Aquela reunião (que podia ser um email) está a ter custos para a sua empresa

Já alguma vez pensou ou ouviu algum dos seus colaboradores queixar-se de que a longa reunião que acabaram de ter poderia ter sido apenas um email? Ou que o tema poderia ter sido tratado em metade do tempo? É provável que sim. E essas reuniões desnecessárias ou demasiado longas podem ter uma fatura pesada na sua empresa.

As contas foram feitas. A redução de reuniões desnecessárias poderia poupar à sua organização cerca de 25.000 dólares – o equivalente a 25.758 euros – por empregado. O que significa que, para uma equipa de 100 pessoas, a poupança poderia ascender a 2,5 milhões de euros anuais, revela o estudo “The cost of Unnecessary Meeting Attendance”, elaborado pela University of North Carolina Charlotte em conjunto com a Otter.ai.

“O tempo gasto em reuniões aumenta à medida que os trabalhadores sobem na hierarquia da organização. Os gestores, que o estudo definiu como tendo, pelo menos, quatro reuniões [semanais], assistiram a mais 6,9 reuniões, que se traduzem em mais 8,5 horas por semana”, mostra a investigação, divulgada pela INC.

Para saber quanto pode estar a perder numa reunião demasiado longa, já existem algumas ferramentas online que o ajudam a calcular os gastos, como é o caso da Readytalk ou da Meetingking. Nestas plataformas, pode registar o tempo das reuniões, o número de participantes, e, com isso, calcular o custo de cada reunião, tendo por base o salário de cada trabalhador.

Mas a redução das reuniões não só proporciona uma oportunidade de reduzir custos para a empresa, alerta a investigação. Permite também uma utilização mais eficaz do tempo dos seus funcionários, o que se pode traduzir numa melhoria da sua “produtividade” e até do seu “estado de espírito”.

A Adecco Portugal sugere, por isso, que, antes de marcar uma reunião, faça a pergunta a si próprio: “é mesmo necessário convocar uma reunião”?

“O trabalho não começa nem termina com uma reunião. A colaboração e o avanço do trabalho é, simultaneamente, síncrona e assíncrona. Muitas vezes, as equipas podem fazer o mesmo trabalho mais rapidamente, e de forma mais conveniente, quando as pessoas intervêm de forma assíncrona, através da colaboração de documentos, por exemplo, ou nos canais das equipas”, explica a empresa especializada em recursos humanos.

“Quando precisar de se reunir, não se esqueça de atribuir papéis (líder, apresentador, anotador) e comunicar o(s) objetivo(s) da reunião no convite”. E se for difícil articular o objetivo, reconsidere se é mesmo necessário convocar uma reunião”, aconselha.

Tenha também em atenção quem convida. As pessoas ainda têm dificuldade em recusar convites para reuniões, mesmo para aquelas em que pensam não ter nada a acrescentar. Mais de metade (53%) dos colaboradores sente que tem de assistir a todas as reuniões, independentemente de o seu papel ser ou não crítico. E, apesar de nove em cada 10 inquiridos concordarem que poderiam faltar a uma reunião se tivessem um compromisso agendado ou o seu manager o permitisse, apenas metade considera que poderiam recusar o convite devido à sua carga de trabalho. Por isso, mantenha a lista de convidados “tão curta quanto possível”, sugere a investigação levada a cabo pela University of North Carolina Charlotte.

Boas práticas

Atentas a esta questão, várias empresas em Portugal já contam com medidas para evitar o desgaste das reuniões atrás de reuniões. O Mercadão, por exemplo, tenta recorrer, sobretudo, à comunicação assíncrona, particularmente útil quando se tem operações em vários fusos horários.

“O trabalho remoto forçou-nos a reconsiderar como nos encontramos e colaboramos. A comunicação assíncrona permitiu a muitos colegas uma melhor colaboração e articulação do trabalho com as dinâmicas familiares que cada um tem”, conta Ricardo Monteiro, COO do Mercadão.

Já a Nhood Portugal implementou uma política de gestão do trabalho que estabelece que as sextas-feiras são dias sem reuniões. Já nos restantes dias só é permitido agendar reuniões entre as 10h00 e as 17h00, revela Margarida Madeira, diretora de people & culture da Nhood Portugal, relembrando ainda a importância de fazer pausas entre reuniões.

Na Bayer, quando a meteorologia assim o permite, muitas reuniões são realizadas ao ar livre, aproveitando o jardim da empresa. “Eventualmente até podemos ter mais inspiração, porque todos estamos fartíssimos de estar fechados dentro de edifícios”, refere Maria João Lourenço, diretora de recursos humanos da farmacêutica.