Escritório. O novo ‘clube’ colaborativo à espera da chegada de membrospremium

Investiram em alguns casos milhões de euros num novo conceito de escritório mais colaborativo e híbrido, mas a evolução da Covid-19 está a ditar o ritmo do regresso dos trabalhadores às empresas.

Escritórios da Nestlé em Carnaxide - 15JUN21

O dia no escritório começa com uma reunião no jardim exterior, seguida de ronda de chamadas numa das phone booths espalhadas pelo edifício. A meio da manhã, pausa para passear o cão no jardim ou marcar uma massagem no espaço de wellness ou uma sessão de ioga no de mindfulness… Quando a pandemia o permitir será esta a nova realidade de parte dos cerca de mil colaboradores da Nestlé baseados na sede, em Linda-a-Velha, no concelho de Oeiras, onde a multinacional investiu 11 milhões de euros para criar um “ninho”.

E não foi a única. No mesmo concelho, a PHC Software investiu 12 milhões, numa operação conjunta com o Tagus Park, na sua nova casa mãe. Na Natixis os cerca de 1200 trabalhadores estão a regressar ao hub no Porto, onde não faltam Labs ou até uma horta no telhado. São os novos escritórios “clube” à espera do regresso dos seus sócios trabalhadores.

As obras para transformar a sede da Nestlé num ninho arrancaram ainda antes da Covid-19 atingir Portugal que nem um tsunami e até aceleraram quando a crise sanitária ditou a ida dos colaboradores da sede para casa. Passado mais de um ano, as diferenças são visíveis: não faltam espaços para trabalhar de forma isolada e concentrada - há seis silent areas e 21 cocoons-, nem zonas reservadas para fazer chamadas (phone booth) e são muitas as áreas de convívio com o café powered by por cada uma das marcas da multinacional. A da Starbucks será no jardim, mas em meados de junho, os trabalhos no exterior continuavam em pleno, com mini retroescavadoras a constrir os cerca de 600 metros de circuito pedonal em torno do edifício, e ultimavam-se ainda detalhes das salas de reunião.

Não fosse o ruído das máquinas, reinava o silêncio no edifício de 14.700 metros quadrados, onde apenas um número reduzido de colaboradores - alguns em formação - podia usufruir do espaço onde não faltam jardins verticais, zonas para deixar o pet e onde será instalado um sistema de tratamento do ar com algas. Há que aguardar luz verde para o regresso ao ninho. “As pessoas estavam muito ávidas de regressar ao escritório e do convívio com os colegas. Para nós a ideia será, até termos imunidade de grupo no país, andarmos à volta de 50% de ocupação do edifício e depois disso retomarmos as atividades”, adianta Maria do Rosário Vilhena, diretora de recursos humanos da Nestlé Portugal.

Responder a modelos híbridos de trabalho

Planos de regresso que, claro está, dependem do evoluir da pandemia, situação que mantém o teletrabalho obrigatório, sempre que as funções o permitam, em vários concelhos do país. Será o retorno a um escritório pensado para novos modelos de trabalho, de colaboração. “Na Nestlé já estávamos muito focados no conceito de flexibilidade, as pessoas podem trabalhar a qualquer hora, a partir de qualquer lugar, desde que entreguem”, diz Maria do Rosário Vilhena. “Quisemos que o escritório fosse reposicionado nesse sentido, não para um espaço onde tenho a obrigação de ir todos os dias, mas onde vou porque a experiência é agradável e, sobretudo, porque potencia esta nova forma de estar e trabalhar.”

Trabalhar a partir de casa era há muito uma realidade na Nestlé, mas a vinda do centro de serviços partilhados para Linda-a-Velha - que implicou acolher mais cerca de 400 pessoas acelerou a reconfiguração da sede. “O edifício tem capacidade para aproximadamente mil pessoas, mas não temos mil secretárias - temos uma desk sharing à volta dos 30% - o que significa que se vier toda a gente no mesmo dia não vamos conseguir sentar todos. A ideia é precisamente esta: não vir todos os dias”, reforça a responsável de RH.

"Quisemos que o escritório fosse reposicionado, não para um espaço para onde tenho a obrigação de ir todos os dias, mas para onde vou porque a experiência é agradável, mas, sobretudo, porque potencia esta nova forma de estar e trabalhar.”

Maria do Rosário Vilhena

Diretora de recursos humanos da Nestlé

Na PHC Software o regresso ao escritório será num modelo híbrido. “É um modelo simples e altamente personalizado, em que existem dois dias de presença obrigatória no escritório para trabalho coletivo e criativo, sendo os restantes três dias flexíveis e personalizáveis e definidos à medida de cada função”, diz Ricardo Parreira, CEO da PHC Software. “Os colaboradores têm direito a dois períodos full remote de 30 dias, podendo trabalhar nesse período a partir de qualquer lugar se assim o entenderem.”

