BRANDS' ADVOCATUS Proteja os dados dos seus clientes e a sua reputação

Os escritórios de advogados, solicitadores e agentes de execução são tradicionalmente locais de armazenamento de informação confidencial e privada. É algo que está associado às exigências da atividade. No entanto, resultado de várias violações nos últimos anos, a forma como as empresas recolhem, preservam e destroem essa informação está sobre escrutínio crescente, especialmente depois da entrada em vigor do RGPD.

Proteger a sua atividade significa mais do que apenas proteger os documentos dos seus clientes. Se guarda relatórios financeiros, formulários de recursos humanos, recibos de vencimento, contratos, entre outros, o seu escritório pode correr o risco de multas, perda de negócio e risco reputacional, caso essa informação confidencial caia nas mãos erradas.

Nos locais de trabalho de advogados, solicitadores e agentes de execução encontramos inúmeros registos com informação pessoal – sejam dados confidenciais de clientes, de funcionários ou partes envolvidas em processos e ações. A sua reputação dependente da forma como esta informação é recolhida, armazenada e destruída. Num setor que depende da privacidade e da confidencialidade, a realidade é que muitas das violações ocorrem devido a erro, negligência ou ações pouco refletidas por parte de colaboradores. Na verdade, em 2019 o Ponemon Institute, no seu relatório “Cost of a Data Breach” referia que 24% das fugas de dados são causadas por erro dos funcionários. É possível que, como entidade empregadora, possa estar a fazer tudo o que pode, mas basta um funcionário colocar acidentalmente um documento confidencial na reciclagem para deitar tudo por terra. Portanto, com quase um quarto do risco com origem no seu escritório, é necessário garantir que os seus sócios, funcionários e estagiários saibam como identificar, tratar e encaminhar para destruição segura todos os suportes com informação confidencial.

Se contacta ou alguém do seu escritório contactar com estes tipos de documentos, o seu escritório pode correr risco de fuga, perda ou violação de dados: depoimentos, documentos financeiros e relatórios de crédito de clientes, cartas de procuração, autenticação e certificação de documentos, contratos, notificações, relatórios policiais, documentos bancários, relatórios financeiros do seu escritório e documentos de Recursos Humanos. Caso contacte com estes documentos, em suporte físico ou em discos rígidos, não arrisque.

Contrate um fornecedor certificado que lhe permite destruir, em segurança, desde pequenas quantidades a grandes armazéns cheios de documentação, à sua frente ou à frente do seu cliente.

Os serviços da Shred-it, líder mundial na destruição segura de informação confidencial, são a resposta para quem quer garantir a segurança das informações confidenciais e a proteção de dados pessoais. Com emissão de certificado de destruição e com 100% do papel destruído enviado para reciclagem.

Proteja os seus clientes. Proteja a sua atividade. Para saber mais sobre como proteger os seus documentos confidenciais, arquivos e discos rígidos, contacte a Shred-it.