Alternar entre trabalho no escritório e trabalho remoto pode significar maior flexibilidade, mas one size doesn’t fit all. Não faltam desafios no regresso ao escritório.
Depois de meses em trabalho remoto, para muitos foi o regresso ao escritório em modelo híbrido. Não tem sido uma reentrada fácil. “Atravessamos a cidade para nos ligarmos à internet e falarmos via computador com outra pessoa”, conta Artur, nome fictício, funcionário numa operadora de telecomunicações que implementou o regime misto no regresso ao escritório. Reuniões Zoom, com membros da equipa em casa nessa semana, também não têm faltado. “A maior parte das pessoas evita falar ao telefone quando está no escritório, indo para fora do seu lugar ou falando depois, mas isso é completamente impossível quando metade das pessoas estão em remoto. Os open spaces são sítios ainda mais barulhentos, com várias pessoas em reuniões com outras pessoas da empresa”, descreve. “As equipas estavam juntas e agora que toda a gente tem que estar sentada com mais espaço entre os lugares, não há lugares para todos. As contas foram feitas usando a capacidade atual dos edifícios, mas obrigar as pessoas a fazerem uma hora de trânsito para se sentarem numa sala diferente do resto da equipa é altamente frustrante”, acrescenta.
São apenas alguns dos desafios que os colaboradores e empresas — independentemente do setor — enfrentam no regresso ao local de trabalho com parte das equipas a trabalhar à distância e outra a partir do escritório. Um modelo com ganhos de produtividade e satisfação dos colaboradores, apontam os estudos, mas que nem todos acreditam que esteja para durar. Mais de metade dos profissionais (55%) consideram que os atuais regimes híbridos em que trabalham não vão suficientemente longe para gerarem um equilíbrio efetivo entre a vida pessoal e profissional e que não vão durar tanto quanto gostariam, revela a mais recente pesquisa da Robert Walters. Alguns inquiridos disseram, inclusive, que o modelo híbrido não testado “precipitou dias de trabalho mais intensos”. A todos os níveis da empresa. Este regresso ao escritório exigiu muito planeamento por parte das organizações que, em muitos casos, tiveram uma preciosa ajuda da tecnologia. As plataformas para marcação de idas ao escritório entraram no quotidiano de trabalhadores e empresas neste novo mundo do trabalho.
Trabalhar, reunir ou almoçar? Só com marcação prévia
Não faltam “novos desafios”, reconhece Pedro Magarreiro, diretor de pessoas da Galp. “Sabemos que estes modelos [híbridos] acarretam novos desafios, em termos de comunicação, cultura da empresa, espírito de equipa ou gestão de espaços. Antecipando esses desafios, temos vindo a conduzir projetos-piloto em diversas vertentes, numa perspetiva de testar, aprender depressa e ajustar para o bem-estar de todos”, refere. A empresa usa uma ferramenta web, em modo self-service, que permite às pessoas gerirem espaços e serviços, marcando salas de reunião, lugares de estacionamento e até o restaurante. “Mais do que um desafio, a implementação destas ferramentas de gestão é uma oportunidade para otimizar recursos de uma forma sustentável e melhorar o bem-estar e equilíbrio de vida das nossas pessoas”, afirma.
[O objetivo é que a aplicação se torne] uma verdadeira one stop shop para os colaboradores.
Para gerir a presença dos trabalhadores no escritório, também a Nestlé tem recorrido a uma aplicação que desenvolveu no início da pandemia e que permite não só a reserva de secretária, como de estacionamento e refeições no restaurante. “Em paralelo, garante que, em caso de necessidade, temos todos os elementos para assegurar a traceabilidade de eventuais casos de contágio/contacto direto”, salienta Maria do Rosário Vilhena, diretora de recursos humanos da Nestlé Portugal. A app tem revelado ser "extremamente útil na gestão do dia a dia dos colaboradores, mas igualmente na nossa gestão da ocupação do edifício”. Atualmente, a companhia está a desenvolver novas funcionalidades, como a possibilidade de reservar salas de reunião ou pedir serviço de apoio para coffee breaks. O objetivo é que a aplicação se torne “uma verdadeira one stop shop para os colaboradores, a partir da qual possam gerir as suas rotinas quando estão presentes no campus”.
No Grupo Ageas Portugal, uma aplicação interna semelhante — a “Estou aqui” — tem ajudado a manter a ordem no edifício, permitindo aos colaboradores fazerem a marcação de lugares para a data em que pretendem ir ao escritório. “Esta app é bastante importante para uma organização interna eficiente, dando ao mesmo tempo liberdade ao colaborador de escolher quando pretende deslocar-se ao escritório e escolher a sua secretária de trabalho, mantendo o flexwork de dois dias a trabalhar em casa e três dias no escritório com flexibilidade de horários”, explica a diretora de pessoas e organização do Grupo Ageas Portugal, Catarina Tendeiro.