A decisão surge depois de ouvidos os colaboradores: “mais de nove em cada dez pessoas escolheu um modelo com presença no escritório”, revela. “O importante é que esse modelo não seja rígido ao ponto de estragar a experiência e foi isso que tivemos em conta: um modelo com a flexibilidade necessária para se adaptar a cada pessoa, cada equipa e cada função de forma a atingir o melhor desempenho e felicidade.”

Um modelo que a pandemia acelerou, depois de há dois anos a companhia ter iniciado o projeto House of Digital Business: “um escritório de colaboração e cultura, que acreditamos ser o futuro natural de uma empresa.”

Regressar ou não

Meses confinados e a trabalhar a partir de casa, muitos colaboradores das duas uma: ou estão ansiosos por retornar ao escritório ou descobriram que preferem trabalhar à distância. “É importante criar melhores condições para trabalhar no escritório do que as que existem em casa. Fazer com que seja melhor trabalhar num local com condições de topo para um rendimento de topo”, argumenta o CEO da PHC Software. E o investimento feito na sede visa responder a esse anseio.

Ricardo Parreira descreve um dia típico no novo escritório da empresa de software. “Chega-se e tem-se sempre lugar para estacionar o carro, podemos vir ao ginásio e tomar o pequeno-almoço gratuito que é servido no foodcourt. Tem-se todas as condições no seu espaço de trabalho, com conforto acústico, ergonómico e visual. Ao almoço pode desfrutar a vista para o mar numa das varandas tipo esplanada. De tarde tem um evento no auditório, uma reunião numa das salas de criatividade, vai ler um livro na biblioteca digital, e ao final do dia pode beber uma cerveja com os colegas no nosso espaço exterior com um pôr do sol incrível”, destaca. “É esta a experiência que estamos a criar. Dias incríveis, em que a pessoa se sente bem, sente que aprende constantemente e que o seu contributo tem um impacto.”

"É praticamente impossível replicar digitalmente o efeito da oxitocina, que é a hormona da experiência social. Se juntarmos a isto que interação social é um dos aspetos que mais provoca a criatividade, os novos escritórios são espaços para onde as pessoas quererão vir se entenderem como impactam positivamente a sua função.”

Ricardo Parreira

CEO da PHC Software

Ricardo Parreira defende o trabalho colaborativo no mesmo espaço físico como impulsionador de criatividade. “É importante considerar o efeito que a socialização tem em nós. É praticamente impossível replicar digitalmente o efeito da oxitocina, que é a hormona da experiência social. Se juntarmos a isto que interação social é um dos aspetos que mais provoca a criatividade, os novos escritórios são espaços para onde as pessoas quererão vir se entenderem como impactam positivamente a sua função”, argumenta.

O mesmo acredita Maurício Marques. Se na Natixis Portugal já vigorava há vários anos uma política de trabalho remoto, que permitia aos colaboradores trabalharem a partir de casa alguns dias por semana, na pós-pandemia esta lógica de trabalho será reforçada. O diretor de recursos humanos da Natixis explica porquê. “Com a experiência que temos vindo a adquirir, pretendemos manter ou até alargar esta política, assegurando que as equipas encontram no escritório tempo e espaço para se conhecerem, interagir e pôr em prática a sua inteligência coletiva”, defende.

Mas há estudos que apontam que muitos trabalhadores estão renitentes em regressar e muitos admitem até demitir-se, caso a empresa não lhes ofereça opções híbridas de trabalho, pelo menos nos EUA. Em Portugal, um estudo do ManpowerGroup, a que a Pessoas teve acesso, parece indiciar que o desejo do regresso está, sobretudo, do lado dos empregadores: 74% admite privilegiar o modelo presencial durante os próximos seis a 12 meses. Será que um escritório renovado faz a diferença? “Tenho colegas que me dizem que têm gente que não quer vir: eu tenho o problema contrário, tenho toda a gente a querer vir e eu não os posso ter”, garante Maria do Rosário Vilhena, da Nestlé.

“Mais do que oferecer um espaço para trabalhar, procuramos sempre oferecer às equipas um ambiente onde estas se sintam bem e à vontade para explorar os seus interesses. Temo-lo feito com a criação de comunidades, do Natixis Urban Garden, de projetos de responsabilidade social e de espaços agradáveis de convívio”, exemplifica Maurício Marques.

