Devemos embarcar na trend dos escritórios virtuais?

Os escritórios virtuais têm vindo a ganhar terreno devido às suas características que facilmente se cruzam com as necessidades de teletrabalho e trabalho remoto, em constante crescimento. Nos últimos anos, Portugal tornou-se um dos destinos mais procurados por quem pode trabalhar dessa forma, e não faltam listas em que Lisboa segue no topo das cidades mais atrativas para trabalhadores remotos.

Alguns destes profissionais procuram instalar-se no país, outros querem um sítio de passagem para o próximo destino – mas todos eles certamente precisam de um “escritório”, quer venham a título individual ou pretendam sediar a sua empresa em Portugal. É por isso que o LACS dispõe a modalidade de escritórios virtuais, à semelhança do que já se pratica noutros países que sentiram o hype do nomadismo digital e do trabalho remoto mais cedo.

O conceito de escritório virtual é ser um espaço de trabalho de base (mas virtualmente), que permite ter morada fiscal e alugar à medida das necessidades de cada um, o que oferece aos empresários grande parte dos benefícios de um imóvel, mas com custos gerais muito mais baixos. A utilização de escritórios virtuais significa que as empresas podem alocar custos poupados noutras áreas de negócio mais essenciais ao seu crescimento.

E porquê escolher um espaço virtual quando é possível ter um escritório físico? Os aspetos positivos falam mais alto: poupança nos custos fixos, flexibilidade para diferentes negócios e startups, e também o facto dos fatores legais e de comunicação formal poderem estar assegurados, como morada, acesso a salas de reunião a preços especiais e receção de correio.

Embora tanto os escritórios virtuais como os escritórios tradicionais tenham benefícios estes apenas são vantajosos se se tiver em conta as características e necessidades taylormade para cada situação – dimensão da equipa, natureza do negócio, disponibilidade de capital, cultura da empresa, sem esquecer qualidade de vida e preferências da organização. Quem opta por escritórios virtuais, deverá certificar-se de que existe uma estrutura por detrás que confere a satisfação de todas as necessidades inerentes à empresa, para permitir que se colham os benefícios propostos.

Os escritórios virtuais podem ainda ser muito eficazes para certas reuniões presenciais, e fazem essencialmente a ponte entre o trabalhador à distância e um espaço de escritório com um serviço completo. Oferecem ainda a possibilidade de customização, permitindo às empresas contratarem apenas o que precisam e quando precisam.

A ideia tradicional de um escritório tem vindo a sofrer com as novas dinâmicas de trabalho, e são poucas as pessoas que voltaram em full-time aos locais de trabalho, uma vez que existem muitos profissionais que podem e/ou escolhem ficar em teletrabalho permanente.

Alguns aspetos negativos apontados por estrangeiros que vêm para Portugal em regime de trabalho remoto são as dificuldades impostas pela burocracia – algo que se pretende mitigar ao permitir que se use uma morada profissional com o escritório virtual, bem como um local para receber correspondência das instituições estatais e bancárias.

Frequentemente, é apontado o facto de ser difícil implementar uma cultura de empresa quando se está em trabalho remoto, mas no LACS fazemos um esforço diário para criar uma comunidade coesa e contamos já com mais de 80 empresas no registo virtual, (para além das mais de 120 empresas em regime de escritórios privados e cowork).

O setor do trabalho e dos espaços partilhados tem ainda muito a aprender com os nómadas digitais, com a partilha de experiências e novos modelos de funcionamento e com a diversidade de talento. Um escritório virtual pode ser o cartão de visita físico que confere profissionalismo à empresa, mantendo uma flexibilidade e leveza para os seus trabalhadores e colaboradores.

Esta tendência ganha popularidade em pequenas empresas e startups, e acreditamos que no fim do dia, irá haver um crescimento cada vez maior atraído pelos benefícios as restantes empresas vão cada vez mais aderir atraídas pelos benefícios, flexibilidade e poupança em custos fixos.