Como é ser voluntário no Web Summit

  • Tiago Varzim
  • 10 Novembro 2016

Num evento com mais de 50 mil pessoas, ser voluntário é uma espécie de privilégio. Mas este é um processo de meses, com muita informação e etapas até chegar aos dias em que se desfruta da experiência.

Poder participar num evento mundial é uma oportunidade que não é acessível a todos. No entanto, com a vinda do Web Summit para Lisboa, essa porta abriu-se para milhares de jovens portugueses que quisessem fazer parte. Esta é a minha experiência.

Rewind

Até chegar a estes três dias de Web Summit foi necessário trocar emails, informações, dúvidas e anseios. Desde maio, altura em que me inscrevi, até agora devo ter recebido, em média, um email por semana da organização.

Em junho, a ainda cerca de cinco meses do evento, foi quando começou o processo de seleção e a expectativa foi crescendo. São muitas as etapas e, principalmente, as informações a dar: a organização é exaustiva nesse aspeto. Desde informação médica às áreas de formação do voluntário, tudo é considerado para aceitar e, posteriormente, atribuir um lugar a essa pessoa.

web summit volunteers

Foi a 30 de junho que se soube quem estaria no programa de voluntariado do Web Summit 2016. E, logo nesse momento, a informação sobre o evento e as suas dinâmicas começou a ser divulgada com um vídeo da gestora dos voluntários, Sofia Pires.

A falta de informação nunca existiu, pelo contrário: os emails repetiam a informação para que nada nos escapasse. Além disso, existe uma plataforma para os turnos dos voluntários que, tal como a app, apesar de não funcionar a 100%, contém muita da informação necessária.

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A 1 de setembro foi a altura em que pela primeira vez alguns dos voluntários se puderam conhecer. A cerca de dois meses do evento realizaram-se os primeiros encontros para tornar a experiência mais real. Foi na Reitoria da Universidade de Lisboa que começaram os contactos e a experiência de conhecer novas pessoas que serve de base a todo o Web Summit, como tem vincado o fundador Paddy Cosgrave.

Após este primeiro encontro geral, cada equipa foi tendo os seus encontros particulares já focados nas tarefas de cada posto. Ao vivo, mas também no grupo de Facebook (com mais de duas mil pessoas) dos voluntários — principalmente para os voluntários estrangeiros — foi possível começar a estabelecer os laços que depois se formaram durante estes três dias.

No final de outubro a expectativa já era muita e, com a instalação da app, o evento tornava-se cada vez mais real e efetivamente mais próximo de acontecer. Além de recebermos um guia cheio de informação, para consultar em caso de dúvida, durante o próprio evento existia um email automático para nos chamar atenção do nosso turno.

Volunteer Summit

Caso soubesse todos os países que existem no mundo diria que não faltava nem um no grupo de mais de 2.500 voluntários que estão no Web Summit 2016. A afirmação é exagerada, mas é visível a diversidade que a organização conseguiu reunir no Pavilhão 4 onde os voluntários se juntam para começar o seu turno, para ter direito à sua refeição ou beber um café que colmate o Night Summit do dia anterior.

Assim que se coloca a t-shirt de voluntário estamos ao dispor das 50 mil pessoas que decidiram vir ao Web Summit 2016. Os voluntários estão, literalmente, por todo o lado e são o elo de ligação entre a organização ‘profissional’ do evento e os participantes.

E, num evento com esta dimensão, ser voluntário é, acima de tudo, saber dar direções, esclarecer dúvidas e indicar o melhor caminho. Fala-se português, mas essencialmente inglês para que todos percebam. Pode dar-se até o insólito (ou não) de falar inglês com um português tal é o treino intensivo que se tem de fazer de inglês para responder a todos os pedidos.

web summit

Só assim é possível ajudar uma jornalista russa baseada em Lisboa, que escreve sobre desporto, a conseguir aceder ao evento uma vez que não se inscreveu a tempo por causa do excesso de trabalho. Só assim, sem preconceitos e com sentido de ajuda, é possível ajudar um participante a focar-se numa tarefa específica num evento onde nada para, tudo começa e acaba sem respiração.

A língua separa, mas o objetivo de trocar experiências une todos os voluntários. Desde os grupos de equipas que se juntam para uma tarefa até à zona de refeições, as conversas deslizam entre o evento, o background, as aspirações de cada um e para onde vão.

Muitos dizem, depois da experiência, que gostariam de fazer parte da equipa profissional do evento. Não se pode confirmar que isso vai acontecer este ano, mas tem sido habitual nos anos passados. Tanto que, como se pode ver pelo recinto, o Web Summit está a recrutar e ter uma experiência de backstage do evento certamente ajudará no currículo.

A experiência termina esta quinta-feira com uma festa exclusiva para voluntários. É hora de celebrar o trabalho e as histórias que se guardam para depois contar. As inscrições para fazer voluntariado no próximo ano já estão abertas.

Editado por Mónica Silvares

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