Canais de denúncia: 5 erros que as empresas ainda vão a tempo de evitar

Escassos dias após a entrada em vigor do diploma de Proteção de Denunciantes de Infrações, é importante consciencializar as pessoas coletivas, que empreguem 50 ou mais trabalhadores, nas quais se incluem o Estado, sobre alguns erros que podem ser facilmente evitados aquando da implementação de canais de denúncia. Vejamos:

1. Designar o DPO como responsável pelo canal de denúncia:

Desde logo, fazer recair sobre o DPO incumbências na gestão do canal de denúncias, cuja responsabilidade e deveres de independência e imparcialidade estão bem definidos no RGPD, é esvaziar o seu papel principal, uma vez que o cumprimento de tarefas inerentes a estas novas funções, sobretudo com as especificidades previstas no RGDPI, poderá gerar situações conflituantes, algo expressamente proibido pelo RGPD.

Se não veja-se, como atuaria um DPO, se no âmbito das suas novas funções, tivesse que realizar o seguimento de uma denúncia interna baseada numa violação de dados pessoais?

Do mesmo modo, um denunciante ver-se-ia tentado, desnecessariamente, a recorrer diretamente a canais de denúncia externa, pois teria motivos para crer que a infração não poderia ser eficazmente conhecida ou resolvida a nível interno ou que poderia existir um risco real de retaliação.

2. Ignorar se a denúncia integra o rol das infrações-tipo:

Resulta do RGDPI, que as entidades obrigadas têm agora duas novas obrigações: a de receber as denúncias, mas sobretudo dar-lhes seguimento. Dar seguimento, significa essencialmente, praticar os atos internos de investigação para averiguação de indícios da prática das infrações, constantes do art.º 2 daquele diploma.

Tal significa que os responsáveis pela gestão de denúncias, terão um papel essencial no escrutínio e julgamento dos atos ou omissões que podem consubstanciar as referidas infrações, não podendo por isso, fazer tábua rasa do conteúdo das denúncias recebidas, tendo a obrigação de averiguar se existe um fundamento sério para crer que as informações são, no momento da denúncia, verdadeiras, tratando-se de infrações já cometidas, que estejam a ser cometidas, ou cujo cometimento se possa razoavelmente prever.

Finda a investigação, verificando-se a inexistência de fundamento, e não sendo necessária a comunicação à autoridade competente para investigação da infração, o responsável deve arquivar a denúncia, dando-se por findo o processo, evitando desta forma a alocação de recursos e custos desnecessários, mas também, a remessa massificada às autoridades competentes.

3. Conservar dados desnecessários:

Também aqui, o RGPD tem impacto na forma como os dados são tratados para efeitos de receção e seguimento de denúncia. No âmbito destas diligências, o responsável deve eliminar, caso entenda pertinente e adequado, todos os dados pessoais que se julguem desnecessários à investigação da denúncia, cumprindo o princípio da minimização dos dados plasmado no RGPD.

4. Tratar da mesma forma as violações dos Códigos de Conduta internos e as denúncias ao abrigo do RGPDI:

Embora seja inquestionável a conexão existente entre o RPDI e o Regime Geral de Prevenção da Corrupção, é necessário que as entidades abrangidas por ambos os diplomas tenham presente que o incumprimento de uma norma constante do Código de Conduta que integre o Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas não implica, necessariamente, que o denunciante utilize o canal de denúncia para comunicar uma irregularidade, porquanto, uma violação ao Código de Conduta poderá não coincidir com o leque de infrações previstas no art.º 2 do RPDI.

Para tanto, será necessário que as organizações capacitem os seus trabalhadores e quadros dirigentes, no sentido de os formar sobre o âmbito de cada um destes regimes e respetivas implicações práticas.

5. Não implementar um canal de denúncia devido à circunstância de o MENAC não estar ainda em pleno funcionamento:

Por fim, mas não menos importante, o facto de não ter sido ainda definitivamente instalado o MENAC, entidade responsável pelo processamento e aplicação das coimas decorrentes da violação do RPDI, tal circunstância não exonera as organizações abrangidas pelo diploma, porquanto, para além de o Conselho de Prevenção da Corrupção continuar em funções, prevê-se ainda a competência de outras entidades com competência sancionatória, nomeadamente, no âmbito dos regimes de proteção de informações classificadas, ou segredo profissional dos jornalistas.

A implementação do canal de denúncia, apesar de representar uma oportunidade para aperfeiçoar a cultura ética organizacional, traz também consigo um conjunto de implicações que não podem ser ignoradas pelas entidades abrangidas pelo diploma, sob pena de cumprirem de forma irregular as novas obrigações legais, pelo que, este tema deve ser uma prioridade na agenda das organizações.