesmente resolver o assunto em questão. Mas, sempre que possível, quaisquer mudanças na função financeira/fiscal devem ser feitas com uma visão de longo prazo, de modo que o que é implementado agora não tenha que ser reinventado mais adiante. E com equipas a trabalhar remotamente em casa, e em termos de mobilidade global, a dimensão digital será fundamental para mudanças futuras.

Sempre foi fundamental flexibilizar a estrutura da função financeira/fiscal em relação ao cenário legislativo, digital e de talento, todos em constante mudança, e equilibrar insourcing e outsourcing. Isso vai ser mais verdadeiro do que nunca.

Para saber mais sobre Tax & Finance, visite a página da EY. Se tiver interesse, subscreva aqui as comunicações da EY Portugal (convites, newsletters, estudos, etc).

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