Teletrabalho: organizando a mediação de seguros à distância

As circunstâncias que são conhecidas por todos e relacionadas com a Covid-19 colocaram o teletrabalho no centro das atenções. O ambiente online e plataformas de gestão na Cloud colocam à disposição da mediação de seguros a possibilidade de trabalhar a partir de um local diferente do habitual com a mesma facilidade e eficiência de sempre.

O conceito de “trabalhar na nuvem” é, neste momento, totalmente adequado para ilustrar as vantagens de utilizar uma plataforma 100% online para a gestão da mediação de seguros.

Pela nossa experiência, aqui ficam alguns conceitos, ferramentas e conselhos associados à forma como muitos dos profissionais da mediação de seguros desenvolveram a sua atividade.

Como organizar o teletrabalho na mediação de seguros

A mediação enfrenta o desafio do teletrabalho com ferramentas muito poderosas que permitem realizar praticamente todas as rotinas diárias e os processos habituais, com a óbvia exceção dos inevitáveis contactos pessoais que, sem dúvida, também podem ser adiados ou realizados por meios alternativos.

Os processos de recolha, produção, receção, faturação e análise de sinistros devem ser redefinidos para que as equipas possam realizar essas tarefas de forma descentralizada e à distância.

Para que o teletrabalho possa funcionar, é importante que todos os colaboradores e parceiros permaneçam ligados à organização. Para isso, é fundamental que o seu ambiente possa ser reproduzido à distância da melhor maneira. Na prática, esta adaptação de processos para trabalhar à distância apresenta dois desafios: por um lado o desafio tecnológico e, por outro, o desafio referente à comunicação.

Soluções tecnológicas para o teletrabalho

O desafio de trabalhar à distância significa, principalmente, ter um fácil acesso ao correio eletrónico, a bases de dados e ficheiros partilhados da mediadora e aos programas de gestão, além de poder gerir o acesso a ferramentas de colaboração e video-conferência.

Analisando as tarefas do teletrabalho, podemos dividi-las em 3 tipos:

1 – Tarefas diretamente relacionadas com a gestão da empresa e com o próprio negócio.

É a parte principal e imprescindível. Por exemplo, as tarefas de planeamento e acompanhamento de campanhas comerciais, registo de apólices, gestão de recibos e de sinistros.

Estas tarefas estão integradas no sistema de gestão da mediação de seguros. O acesso à distância será mais ou menos complicado, dependendo da estrutura tecnológica do mesmo. Os que tiverem uma solução “Cloud” (na nuvem) serão os que poderão lidar com esta situação de forma mais rápida e fácil. Por outro lado, aqueles que não possuírem soluções na Cloud terão de encontrar programas que permitam o acesso remoto através de um processo de identificação prévio (oneroso, lento e funcionalmente limitado).

2 – Tarefas de apoio, genéricas e complementares ao ponto anterior, geralmente realizadas com software de escritório e ferramentas colaborativas.

Comunicações pontuais com clientes, contacto com peritos e fornecedores, acompanhamento de projetos…

As principais ferramentas da Microsoft ou da Google permitem às equipas de trabalho, trabalharem e comunicarem à distância. Ambos gerem o correio eletrónico, o calendário, o chat interno, o arquivo de documentos à distância com diferentes níveis de utilizadores.

Além disso, ambas têm ferramentas “Office” (processador de texto, folha de cálculo, editor de apresentações) que incluem trabalho colaborativo à distância, para que os documentos possam ser criados e desenvolvidos em tempo real com várias pessoas ligadas a partir de diferentes localizações. Quando o trabalho é presencial, este tipo de tarefa não inclui as dificuldades que se verificam quando estamos em teletrabalho: a colaboração necessária na criação, modificação e consenso em torno de documentos e conteúdos.

As aplicações pertencentes ao universo do Microsoft Office, juntamente com Sharepoint e Microsoft Teams e o armazenamento OneDrive, permitem que o teletrabalho seja, na prática, uma característica circunstancial.

3 – Apoio à comunicação. Processos de comunicação direta com clientes, peritos e empresas via telefone, whatsapp, chat ou similares.

O acesso ao telefone depende da empresa dispor de uma central telefónica virtual, o que permite que as chamadas sejam facilmente desviadas para telefones diferentes, dependendo do motivo da chamada. Hoje em dia já é um sistema muito difundido e depende da flexibilidade de programação da central telefónica que um departamento tenha para receber as suas chamadas ou uma extensão que atenda uma chamada ou outras com um telemóvel, a partir de casa.

Comunicação

O teletrabalho implica intrinsecamente a distância. A localização do trabalhador num local afastado dos outros colegas ou da equipa implica a necessidade de estabelecer canais de comunicação muito semelhantes aos já implementados atualmente para dialogar com o cliente. Para manter a coesão das áreas de trabalho é importante estabelecer algumas rotinas de comunicação que possam ser seguidas à distância.

Especialmente nos primeiros dias, é necessário manter um contacto regular e frequente com toda a equipa, para resolver as suas dúvidas e para reforçar a sensação de que o trabalho continua a ser coletivo.

Para isso, a mediação pode contar com ferramentas como Microsoft Teams ou todas as aplicações e programas que facilitam a realização de videoconferências, mensagens instantâneas, envio de documentos e outros. GotoMeeting, Hangouts, Skype e até mesmo Whatsapp estão incluídos nesta terceira tipologia de atividades associadas ao teletrabalho.