BRANDS' ADVOCATUS Proteja os dados dos seus clientes e a sua reputação

  • BRANDS' ADVOCATUS
  • 17 Dezembro 2020

Como proteger, depois de úteis, os documentos e a informação confidencial que os seus clientes lhe confiam? Como aumentar a sua proteção, e a dos seus clientes, perante uma potencial fuga de dados?

Os escritórios de advogados, solicitadores e agentes de execução são tradicionalmente locais de armazenamento de informação confidencial e privada. É algo que está associado às exigências da atividade. No entanto, resultado de várias violações nos últimos anos, a forma como as empresas recolhem, preservam e destroem essa informação está sobre escrutínio crescente, especialmente depois da entrada em vigor do RGPD.

Proteger a sua atividade significa mais do que apenas proteger os documentos dos seus clientes. Se guarda relatórios financeiros, formulários de recursos humanos, recibos de vencimento, contratos, entre outros, o seu escritório pode correr o risco de multas, perda de negócio e risco reputacional, caso essa informação confidencial caia nas mãos erradas.

Nos locais de trabalho de advogados, solicitadores e agentes de execução encontramos inúmeros registos com informação pessoal – sejam dados confidenciais de clientes, de funcionários ou partes envolvidas em processos e ações. A sua reputação dependente da forma como esta informação é recolhida, armazenada e destruída. Num setor que depende da privacidade e da confidencialidade, a realidade é que muitas das violações ocorrem devido a erro, negligência ou ações pouco refletidas por parte de colaboradores. Na verdade, em 2019 o Ponemon Institute, no seu relatório “Cost of a Data Breach” referia que 24% das fugas de dados são causadas por erro dos funcionários. É possível que, como entidade empregadora, possa estar a fazer tudo o que pode, mas basta um funcionário colocar acidentalmente um documento confidencial na reciclagem para deitar tudo por terra. Portanto, com quase um quarto do risco com origem no seu escritório, é necessário garantir que os seus sócios, funcionários e estagiários saibam como identificar, tratar e encaminhar para destruição segura todos os suportes com informação confidencial.

Se contacta ou alguém do seu escritório contactar com estes tipos de documentos, o seu escritório pode correr risco de fuga, perda ou violação de dados: depoimentos, documentos financeiros e relatórios de crédito de clientes, cartas de procuração, autenticação e certificação de documentos, contratos, notificações, relatórios policiais, documentos bancários, relatórios financeiros do seu escritório e documentos de Recursos Humanos. Caso contacte com estes documentos, em suporte físico ou em discos rígidos, não arrisque.

 

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