Além destas plataformas de marcação prévia, a Infraspeak fala em outro tipo de soluções que podem facilitar a gestão de trabalho e equipas. “Planeamento e execução de trabalho baseados em sprints e nas boas práticas agile; plataforma central de comunicação interna com grupos de trabalho para cada equipa, projeto ou grupos de interesse; uso de outras plataformas de gestão de trabalho específico por equipa, como o Trello para a equipa de pessoas e cultura", sugere Sofia Matos, head of people & culture da Infraspeak.
Mas ter ferramentas de logística e organização não é suficiente. Pelo contrário, pode até ser demasiado. “Também já experienciei o inverso noutros contextos profissionais, em que demasiados processos e estruturas complexas de tomada de decisão traziam desalinhamento, lentidão, desmotivação e ineficácia no trabalho. Tudo depende de cada circunstância: tamanho de equipa, tipo de trabalho e de negócio, distribuição geográfica, recursos disponíveis, línguas e culturas de comunicação”, alerta Sofia Matos.
As ferramentas de logística e organização são uma ajuda fundamental, mas o que é importante é a adaptação, mentalidade e cultura da empresa.
O rácio espaço disponível versus o número de pessoas é fundamental e determina a forma como as equipas têm de organizar-se. “Quanto menor for, mais desafiante se torna essa organização. As ferramentas de logística e organização são uma ajuda fundamental, mas o que é importante é a adaptação, mentalidade e cultura da empresa. Se houver equilíbrio entre estas vertentes, tudo é possível. É apenas diferente da realidade a que estávamos habituados”, reforça Pedro Magarreiro, da Galp.
Escritórios adaptados à nova dinâmica
Há quem aposte na renovação dos espaços de trabalho, de maneira a que os próprios escritórios reflitam os novos modelos híbridos. O recém-inaugurado edifício do Grupo Ageas Portugal, em Lisboa, que começou a ser construído mesmo antes da pandemia, tem como objetivo ser um local adequado e adaptado às circunstâncias de trabalho atuais e futuras. “Uma das primeiras premissas deste modelo híbrido foi o free sitting em que cada colaborador escolhe o espaço de trabalho adequado às suas necessidades diárias, podendo optar pela habitual secretária individual, por um espaço colaborativo mais informal, por uma sala de reuniões mais formal ou mesmo um local com isolamento acústico para maior privacidade e concentração.
É claro que para implementar este modelo tivemos de promover algumas mudanças junto dos colaboradores com foco no conceito de secretária limpa e uma cultura 100% paperless”, avança Catarina Tendeiro. Um novo escritório que resolve o cenário de condições de trabalho que Artur descreve no regresso ao escritório da operadora para a qual trabalha. “Passámos um ano a trabalhar em conforto, com boa iluminação e em cadeiras confortáveis (as que compramos para nossa casa). Agora voltamos às cadeiras do escritório, à lâmpada que tem o arrancador estragado e vai cintilando, e aos colegas que assobiam, cantarolam e interrompem”, conta.
Tivemos de promover algumas mudanças junto dos colaboradores com foco no conceito de secretária limpa e uma cultura 100% paperless.
Não é o único a descrever um regresso atribulado q.b. “Vou ao escritório, mas continuo a ter reuniões por videochamada com a minha equipa. Não vamos para uma sala de reuniões, ligamos o Skype, porque há sempre alguém que está em teletrabalho ou porque não podemos estar todos numa sala de reuniões, que nem sempre estão vagas. Não estamos a aproveitar o escritório e aquele que poderia ser realmente um momento colaborativo, mais descontraído e que favorece a socialização pessoal, que tanta falta fez”, considera Júlio (nome fictício), que trabalha no setor financeiro.
A flexibilidade está assegurada?
Alternar entre trabalho no escritório e trabalho remoto pode significar maior flexibilidade e ser uma maneira de potenciar o bem-estar das pessoas. Mas, one size doesn’t fit all. As soluções não servem todas as empresas e não conseguem satisfazer as necessidades e desejos de todos os colaboradores. Embora o trabalho híbrido seja a solução que junta mais adeptos — sobretudo entre os grupos etários mais jovens, entre os 18 e 24 anos, entre os 25 e 34 anos e entre os 35 e 44 anos —, as gerações acima dos 45 mostram-se, por sua vez, mais resistentes a esta tendência. Apesar das diferenças entre escalões etários, 73% dos portugueses afirmam não querer voltar a ter um trabalho 100% presencial. Os moldes variam: 42% gostaria de ver implementado um sistema híbrido na sua empresa; e 27% de trabalhar de forma 100% remota. Mas há, pelo menos, 31% dos portugueses que anseiam trabalhar no escritório a tempo inteiro, segundo o estudo levado a cabo pela Bloom Consulting Portugal, que envolveu mais de mil inquéritos a profissionais dos 18 distritos do país.
