BRANDS' TRABALHO Gestão da Mudança: o que é preciso nas Organizações?

Em todos os aspetos de transformação estratégica, comportamental, estrutural ou tecnológica, todas as organizações estão continuamente suscetíveis às mudanças.

A Gestão da Mudança é um tema relevante para o sucesso das organizações, tornando-se num processo contínuo e evolutivo, que visa acompanhar, rever e sequencialmente, mensurar o impacto das transformações que as organizações adotam. Os motivos que originam a necessidade de implementar programas de Gestão da Mudança estão maioritariamente relacionados com fatores internos (força de trabalho, alteração no volume de negócios, cultura organizacional, processos e estratégia) e fatores externos (desenvolvimento de novas tecnologias, eventos económicos, legislação, sociais, ambientais, clientes e a concorrência).

Segundo o inquérito realizado pela EY, em junho e julho de 2020, com o propósito de avaliar as transformações nas organizações (resultante do impacto da pandemia do COVID-19), foi possível averiguar que 84% dos colaboradores e 79% empregadores inquiridos reconhecem a adoção de ferramentas digitais no local de trabalho como críticas para future workexperience, e que 78% dos líderes planeiam mudanças ao nível das ferramentas tecnológicas e da força de trabalho.

No contexto atual, verifica-se que muitas organizações continuam inertes no que concerne ao timing em que detetam a necessidade da mudança e que esboçam os primeiros sinais de resposta aos desafios que lhes são apresentados. Na verdade, a própria noção de resistência à mudança, por parte das organizações está muitas vezes ligada à inércia organizacional que estas apresentam. Ao fator inércia, podemos ainda adicionar a incerteza, a falta de know-how e recursos financeiros que suportam a mudança. No caso das pessoas, a resistência à mudança deriva de fatores, tais como: hábitos, segurança, incertezas, crenças, sentimentos, perceções, etc… É importante referir que, independentemente do processo da mudança, o derradeiro impacto recai sobre as pessoas, e, por este motivo, estas são naturalmente resistentes à mudança, sobretudo quando não lhes é explicado o porquê do processo de mudança, bem como os seus ganhos.

Comummente, ouve-se a expressão “a mudança é a lei da vida”. Porém, é cada vez mais certo que a mudança nem sempre ocorre como pretendido, pois ela impacta e produz resultados de forma diferente, trazendo a imprevisibilidade e a incerteza para as organizações.

John Kotter, professor da Harvard Business School, desenvolveu 8 passos fundamentais para gestão de mudança, assim como metodologias de melhoria contínua que podem auxiliar nesse processo:

