BRANDS' ADVOCATUS Destruição de documentação: um risco negligenciado?

Apesar do número impressionante e crescente de fuga de dados e violações de segurança que são relatadas hoje, muitas empresas continuam sem implementar processos de destruição de documentos que protejam a sua informação, descurando a sua reputação e a dos seus clientes, fornecedores e colaboradores.

As perdas e fugas de dados custam anualmente milhões de euros em multas por não conformidades, incluindo perda de receita, gastos posteriores para garantir proteção informática e legal.

6 Falhas comuns na proteção de dados

1. Falta de política de proteção de dados/RGPD

Apesar do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados e das multas que um pouco por toda a Europa ameaçam a continuidade de negócios, grande parte das organizações não tem em vigor um processo de destruição de documentos.

A Shred-it oferece serviços de destruição segura de documentos, destruição de arquivos e discos rígidos. Descubra como o podemos ajudar na conformidade com o RGPD visitando www.shredit.pt.

2. Colocação de documentos em caixotes do lixo/reciclagem ou utilização de máquinas trituradoras de escritório

Disponibilizar caixotes do lixo abertos ou de reciclagem é um convite para ladrões que procuram informação confidencial. Na prática os caixotes do lixo, em conjunto com as zonas próximas da impressora/digitalização e salas de reunião, são os locais de risco acrescido e onde é habitual deixar documentos. Por outro lado, a utilização de máquinas destruidoras/trituradoras de papel além da necessidade de um utilizador que alimente a máquina, o consumo de energia, a necessidade de retirar clips ou agrafos, além da destruição de pequenas quantidades que por vezes permitem a reconstituição dos documentos, faz com que o risco e custo seja elevado.

Como solução utilize um fornecedor credenciado e especializado na destruição de documentos. Ele avaliará os riscos de segurança das suas instalações para identificar as vulnerabilidades, realizará uma auditoria preventiva gratuita e disponibilizará contentores bloqueados com chave. Apresentará soluções de trituração de papel, discos rígidos e fardamento, soluções essas realizadas por pessoal especializado, no local, à sua frente e com emissão de um certificado de destruição após cada intervenção. Além disso não precisa de remover clips, nem agrafos, ele destruirá dossiers completos e disponibilizará os seus serviços seja para pequenas quantidades ou para armazéns inteiros cheios de documentação a destruir.

3. Negligência dos colaboradores

Um estudo do Ponemon Institute mostrou que a negligência de colaboradores (ou de terceiros) representa o maior risco de segurança para documentos. Comportamentos e rotinas fazem com que documentos impressos ou disponibilizados em reuniões sejam abandonados em zonas de fácil acesso. Uma das soluções passará por implementar uma política Shred-it All, ou seja, para que não existam dúvidas sobre o que destruir, passa a indicar que todos os documentos sejam destruídos. Desta forma não existirá dúvida quanto ao comportamento do colaborador e reduzirá o risco de fuga de dados e possíveis coimas.

Neste momento em que parte dos colaboradores regressa ao escritório ou adota um sistema híbrido de trabalho, acompanhe o comportamento dos utilizadores, controle o acesso à informação e implemente uma política Shred-it All com um processo de destruição seguro.

4. Falta de formação aos colaboradores

A origem de grande parte de fuga de dados deve-se a um simples erro de apenas um colaborador. Para garantir que a sua equipa está na linha da frente na defesa da proteção de dados, disponibilize formação contínua sobre segurança de documentos, políticas de retenção e formas de destruição aprovadas como forma de redução do risco, seu e dos seus clientes, fornecedores e colaboradores.

5. Falta de segurança em dispositivos tecnológicos

O roubo e a perda de dispositivos físicos e de armazenamento digital aumentam o risco de fuga de dados. Implemente uma política de área de trabalho limpa, desenvolva uma política corporativa para a impressão de documentos e transporte de dados confidenciais e garanta a proteção de dispositivos com validação em dois passos e palavras-chave complexas, por exemplo.

Tal como existe risco de fuga de dados em suporte físico, os dados alojados em dispositivos digitais também devem ser protegidos, desde a criação até à destruição. A destruição segura de discos rígidos, pens USB e outro hardware antigo é fundamental.

6. Reduza riscos, poupe os seus recursos e contribua para a reciclagem através de um serviço profissional de destruição segura

O barato e o caminho mais fácil pode ser afinal mais complexo e caro! Ajude os seus colaboradores, fornecedores, parceiros e clientes a reduzir o risco e a proteger a sua reputação de possíveis coimas, contratando um fornecedor especializado que o ajudará a aumentar a sua segurança.

Contrate um fornecedor certificado que lhe permite destruir, em segurança, desde pequenas quantidades a grandes armazéns cheios de documentação, à sua frente ou à frente do seu cliente. Os serviços da Shred-it , líder mundial na destruição segura de informação confidencial, são a resposta para quem quer garantir a segurança da informação confidencial e a proteção de dados pessoais.

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