“Voltámos ao escritório em regime híbrido, alternando entre duas semanas em casa e duas semanas no escritório. Se eu quiser ir ao escritório num dia que não seja da minha semana, simplesmente não posso. Se alguém responsável pela área da Covid estivesse a patrulhar e me visse lá, iria mandar-me imediatamente para casa. Além disso, nas semanas em que vou ao escritório, há horários para almoçar na cantina. Há um turno das 14H30 às 15H00. Quero ter liberdade de poder almoçar à hora que eu quiser. É demasiado rígido", lamenta Maria, nome fictício, que trabalha na área da consultoria.
Luísa, nome fictício, tem outro desafio: não consegue trabalhar no escritório. A empresa onde trabalha, da área da banca, ainda não estabeleceu as regras do regime híbrido. “As pessoas simplesmente vão aparecendo quando querem”, diz. No caso da equipa onde está inserida é um pouco diferente. “Para ir trabalhar para o banco seria preciso arranjar uma desculpa esfarrapada, porque a minha chefe não aceita que queiramos ir ao escritório. É o outro lado da moeda, não há meio termo”, afirma.
Mais do que flexibilidade, personalização
A head of people & culture da Infraspeak, não poderia estar mais em desacordo com os sistemas que obrigam os colaboradores a estar em determinado sítio, um certo número de dias por semana ou das tantas às tantas horas. “Não trabalhamos nem acreditamos num modelo híbrido, com regras que vão para além das recomendações e limites obrigatórios definidos pelas autoridades de saúde, o que parece ser agora o modelo mais falado, defendido e comum. É o caso de regras como a rotatividade obrigatória de equipas ou a definição obrigatória dos dias e horários para vinda ao escritório, por exemplo, que impõem a forma como todos devem viver a flexibilidade de poder trabalhar a partir de casa ou num espaço comum. Fixar a flexibilidade desta forma acaba por ser um contra-senso”, defende a líder de pessoas da tecnológica que, desde o seu início, se assume como remote friendly.
“Na Infraspeak, o foco são as pessoas e cada uma tem necessidades específicas e fluxos de trabalho próprios. Por isso, optámos, desde o início, por um modelo a que chamamos flexible remote, em que dentro das exigências de cada função e das limitações de legislação de cada país, predominam a liberdade e a flexibilidade na gestão do horário e do local de trabalho”, explica Sofia Matos. Neste modelo, cada colaborador só precisa de ir ao escritório se e quando quiser ou precisar. Poderá ir, por exemplo, para fazer uma formação, participar numa atividade de team building ou ter uma reunião. Ou pode ir porque simplesmente prefere trabalhar no escritório. “Temos Infraspeakers a trabalhar 100% remotamente, outros 100% no escritório, mas a maioria prefere ir usufruindo da flexibilidade de poder escolher, consoante as suas necessidades e preferências. Mais do que híbrido, o nosso modelo de trabalho é personalizado e flexível.”
Regras como a rotatividade obrigatória de equipas ou a definição obrigatória dos dias e horários para vinda ao escritório (...) impõem a forma como todos devem viver a flexibilidade.
Personalização é também a palavra que melhor descreve o regime da Bolt. Ainda que a companhia gostasse que as pessoas voltassem aos escritórios — que estão preparados para um regresso híbrido —, compreende os colaboradores que prefiram trabalhar a partir de casa, ou de outro local. “Respeitamos se for essa a decisão tomada”, garante Janis Sadinovs, people & culture partner da Bolt. “Seja qual for a opção escolhida procuramos que, acima de tudo, os colaboradores se sintam confortáveis com o modelo de trabalho que adotam, de forma a garantir o seu bem-estar pessoal e profissional”, acrescenta.
Também na Nestlé, o regresso ao escritório está a ser feito de forma gradual. Numa cultura de empowerment, que promove autonomia e responsabilidade, compete a cada pessoal gerir a forma como trabalha e a partir de onde trabalha. “Vamos continuar a promover a flexibilidade do trabalho neste período pós-pandemia, sendo que, tal como já acontecia, não definiremos um número mínimo de dias de trabalho presencial. Nesta primeira fase mantemos a capacidade do campus limitada a 50% da população”, adianta Maria do Rosário Vilhena.
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