1. Criar sentido de urgência
   Para que uma mudança possa acontecer efetivamente, o primeiro passo é envolver as pessoas que participarão dela. Desde a gestão de topo, passando pelos funcionários até aos acionistas e clientes. O objetivo desta etapa é preparar os funcionários para a próxima mudança e incentivá-los a participar. Para que esta etapa seja bem-sucedida, o projeto de mudança deve contar com o apoio de cerca de 75% da gestão da organização.
2. Desenvolver Alianças estratégicas
   Outro passo fundamental durante o desenho de planos de gestão de mudança é a identificação de colaboradores, que possam servir como agentes da mudança. Estas pessoas devem ser escolhidas não apenas pelo cargo que ocupam, mas também pelo seu status e experiência no tema. O objetivo é que estes possam influenciar as pessoas do seu círculo durante o processo de mudança e ajudar a eliminar problemas antes mesmo de acontecerem. Esta etapa concentra-se na criação de uma equipa forte com todas as habilidades, qualificações, reputação, conexões e autoridade necessárias para liderar iniciativas de mudança e influenciar as partes interessadas
3. Elaborar uma Visão para a Mudança
   A visão para uma empresa é o que motiva e orienta as ações da sua equipa. Deve fornecer metas realistas que sejam alcançáveis para ajudar a medir o sucesso, o que também atrairá as partes interessadas da empresa. Neste passo, é necessário elaborar uma visão com os principais valores relacionados com a mudança, de forma clara e objetiva, para que todos entendam rapidamente o que será necessário realizar no dia a dia. Este passo será essencial para colocar as suas ações em execução.
4. Promover a Comunicação da Mudança
   Desenvolver um plano de comunicação irá contribuir para uma maior orientação de todos os envolvidos. Em todos os processos a comunicação, é um fator-chave; na Gestão da Mudança, é extremamente estratégico. O objetivo é conquistar os corações e mentes de todos os colaboradores, incentivá-los a fazer sacrifícios para apoiar a mudança e convencê-los de que a mudança é alcançável e que as recompensas são benéficas tanto para o negócio quanto para eles mesmos.
5. Remover obstáculos
   No 5.º passo, Kotter propõe que as empresas se certifiquem de que as barreiras humanas, técnicas e normativas sejam devidamente removidas para que as novas soluções possam ser abraçadas sem barreiras. Como qualquer outro processo que acontece dentro de uma organização, os processos de mudanças são feitos por pessoas, é necessário verificar se estas pessoas, além de aderirem aos processos propostos, estão preparadas para as atividades que irão realizar. Capacitar a força de trabalho é um fator fundamental nos processos de Mudança. Algumas das ações a tomar é compreender os obstáculos internos à mudança que impedem a sua implementação e a comunicação aberta com colaboradores e stakeholders podem auxiliar neste diagnóstico. Garantir que a nova visão de mudança seja refletida em todos os processos organizacionais, estruturas, políticas e sistemas de recompensa. Reconhecer e recompensar os colaboradores que contribuem para implementar a mudança. Fornecer formação, coaching e orientação necessária para enfrentar os obstáculos com sucesso.
6. Definir metas de curto prazo
   As mudanças não acontecem do dia para a noite. Os colaboradores podem ficar desanimados depois de trabalhar por muito tempo sem ter uma sensação de realização com as tarefas. Dessa forma, um importante passo é a criação de metas e incentivos para as equipas a curto prazo, com o objetivo de comemorar os objetivos alcançados e dar recompensas para aqueles que agirem em favor da mudança.
7. Manter o ritmo
   Após os objetivos de curto prazo serem alcançados, as equipas tendem a considerar que o trabalho está realizado. Ainda que os ganhos de curto prazo sejam atrativos num momento inicial, as mudanças verdadeiras levam certo tempo para serem totalmente absorvidas. É muito importante manter o ritmo de entregas e permanecer focado em atingir todos os objetivos planeados inicialmente. Esta etapa trata de manter a mudança em andamento, garantindo que as equipes estão a trabalhar para alcançar a visão da mudança enquanto acompanham seu progresso.
8. Fazer a Mudança ficar
   O objetivo dos líderes da mudança nesta etapa é criar uma nova cultura, em que a mudança possa ser sustentada. Isso inclui ajustar normas e valores organizacionais, procedimentos, sistemas de recompensa e outros componentes de infraestrutura para garantir que tudo esteja alinhado com a nova estratégia.Para alcançar este ponto é importante: discutir a importância das novas mudanças, enfatizando as vantagens que elas oferecem; criar novos programas de capacitação e desenvolvimento, para ajudar os colaboradores a adquirir as habilidades e competências de que precisam; e melhorar ou eliminar procedimentos organizacionais que não condizem com a nova cultura.

A Gestão da Mudança tem tudo que ver com trabalho em equipa e acordo (concordância entre as partes). Quatro princípios de mudança são usados em combinação com o modelo de mudança de 8 etapas Kotter para orientar a componente “pessoas”:

1. Liderança e Gestão: enfatiza a necessidade de trazer liderança para ajudar na iniciativa de mudança.
2. Mente e Coração: leva em consideração o que motiva cada pessoa para que esta consiga mudar o seu comportamento ou atitude em relação a algo novo.
3. Selecione Poucos e Diverse Muito: em vez de simplesmente dar ordens às pessoas, deve ser dada a oportunidade de liderar.
4. “Tenho que” + “Quero”: este conceito no modelo de Gestão de mudanças de Kotter afirma que as pessoas respondem melhor e podem tornar-se maiores defensores da mudança se quiserem ajudar, em vez de simplesmente fazer o que lhes é dito para fazer.

Estes 4 elementos são, portanto, fundamentais num processo de gestão de mudança e objetivo de foco durante qualquer desenho e implementação deste tipo de projetos. A impossibilidade de ter certos elementos juntos aumenta a probabilidade de falhar.

Para garantir que os projetos de Gestão da Mudança da sua organização são implementados com sucesso, poderá fazê-lo internamente; solicitando um consultor, mudar não é fácil, mas existem empresas especializadas no tema; ou adquirir workshops/Formações para capacitar as suas equipas a compreender a mudança, alavancá-la e promovê-la na sua organização.

Resumindo, a mudança estará continuamente presente no crescimento e desenvolvimento das organizações. É crucial criar uma cultura de mudança, o engagement das pessoas, incentivar e promover um espírito colaborativo para o alcance dos objetivos, de forma a garantir-se a eficácia do processo de transformação.

Considerando a vasta experiência da EY, a nossa abordagem à Gestão da Mudança foca-se em oferecer a melhor experiência de transformação aos nossos Clientes e às suas pessoas, permitindo que estes obtenham os melhores resultados e alcancem com sucesso os objetivos definidos de forma sustentável e robusta.

Texto por Cátia Freitas, Manager EY, People Advisory Services, e Maria Ngunza, Consultant EY, People Advisory Services.