BRANDS' ADVOCATUS 10 passos para verificar o cumprimento do RGPD

O RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) é hoje mais importante do que nunca. Com o aumento do fluxo de dados e o trabalho remoto, aumenta o risco de uma violação de segurança. É essencial garantir a conformidade e a proteção da informação pessoal, sua e dos seus clientes.

Mantenha a sua tranquilidade e proteja-se graças aos 10 passos para cumprir o RGPD. Um conselho da Shred-it.

1. A Conformidade é responsabilidade de todos

A conformidade com o RGPD é responsabilidade de todos dentro de uma organização, mas deve começar ao nível da gestão. É essencial que os gestores entendam as implicações do RGPD, dos seus riscos e tenham a capacidade de alocar os recursos necessários para alcançar e manter a conformidade.

2. Formação e sensibilização dos colaboradores

As pessoas são o elo mais fraco na cadeia de conformidade e são consideradas elementos de alto risco. Sensibilização e formação permitem que os seus colaboradores entendam as suas responsabilidades, o que irá reduzir significativamente o risco de uma possível violação de dados.

3. Sabe onde estão os dados?

O acesso transparente a todas as fontes de dados, sejam digitais ou físicas, é um pré-requisito para a construção de um inventário de dados pessoais. Assim, será capaz de avaliar o grau de exposição a riscos e aplicar regras internas de confidencialidade. O RGPD requer que as organizações sejam capazes de localizar os seus dados pessoais com precisão – e justificar um plano de gestão para esses dados.

4. Sabe o que são dados pessoais?

Para construir uma matriz de dados pessoais, primeiro deverá ser capaz de defini-los. Certifique-se de que os seus colaboradores recebem formação frequente e atualizada, mantendo-os a par da necessidade de proteção de dados. É necessário que eles tenham não só a capacidade e confiança para identificar os dados e informação pessoal, mas também tratar toda a informação confidencial com responsabilidade e segurança.

5. Tem um Encarregado de Proteção de Dados (EPD/DPO)?

Se for um organismo público é obrigado a nomear um EPD. Mas as organizações privadas também necessitam dos serviços de um EPD, sobretudo se lidam com dados pessoais e sensíveis.

6. Entender os riscos

As avaliações de risco desempenham um papel crucial em qualquer plano de conformidade. O RGPD incentiva uma abordagem ao tratamento de dados com base na gestão de risco. Mas será que compreende quais são os riscos? Certamente uma grande parte dos dados e as ameaças correspondentes podem ser encontradas online. E todos os dados em documentos impressos e registos físicos, como discos rígidos? Estes também representam uma ameaça muito significativa para sua organização, quer do ponto de vista reputacional, quer de possíveis fugas/violações de dados e consequentes coimas.

7. Conformidade com o RGPD num novo modelo de trabalho

Desde o início da pandemia, o trabalho remoto tornou-se essencial para muitas organizações em todo o mundo. Nesse contexto, as empresas estão a adotar um modelo de trabalho híbrido, com colaboradores movendo-se entre casa e o escritório.

Desta nova realidade resulta um desafio: proteger os dados, independentemente do local de trabalho. Em www.Shredit.pt consulte o nosso guia para um teletrabalho seguro.

8. Proteja os seus dados digitais e físicos

Depois de identificar os riscos, para cumprir o RGPD é essencial implementar uma solução de proteção dos dados que são processados pela sua organização. Obviamente esta seleção depende de si, mas reduzirá o risco de erros e violações de segurança se proteger todos os dados, digitais e físicos, enquanto restringe o acesso aos mesmos.

9. Realize auditorias regulares

A conformidade com o RGPD é um projeto contínuo. As organizações devem esforçar-se para realizar auditorias aos procedimentos internos e, consequentemente, atualizar os processos de proteção de dados. Realizar a análise de impacto relativa à proteção de dados (AIPD) ajuda-o a analisar, identificar e minimizar sistematicamente os riscos de violações de dados de um projeto ou plano.

10. Shred-it – Protegemos o que importa

A Shred-it oferece serviços que incluem destruição de documentos, destruição de arquivos e discos rígidos, atendendo às suas necessidades diárias ou pontuais para a eliminação segura de informação confidencial. Num mundo em constante mudança a Shred-it ajuda-o a proteger o que é importante. Descubra como o podemos ajudar na conformidade com o RGPD visitando www.shredit.pt.