BRANDS' PESSOAS A importância do espaço de trabalho

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  • 19 Agosto 2019

Rui Correia, EY Senior Manager, questiona sobre o espaço de trabalho é importante na produtividade? Precisamos todos de um escritório pouco convencional como os das companhias de Silicon Valley?

Não é exagerado dizer que atualmente, com toda a corrente moda e onda de admiração em torno das startups e da chamada ‘StartUp Culture’ e toda a pressão e ênfase na diversão no local de trabalho trazida pelos millennials, muitas organizações estão a olhar para a sua cultura e o seu espaço físico de trabalho e a pensar o que podem mudar.

Nos últimos anos a inovação em termos de design de espaços de trabalho tem trazido muitas ideias novas e até há pouco tempo impensáveis. Mesas e cadeiras são substituídas por ‘puffs’, bancos corridos ou ‘pods’ para dormir a sesta. A modernidade do espaço de trabalho tornou-se sinónimo de escritórios trendy e pouco convencionais como os da Google ou Facebook, mais toda a miríade de startups de Silicon Valley.

 

Mas é o espaço de trabalho assim tão importante? E será que precisamos todos de ter um escritório pouco convencional como os das companhias de Silicon Valley?

Work Pods nos Escritórios Google Austrália

 

Comecemos pelo início. Cada um de nós passa cerca de 8h por dia no escritório – próximo de 2 000 horas por ano. Por isso, sim, ter um sítio para o qual se tenha vontade de ir e onde dê gosto estar é importante para a saúde e conforto dos trabalhadores, para além de ser crucial para a sua produtividade e eficiência.

O espaço físico, a sua apresentação e disposição, é muito mais que um aspeto prático ou de mera decoração. Otimizar o layout do escritório é uma tática eficaz para aumentar a flexibilidade para as pessoas e o trabalho, para atrair talento, para evidenciar e demonstrar a cultura e valores da organização e para fomentar a criatividade e produtividade.

 

É importante não esquecer que o escritório não e apenas funcional; é uma ferramenta de comunicação que passa uma mensagem a trabalhadores e clientes sobre o que esperar da empresa. É uma poderosa ferramenta para inspirar os colaboradores na cultura da organização.

Mas para atingir estes objetivos precisa de ser extravagante? Estudos de várias organizações americanas (FastCoExist.com entre outros) apontam para que não. Não são necessários layouts loucos ou extravagantes para fomentar a criatividade e a produtividade.

Dito isto, a definição do espaço físico de trabalho é bem mais complexa do que pode parecer à primeira vista e pode suscitar tantos problemas como os que procura resolver.

Nos anos 60/70, um escritório moderno era uma floresta de cubículos. Nos anos 90 começaram a ser experimentados os open space com resultados encorajadores. A farmacêutica GSK registou uma redução de 50% no tráfego interno de emails com a transação para open space e viu também os processos de tomada de decisão tornarem-se 25% mais rápidos, dado que as pessoas falavam umas com as outras, em vez de enviarem emails para a frente e para trás. Os resultados foram também financeiros uma vez que esta nova forma de organização do escritório consegue acomodar mais gente em menos espaço e com menor necessidade de mobiliário e, com isso, o mote estava lançado.

 

É certo que a organização em open space é bastante facilitadora da comunicação e colaboração, mas é também um tipo de organização de escritório que praticamente elimina a privacidade, tanto no que toca a conversas entre pessoas, presenciais ou telefónicas, ou mesmo quanto à consulta de documentação. Não pode ser por isso encarado como a solução única.

É por exemplo impossível ter a equipa de recursos humanos no mesmo open space que outra qualquer área, dada a natureza sensível da documentação aí manuseada. Do mesmo modo, enquanto é muitíssimo produtivo e facilitador da colaboração ter a equipa de testes de software perto da equipa de desenvolvimento do mesmo, se a equipa comercial necessitar de silêncio para efetuar chamadas importantes, não poderá partilhar o espaço com as anteriores.

E se optamos por um espaço aberto, devemos também adotar o cada vez mais em voga ‘hot desking’? O conceito de hot desk é o da inexistência de espaços ou lugares definidos para cada colaborador. O racional por detrás desta corrente tem a ver com a facilitação do trabalho por projeto, em que as equipas não são sempre as mesmas para todos os projetos e assim se possibilita a rotatividade de lugares e o agrupamento das pessoas em função das necessidades.

Ainda que seja uma solução bastante atrativa para diversas empresas, a sua adoção não deve ser feita de ânimo leve; diversos estudos falam do ‘Place Attachment’ e do seu impacto na motivação e produtividade. O place attachement refere a ligação que se cria entre os colaboradores e o seu espaço físico de conforto (a secretária, o seu ‘canto’ do escritório, etc.). Ao ser interrompida por via de uma reorganização pode causar um sentimento de perda e levar a tentativas de sabotagem da mudança ou mesmo à quebra do laço emocional com a organização.

A única forma de encontrar uma disposição do espaço adequada é a de a organizar em função das necessidades das equipas, sem tentar uma solução única que se adeque a todas as situações e nunca esquecendo que o espaço físico é um embaixador da cultura e deve refletir os valores da organização.

 

Fica então claro que o processo de adaptação do espaço de trabalho aos desafios atuais é uma necessidade, mas uma que requer um cuidado planeamento e um aconselhamento sério, para não criar mais dificuldades do que benefícios. Se está prestes a embarcar nesta viagem, não hesite em planear bem antes de decidir.

Escritório Nefa Architects

 

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