Como definir uma clara e eficaz política de despesas laborais

As políticas de despesas nas empresas são uma área do negócio claramente esquecida. Mais de metade (53%) das empresas não tem uma política de despesas em vigor, ou a que tem não é suficientemente útil. As empresas estão a ignorar uma correta e bem construída política de despesas, seja porque sentem que não é uma utilização valiosa do seu tempo, que a ideia de atualizar uma antiga política de despesas é uma tarefa difícil, ou mesmo porque têm uma grande cultura de confiança.

No entanto, não ter uma política de despesas clara, pode ser um jogo arriscado. Os recentes problemas jurídicos do Citibank servem como um forte exemplo, com a empresa a ser levada a tribunal por um ex-funcionário descontente, num despedimento sem justa causa. A instituição financeira teve de provar que a sua política de despesas tinha sido mal utilizada e, se não fossem as diretrizes claras do Citibank sobre o que é aceitável como despesa, este caso poderia ter ganho contornos mais complicados.

Há uma conclusão importante do caso do Citibank: as empresas beneficiam da implementação de uma política de despesas clara e que estabeleça expectativas, tanto para os seus funcionários como para a própria empresa. Mas o que caracteriza uma boa política de despesas ou como é que esta pode ser alcançada? Existem alguns passos que as empresas devem ter em atenção, para uma correta gestão de tesouraria no novo ano que agora começa.

Definir claramente o que é aceitável para despesas

Embora as organizações possam estabelecer um limite para o montante que pode ser gasto, e definir se este se estende aos prestadores de serviços, muitas políticas permanecem vagas nas letras pequenas.

Este é um tema que ganha relevância, quando se percebe que 25% dos colaboradores efetuam gastos fora das políticas da sua empresa, em parte devido ao facto de não existirem diretrizes claras. Isto significa que um grande número de organizações está exposto a problemas jurídicos e à falta de visibilidade sobre os gastos.

Ao criarem uma política de despesas, as empresas devem ter o cuidado de não deixarem margem para interpretações erradas, definindo ainda um limite por tipo de despesa ou itens exatos que podem ou não ser comprados. Uma comunicação clara sobre o que é aceitável, e o que acontece se a despesa estiver fora do que pode ser aprovado, é fundamental para uma política de despesas bem-sucedida.

Manter os colaboradores no centro

Para que uma política de despesas seja efetivamente implementada e seguida, esta tem de funcionar para todos os níveis de colaboradores da organização. Um executivo da administração pode não se importar em adiantar 50 euros do próprio bolso, mas esse poderá não ser o caso para outros colaboradores. As empresas não devem fazer suposições deste tipo, especialmente porque o custo de vida continua a ser um desafio para muitos.

Para considerar todas as equipas e níveis, as empresas devem pensar numa variedade de cenários diferentes. Por exemplo, como se espera que os colaboradores registem as despesas, o procedimento de reembolso e se há alguma despesa que a empresa pagará antecipadamente. Caso a empresa esteja a passar por medidas de contenção de custos e os valores ou tipos de despesas sejam restringidos, é importante manter as equipas atualizadas.

Há também uma tendência de pensar que o final do mês é o princípio e o fim de todo o fluxo das equipas financeiras, mas, no ambiente atual, há muito poucos argumentos para seguir essa forma de trabalhar. As despesas devem ser feitas em tempo real, com recurso a processos digitalizados numa política de despesas forte, simples e que mantenha os colaboradores no centro.

Compreender a regulação local e nacional

Compreender a regulação fiscal é essencial para qualquer empresa, e o que conta como despesa laboral ou comercial varia de país para país. As empresas devem ler as regulações fiscais locais para compreenderem as despesas sobre as quais as empresas podem reivindicar benefícios fiscais.

Esta questão tem um enorme impacto na definição de uma correta política de despesas. Os funcionários precisam de compreender quais as despesas que não são tributáveis, ​​e não o poderão fazer se a empresa não informar as equipas.

Simplificar

Ter expectativas claras sobre o que constitui uma despesa aceitável é redundante se os funcionários não conseguirem compreender a política geral de despesas. A capacidade de atenção humana dura apenas 8,25 segundos, o que significa que, se uma política de despesas contiver página após página de jargão legal, o mais provável é que seja ignorada.

Desta forma, as políticas de despesas precisam de ir diretas ao assunto e de ser rápidas na compreensão. As organizações devem esforçar-se para que as principais informações sejam apresentadas aos funcionários num formato rápido, fácil de ler e digerível, que não deixe margem para erros.

A reformulação torna-se fundamental. Depois de finalizado um primeiro rascunho, que defina claramente uma política de despesas, as empresas devem trabalhar num segundo rascunho que utilize linguagem simples e secções mais curtas. A IA pode até ser usada para simplificar e personalizar documentos de estratégia e mensagens – desde que a equipa financeira faça uma revisão final.

Investir em tecnologia moderna

A tecnologia pode ser a maior aliada na manutenção de uma política de despesas eficaz. As empresas perdem 5% das receitas por ano devido a casos de fraude, sendo quase 15% desses casos provenientes de fraude nas despesas. Gastar em tecnologia que ajude a política de despesas, pode evitar a perda de quantidades significativas de receitas.

A digitalização também não precisa de ser uma tarefa difícil, especialmente quando se trata de implementar um sistema automatizado de gestão de despesas. Cartões de despesas comerciais dedicados, garantem que os funcionários cumprem a política da empresa sem nunca terem que a ler, poupando ainda tempo dos departamentos financeiros na configuração de cartões de crédito da empresa ou até na análise de recibos manuais.

Uma política de despesas bem pensada pode fazer a diferença para uma empresa. Não apenas para evitar situações semelhantes à do Citibank, mas também para obter uma supervisão abrangente dos gastos. Uma vez construída a política de despesas, esta pode ainda ser atualizada ao longo do tempo, não precisando de ficar estanque ao longo dos anos.

Depois de criada, as empresas devem dar-lhe um período de teste, verificando regularmente como é que a equipa financeira e os colaboradores em geral a estão a pôr em prática. Nenhuma organização pode esperar acertar à primeira, mas um bom caminho a seguir é trabalhar com todas as equipas. Assim, uma política de despesas pode até ser bem-vinda e não algo que as equipas sintam que existe para as apanhar em falso.