BRANDS' ECO Tax & Finance Outsourcing: como a pandemia demonstrou os seus benefícios

Antes do COVID-19, a função financeira/fiscal de muitas organizações já tinha iniciado o processo de transformação ou avaliação dos seus modelos operacionais. Em grande parte, foi em resposta a um amplo conjunto de desafios e drivers, incluindo a otimização de custos, geração de valor para a organização, atração e retenção de talentos, uso eficiente de tecnologia e automação e compliance com nova regulamentação.

A recente pandemia, em muitos casos, acelerou a necessidade de transformar a função financeira/fiscal. As empresas foram forçadas a operar remotamente, com muitos colaboradores a trabalhar a partir de casa. Tiveram que agir rapidamente para lidar com desafios importantes e prementes, como os atrasos nos pagamentos pelos clientes, que se tornaram problemáticos à medida que os fluxos de caixa diminuíram e a cadeia de fornecimentos ficou sob pressão.

A forma como as empresas reagiram à pandemia permitiu uma clara visão de quão resiliente é sua função financeira/fiscal (junto com a empresa como um todo). Algumas funções tiveram que repensar os processos e grande parte das suas operações, colmatando lacunas à medida que surgiam e descobrindo que não tinham o conhecimento relevante em certas áreas. Outras funções, no entanto, descobriram que eram capazes de implementar mudanças com mais eficácia e fluidez.

Então, o que distingue essas organizações?

Em certa medida, tudo se resume a se a função financeira/fiscal é reativa ou proativa. As funções reativas geralmente consideram a transformação apenas quando ela é absolutamente necessária. Isso pode ser impulsionado por forças externas, como mudanças na legislação ou situações black swan, como o COVID-19, ou forças internas, como o lançamento de novos projetos, aquisição de negócios ou mudança para novas jurisdições, por exemplo.

As funções proativas, por outro lado, tendem a assumir um posicionamento de desenvolvimento permanente – transformando seus processos continuamente para serem eficazes, otimizados e adaptáveis.

A mudança para o outsourcing

Central para essa transformação contínua pode ser a decisão de fazer alterações internamente ou estabelecer modelos de outsourcing ou co-sourcing colaborando com parceiros externos. Frequentemente, essa decisão é direcionada puramente sob uma perspetiva de redução de custos – mas também pode haver uma preferência cultural por externalizar ou fazer as coisas de uma maneira diferente, ainda que num mix de externalização parcial.

A decisão de outsourcing também pode ser temporária, em que os clientes pedem ao parceiro que crie e opere a função por um período de tempo e depois a transfira de volta – o modelo Build-Operate-Transfer (BOT).

"A necessidade de trazer pessoas quando o volume de trabalho aumenta, e reduzir o tamanho de uma equipa quando necessário, é consideravelmente mais fácil com um modelo de outsourcing, visto que normalmente não há problemas de integração ou redundância.”

De acordo com as conclusões do survey 2020 EY Tax and Finance Operate, o ritmo e a mudança que afetam os processos fiscais e financeiros são implacáveis. Em resposta a esse survey, 73% dos entrevistados assumiram ser elevada a probabilidade de adotarem modelos de co-sourcing de processos críticos nos próximos 24 meses, a fim de gerar valor, reduzir riscos e diminuir custos.

Embora os benefícios do outsourcing sejam amplamente bem compreendidos, vale a pena considerar alguns aspetos específicos no que respeita ao seu contributo para um desenvolvimento resiliente da organização.

A flexibilidade de aumentar ou diminuir uma determinada operação, dependendo das mudanças no ecossistema, é significativa. A necessidade de trazer pessoas quando o volume de trabalho aumenta, e reduzir o tamanho de uma equipa quando necessário, é consideravelmente mais fácil com um modelo de outsourcing, visto que normalmente não há problemas de integração ou redundância. Em acréscimo, está a experiência que as pessoas trazem – ter os recursos certos no lugar certo, na hora certa, como e quando necessário.

Da mesma forma, sendo a função financeira/fiscal cada vez mais impulsionada pela tecnologia, há benefícios nos modelos de outsourcing que não só permitem a utilização da tecnologia necessária de forma imediata, como também permitem a customização para endereçar as necessidades específicas. Isto permite uma otimização do investimento tecnológico quer do ponto de vista económico, quer sob o ângulo da aceleração da aquisição de know-how, que pode ser assimilado internamente em resultado da relação com o parceiro.

Para organizações que operam em diferentes países, ao lançar novos projetos, a decisão pode ser de outsourcing da função financeira/fiscal numa nova jurisdição. As razões para essa decisão podem ser diversas – o projeto pode ser temporário, por exemplo – mas há benefícios distintos a serem obtidos com o conhecimento local e as relações que parceiros externos já estabeleceram com as autoridades fiscais e reguladores financeiros.

Embora esses motivos não sejam de forma alguma exaustivos, eles são particularmente pertinentes ao lidar com situações inesperadas ou quando são necessárias mudanças rápidas.

Outsourcing pela “lente” COVID-19

Face ao exposto, e considerando o contexto COVID-19, e externalidades associadas, é fácil perceber os benefícios do outsourcing. A capacidade de aumentar ou diminuir o tamanho das equipas tem sido fundamental para muitas funções financeiras que enfrentam a crise de frente. Ter a tecnologia na ponta dos dedos para navegar na crise também foi fundamental.

E, considerando os diferentes ritmos que a pandemia tem assumido, com confinamento e desconfinamento progressivo, essa capacidade local será absolutamente fundamental para garantir a conformidade com a regulamentação local, inclusive as medidas/incentivos de apoio no contexto COVID-19, e permitir flexibilidade conforme as circunstâncias mudam.

E a capacidade de fazer tudo isso com rapidez tem sido absolutamente crítica para navegar na crise da forma mais eficaz possível.

Construindo uma função financeira/fiscal resiliente

A pandemia COVID-19 criou um choque sem precedentes para os negócios globais, mas também ofereceu às funções financeiras/fiscais a oportunidade de aprender lições e construir para o futuro. É vital que os líderes destas funções tenham insights para saber que mudanças implementar.

"Sempre foi fundamental flexibilizar a estrutura da função financeira/fiscal em relação ao cenário legislativo, digital e de talento, todos em constante mudança, e equilibrar insourcing e outsourcing. Isso vai ser mais verdadeiro do que nunca.”

Na forma mais simples, isso incluirá uma análise de quais os processos que foram eficientes e aqueles onde houve atrito – o que funcionou e o que não funcionou. É esta análise que sustentará uma transformação eficaz e contínua.

De forma mais estruturante, ao tomar decisões em resposta a um evento ou mudança, pode ser tentador ter uma visão de curto prazo e simplesmente resolver o assunto em questão. Mas, sempre que possível, quaisquer mudanças na função financeira/fiscal devem ser feitas com uma visão de longo prazo, de modo que o que é implementado agora não tenha que ser reinventado mais adiante. E com equipas a trabalhar remotamente em casa, e em termos de mobilidade global, a dimensão digital será fundamental para mudanças futuras.

Sempre foi fundamental flexibilizar a estrutura da função financeira/fiscal em relação ao cenário legislativo, digital e de talento, todos em constante mudança, e equilibrar insourcing e outsourcing. Isso vai ser mais verdadeiro do que nunca.

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