Perdeu o recibo de despesas e não foi reembolsado? 50% dos trabalhadores europeus perde dinheiro

Pagou do seu bolso uma despesa de trabalho e agora não consegue o reembolso porque perdeu o recibo? Não é caso único. Metade dos trabalhadores europeus passa pela mesma situação, aponta um inquérito a 6.000 trabalhadores da Alemanha, Espanha e Reino Unido, realizado pela Pleo, fintech dinamarquesa que gere uma solução de gestão de despesas empresariais. Perdas para o colaborador podem oscilar entre 30 a 300 euros por ano.

Dos 6.000 trabalhadores inquiridos, 19,3% faz uma vez por semana compras para o trabalho recorrendo ao seu próprio orçamento, enquanto 17,6% fazem-no uma vez por mês e 16,7% uma vez a cada duas semanas. Mas, por terem perdido o recibo ou a documentação necessária para fazer o pedido de despesas, 50,5% não chegaram a não ser reembolsados.

Mais de um terço (36,7%) admite que perde 30 a 60 euros por ano, enquanto 25,6% considera que perde 60 a 120 euros e 13,6% aponta perdas de entre 120 a 300 euros todos os anos.

Pese embora os trabalhadores portugueses não terem sido incluídos neste inquérito, Álvaro Dexeus, head of Southern Europe da Pleo, considera que “estes dados demonstram que existe um importante caminho a ser feito na simplificação da gestão de despesas empresariais por todo o mundo, incluindo Portugal,” diz citado em comunicado.

A fintech acaba de entrar no mercado nacional, juntando Portugal aos 11 mercados europeus onde opera, prestando serviços a mais de 20.000 PME.

Ainda de acordo com o inquérito, os tempos de reembolso podem estender-se por um mês, segundo 27,8% dos inquiridos. Contudo, dois a seis dias é o horizonte temporal que a grande parte (24,6%) dos trabalhadores europeus têm de esperar desde a entrega de despesas feitas com o seu próprio dinheiro.

Tempo despendido com registo de despesas

A fintech dinamarquesa tinha já apontado o tempo consumido pelos departamentos financeiros e de RH no preenchimento manual das despesas. Em Portugal, dizem, 55% das empresas usam o Excel e gastam dois dias nesse processo de registo.

Um ato que consome igualmente tempo dos colaboradores. Em média, despendem entre 30 a 59 minutos (38,7%) por mês para gerirem as suas despesas, e mais de um terço (37,8%) tratam e gerem as despesas durante as horas de trabalho.

Em média, a maior parte dos inquiridos (24,2%) submete as suas despesas no dia seguinte às compras efetuadas, os mesmos (16%) referem que um mês foi o maior período de tempo que já esperaram antes de enviarem um pedido de despesas.

Embora a maioria dos trabalhadores europeus admita que não existe um valor mínimo que os impeça de qualificar como despesa de trabalho, “algumas vezes evitaram gastar dinheiro com algo com medo de ser percecionado como uma despesa muito pequena. Além disso, ao fazerem compras para o trabalho também ficaram algumas vezes preocupados que depois não conseguissem recuperar o seu dinheiro“, refere a Pleo.

“A grande maioria (76,8%) dos trabalhadores afirma estar confiante sobre o que sabe que pode e não pode gastar e qualificaram de simples (68,6%) o processo de despesas no trabalho para ser reembolsado”, aponta o inquérito.

Viagens de trabalho, alojamento e material de escritório surgem no pódio das compras com as quais os trabalhadores europeus se sentem à vontade para declarar como despesa. Em sentido inverso, encomendar comida quando ficam a trabalhar até mais tarde e as contas da eletricidade e da internet são as compras com as quais não se sentem à vontade para reivindicar como despesas.