Após um novo longo período com os trabalhadores em casa, a Natixis planeia o regresso dos mais de 1200 colaboradores ao hub no Porto. À semelhança do que sucedeu na primeira fase de desconfinamento, a empresa começou por ter “o escritório disponível para quem quisesse utilizá-lo” e depois, “progressivamente, e de forma alternada”, trazer as equipas para o escritório, “pelo menos um dia por semana”, ao mesmo tempo que está a preparar os trabalhadores para as mudanças que vão encontrar. O hub está bem diferente do que tinham pré-Covid. “Temos apostado na crescente integração de espaços que promovam a interação e a geração de ideias em grupo”, diz o diretor de RH.

"Porque continuamos a crescer, iremos avançar, muito em breve, com a remodelação de dois novos pisos que terão um conceito altamente disruptivo e inovador, em linha com este desenvolvimento dos Labs.”

Maurício Marques

Diretor de recursos humanos da Natixis

Labs (laboratórios) com temas específicos - Focus Lab, o Sports Lab ou o Green Lab - e dedicados ao trabalho colaborativo têm ganho terreno. “Estes laboratórios vieram substituir algumas das nossas salas de reuniões mais standard, trazendo para o ambiente de escritório espaços inspiradores, temáticos, que fomentam o diálogo, brainstorming e cocriação dentro das equipas”, explica. “Não existe a típica mesa e cadeiras de escritório, mas bancadas, bancos corridos, quadros móveis e paredes de post-its, envoltos em temáticas que não estão diretamente ligadas ao trabalho e áreas de negócios da Natixis”, descreve. “Mais do que nunca, estes espaços ganham uma enorme relevância, pois num cenário de trabalho híbrido, quando os colaboradores vêm ao escritório, vêm para trabalhar em equipa, com os seus colegas, deixando as tarefas mais individuais e de foco para os dias em que estão a trabalhar a partir de casa.”

No ano passado o edifício, com uma área total de 11.685 metros quadrados, distribuídos por três pisos, foi objeto de uma “reformulação total de um destes pisos, incluindo novas áreas de open space, mas apostando essencialmente na criação de grandes espaços comuns”, descreve. Desde o bar e cantina, a um novo auditório e espaço de eventos aberto e multifuncional, que se pode adaptar a eventos de várias dimensões, desde pequenos team building a eventos internos ou externos de larga escala, sejam presenciais, em streaming ou formato híbrido. Um make over que vai continuar. “Porque continuamos a crescer, iremos avançar, muito em breve, com a remodelação de dois novos pisos que terão um conceito altamente disruptivo e inovador, em linha com este desenvolvimento dos Labs”, revela Maurício Marques.

O futuro do escritório é já hoje

"O escritório passará a ser um clube, um local onde os colaboradores têm orgulho de pertencer e onde desenvolvem as ideias mais brilhantes", acredita Duarte Aires, CEO da Vector Mais. E dá como exemplo desta “nova filosofia” o projeto que a empresa, que desenvolve projetos de desenho e construção de espaços interiores, criou para a farmacêutica Novo Nordisk, na Quinta da Fonte. “Criámos um escritório em regime de hot desking, dividido em três zonas principais: uma informal, que promove os encontros casuais e a criatividade; uma de colaboração, onde uma equipa se pode reunir para desenvolver um projeto, e uma de foco, quando alguém pretende trabalhar e não ser interrompido. Tudo isto complementado por várias áreas lounge, phone booths, plantas e uma cafeteria repleta de luz natural”, descreve.

Projetos não faltaram durante a pandemia, tanto que a empresa reforçou a equipa de engenharia. “Com a pandemia, muitas empresas aproveitaram o teletrabalho para iniciarem projetos de remodelação das suas instalações, sem que houvesse disrupção dos seus serviços, visto as pessoas estarem em casa a trabalhar. Também começaram a dedicar ainda mais atenção ao escritório como uma manifestação física dos seus valores e identidade”, diz Duarte Aires.

“O escritório está a deixar de ser apenas um local para executar tarefas e exercer o presentismo, para se transformar num fórum para a partilha de ideias e criatividade”, diz. Nem vão encolher. Serão sim, diferentes. “Sem lugares dedicados a cada trabalhador e com mais áreas de colaboração”, opção que “em muitos projetos, representa mais de 40% da área de ocupação total do escritório”, refere.

“Esta nova configuração vai permitir às em presas contratar mais pessoas sem terem a necessidade imediata de aumentar a área do escritório, porque as equipas vão estar num modelo de rotatividade natural, juntando-se nos momentos verdadeiramente essenciais.”

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