BRANDS' ADVOCATUS Tem a certeza que os seus dados estão protegidos? Saiba aqui

A evolução da tecnologia e, mais recentemente, a pandemia levaram a que cada vez mais pessoas usassem a Internet para tratar de burocracias, para efetuar pagamentos, para agilizar processos e, ainda, para trabalhar de forma remota. Esta adesão em massa levou a um aumento no fluxo de dados pessoais a circular na Internet e, consequentemente, a um risco maior de violação de segurança dessas informações.

A proteção destes dados passou, por isso, a ter uma maior relevância e é por essa razão que todos os utilizadores, inclusivamente empresas, devem garantir que cumprem o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados – RGPD, a fim de evitarem ter os seus dados expostos. Para isso é essencial garantir a conformidade e a proteção da informação pessoal, mas sabe como fazê-lo?

Há, essencialmente, dez passos que deve seguir para cumprir o RGPD e assim assegurar que os seus dados pessoais ou da sua empresa estão protegidos de possíveis ataques. Saiba quais abaixo.

1. A conformidade é uma responsabilidade de todos

A conformidade com o RGPD é uma responsabilidade de todos os utilizadores. No entanto, no caso de organizações, esta deve começar ao nível da gestão e exige o compromisso de todos os departamentos. É, por isso, fundamental que os gestores entendam as implicações do RGPD, os seus riscos e tenham a capacidade de alocar os recursos necessários para alcançar e manter a conformidade.

2. Formação e sensibilização dos colaboradores

Ainda dentro do tema “conformidade”, as pessoas são consideradas elementos de alto risco numa violação de segurança. A solução passa pelos colaboradores se sensibilizarem e procurarem formação sobre este tema e, no caso de colaboradores de empresas, receberem estas informações para que entendam as suas responsabilidades – e as da sua organização – de forma a reduzir significativamente o risco de uma possível violação de dados.

3. Saber onde estão os seus dados

O acesso transparente a todas as fontes de dados, sejam digitais ou físicas, é um pré-requisito para a construção de um inventário de dados pessoais. Desta forma, o utilizador será capaz de avaliar o grau de exposição a riscos e aplicar regras internas de confidencialidade. O RGPD requer que as organizações sejam capazes de localizar os dados pessoais com precisão e justificar um plano de gestão para esses dados.

4. Conhecimento sobre dados pessoais

Para construir uma matriz de dados pessoais, primeiro deverá ser capaz de defini-los. Caso seja um gestor de equipa ou de recursos humanos, certifique-se de que os seus colaboradores recebem formação frequente e atualizada, de forma a mantê-los a par da necessidade da proteção de dados. É necessário que eles tenham não só a capacidade e confiança para identificar os dados e informação pessoal, mas também tratar toda a informação confidencial com responsabilidade e segurança.

5. Ter um Encarregado de Proteção de Dados (EPD/DPO)

Há determinadas situações em que é obrigatório nomear um EPD, mas mesmo que não esteja obrigado, deve procurar serviços de um EPD, sobretudo se lida com dados pessoais e sensíveis.

6. Conhecer e entender os riscos

O RGPD incentiva uma abordagem ao processamento de dados com base na gestão de risco. No entanto, é importante ter consciência de que, apesar de uma grande parte dos dados e as ameaças correspondentes poderem ser encontradas online, o risco também abrange os dados que se encontram em documentos impressos e registos físicos, como discos rígidos.

7. Conformidade com o RGPD num novo modelo de trabalho

Várias organizações aderiram ao trabalho remoto com a pandemia. Muitas delas optaram até pelo modelo de trabalho híbrido, com funcionários a trabalhar entre casa e o escritório. Obviamente que desta nova realidade resulta um desafio: proteger os dados, independentemente do local de trabalho. Para isso deve seguir alguns cuidados para garantir um teletrabalho seguro.

8. Proteção de dados digitais e físicos

Depois de identificar os riscos, para cumprir o RGPD é essencial implementar uma solução de proteção para os dados que são processados pela sua organização. A seleção dos dados a serem protegidos depende apenas de si, mas isto reduz o risco de erros e violações de segurança e acaba por proteger todos os dados – digitais e físicos – com que lida, ao mesmo tempo que restringe o acesso aos mesmos apenas a pessoas autorizadas.

9. Realização de auditorias regulares

A conformidade com o RGPD é um projeto contínuo. Neste caso, as organizações devem esforçar-se para realizar auditorias aos procedimentos internos e, consequentemente, atualizar os processos de proteção de dados. Realizar a análise de impacto relativa à proteção de dados (AIPD) ajuda-o a analisar, identificar e minimizar sistematicamente os riscos de violações de segurança de um projeto ou plano.

10. Solução Shred-it

A Shred-it oferece serviços que incluem a destruição de documentos, destruição de arquivos e discos rígidos, atendendo às necessidades diárias ou pontuais de cada pessoa/organização, de modo a eliminar de forma segura e definitiva toda a informação confidencial. Além disso, com esta solução estará a aumentar a sua segurança e a cumprir com o RGPD.