In-house lawyer is a sexy profession

Foi esta uma das frases com que a Patrícia Marques Ferreira, Assistant General Counsel da Outsystems e representante para Portugal da Association of Corporate Counsel (ACC), encerrou a conferência promovida pela PLMJ dedicada ao tema legal operations ou operações jurídicas.

Sem dúvida que o desempenho de funções em equipas jurídicas no seio de uma empresa, e em particular a direção jurídica, goza hoje em Portugal de enorme prestígio e não poderia deixar de ser assim tal a elevada qualidade das pessoas que ocupam essas funções.

A liderança destas equipas e a multiplicidade de interesses envolvidos coloca aos diretores jurídicos um conjunto de desafios difíceis e únicos.

Para além do recurso a consultoria estratégia sobre a gestão de equipas jurídicas, onde sociedades de advogados como a PLMJ já têm vindo a trilhar um caminho, não há dúvida que a partilha de experiências e a consolidação de melhores práticas é uma das formas de colmatar essa necessidade. É precisamente a isso que se dedica a ACC, sendo que a temática de operações jurídicas é um dos tópicos que maior evolução tem tido.

As operações jurídicas incluem um conjunto bastante diversificado de processos de negócio e atividades que permitem que os departamentos jurídicos funcionem de maneira mais eficaz, aplicando práticas de negócio e técnicas de gestão à prestação de serviços jurídicos. No fundo é a aplicação da gestão à função jurídica.

O tema é obviamente também muito importante para as sociedades de advogados mas para os departamentos jurídicos responde a uma das necessidades mais relevantes no seu funcionamento: o alinhamento da gestão da função jurídica com as restantes funções da empresa e a capacidade de manter uma conversa com as mesmas, por exemplo em projetos multifuncionais.

Tendo em conta a transversalidade do tema, são diversos os tópicos tratados a propósito das operações jurídicas, mas todos giram em torno do aumento da eficiência das operações.

As métricas são por isso uma parte central nesta temática: desde os KPI mais tradicionais relacionados com os custos, passando por tempos de resposta, indicadores de produtividade interna e dos fornecedores, até a métricas mais inovadoras em que se procura medir o valor das oportunidades ou vantagens operacionais ou de negócio geradas pelo departamento jurídico.

Uma parte importante da discussão gira, por isso, em torno da melhoria de processos. Aqui surge a adaptação das técnicas de gestão como o lean e o six sigma e a sua aplicação aos processos da área jurídica, bem como o recurso ao design thinking (analisando os serviços jurídicos da perspetiva da experiência do utilizador ou beneficiário dos serviços).

A gestão de projetos jurídicos (legal project management) é uma das ferramentas mais úteis na melhoria de processos, em particular no que respeita à previsibilidade dos custos e resultados e ao atingimento dos objetivos. Por exemplo, o recurso ao chamado project charter ajuda a evitar muitos mal-entendidos em torno do âmbito do projeto, entregáveis, etc., mas sobretudo em termos de clareza sobre quais são os objetivos do projeto e quais são as necessidades de negócio que devem ser satisfeitas.

A tecnologia é, obviamente, uma grande parte da melhoria do processo e, geralmente, da melhoria das operações jurídicas. A sua importância é inegável. Contudo, a reflexão feita pelas operações jurídicas coloca um acento especial no mapeamento de processos e na sua melhoria contínua (process before technology), bem como na gestão da mudança e na mudança de comportamentos, tudo para assegurar que a tecnologia representa de facto um ganho.