Onboarding digital. Como acolher à distância, ligados por um ecrãpremium

Replicar virtualmente os momentos de descontração mais informais, como as pausas para café, é o mais complicado, mas é a cola social que ajuda a unir o novo colaborador à empresa.

Mudar de emprego, sem conhecer o escritório, sem ter de estudar o caminho no GPS ou as linhas do metro para chegar a horas no primeiro dia. Apresentar-se aos colegas através do ecrã e esperar que a pandemia passe para ter as primeiras impressões ao vivo. Sentir a cultura da empresa, mas não saber como se vive essa cultura no escritório... Desde março do ano passado que esta é a realidade da generalidade dos profissionais que abraçam novos desafios numa nova empresa. Só conhecem a organização no contexto de pandemia, mas não os “cantos à casa”, nem como eram esses cantos quando ainda todos trabalhavam no escritório, sem necessidade de modelos em espelho ou máscara.

A distância física não tem de ser impeditiva de um bom acolhimento e integração dos novos colaboradores. Adaptar processos, cuidar, estar atento ao outro e proporcionar-lhe momentos de convívio e interação mais informais são ingredientes fundamentais quando o onboarding é feito à distância, ligados por um ecrã de um computador.

Em maio do ano passado Inês Valadas juntou-se à Vodafone Portugal. “Até junho de 2021 nunca tive uma reunião de board presencial, nunca tive uma reunião presencial com a minha equipa… Junto-me a uma empresa de dimensão com uma grande responsabilidade, mas de uma forma que nunca pensei”, conta Inês Valadas, administradora para a unidade de negócios particulares da Vodafone Portugal, numa conversa, também ela remota, com a Pessoas.

Depois de dez anos na Sonae MC, Inês Vala das assumiu como administradora na operadora de telecomunicações, em plena pandemia. Estava um pouco “assustada” com tudo, mas foi apenas até o processo começar. “Em três meses já me sentia em casa. Não sinto disconnect emocional e nunca me senti perdida”, diz, salientando o cuidado extremo da empresa em garantir que a sua receção, nas condições em que foi, acontecesse da melhor forma possível. Preparação e cuidado não faltaram no seu processo de acolhimento e integração, que contou com conteúdos para self-learning, um calendário bem preparado com onboardings nas mais diversas áreas e um buddy a quem se pode fazer as “perguntas mais tontas”.

Como transformar o onboarding num processo remoto?

O processo de integração de Inês Valadas começou, na verdade, ainda antes do primeiro dia de trabalho. “Dois dias antes de começar recebi em casa um computador, um segundo ecrã, um microfone… Todo o material que precisava para trabalhar. Depois tive de fazer tudo remotamente, com o apoio dos colegas dos acessos de rede para configurar tudo. No primeiro dia de trabalho tinha tudo prontíssimo para começar a trabalhar e não perder tempo com questões sobre o computador ou a VPN”, lembra. Resolvidas as questões do ponto de vista mais tecnológico, Inês Valadas tinha pela frente um extenso plano de onboarding, com várias reuniões, nacionais e internacionais; informação sobre recursos humanos, equipas e responsabilidades; e uma série de conteúdos, alguns obrigatórios, para self-learning.

Inês Valadas é administradora para a unidade de negócios particulares da Vodafone Portugal.

“Do ponto de vista funcional foi uma intensidade brutal. Trabalhar de manhã à noite, cheia de calls, começar a usar muito mais a língua inglesa, estar num setor diferente, com pessoas diferentes…”, relembra. O esforço que fez para ouvir, entender o negócio e ajustar-se às pessoas valeu a pena. E foi mútuo. “A empresa também se esforçou muito comigo. Há uma filosofia que é espontânea na Vodafone de respeitar, dar atenção, acolher e tratar bem os outros”, assegura.

Fundamental no processo de acolhimento de novos colaboradores é a atribuição de um buddy. “É aquela pessoa a quem eu posso perguntar tudo, mesmo aquelas perguntas super estúpidas, que uma pessoa não sabe bem a quem perguntar (e menos ainda à distância), e que também não gosta de perguntar ao chefe”, explica a administradora para a unidade de negócios particulares da Vodafone Portugal.

A figura do buddy é também utilizada pela EDP, garantindo que os novos colaboradores se sintam integrados, acolhidos e par te da empresa. Depois de mais de duas mil contratações remotas em todo o Grupo EDP, das quais 500 em Portugal, a empresa do setor energético já aprimorou a sua estratégia de acolhimento, ainda que as suma que o onboarding, feito de maneira presencial ou remota, é uma “experiência complexa”.

Além da atribuição de buddies que apoiam os recém-chegados, a elétrica partilha guidelines sobre liderança e gestão de equipas remotas, bem como quick guides, com os jovens que estão a iniciar a sua carreira neste contexto. Outros dos momentos que fazem parte do plano de ação são as random meetings. “Estas reuniões nas nossas plataformas colaborativas servem para estimular uma comunicação mais informal e replicar os momentos de pausa no escritório”, explica José Pedro Borges, responsável pela área de talent acquisition, inclusion & development da people & organizational development global unit.

Interações informais em momentos de pausa. O mais difícil de replicar no digital

Nuno Teodoro entrou na Huawei a 1 de fevereiro de 2021, em pleno confinamento obrigatório. O cyber security officer fez todo o processo de acolhimento de forma remota, seguido de perto pela equipa de RH da empresa, um mentor e com o apoio do CEO da empresa. Deslocou-se ao escritório apenas para formalizar a assinatura de alguns documentos e recolher o material de trabalho essencial. Relembrando os primeiros meses, Nuno Teodoro admite que as interações informais em momentos de pausa foi o que mais sentiu falta durante o onboarding virtual.

“São muitas vezes aquelas interações que mais nos aproximam e criam empatia, fundamentais no domínio profissional. É igual mente inevitável que uma relação criada virtualmente não tenha o mesmo peso sócio-emocional que uma relação criada fisicamente. Foi, sem dúvida, o que mais falta me fez durante a integração virtual”, diz.

Nuno Teodoro é cyber security officer da Huawei.

Precisamente para garantir a proximidade e que o contexto remoto não prejudicava a integração de novos colaboradores, a Huawei adaptou o seu modelo de training comum a todos os novos colaboradores, outrora físico e que implicava até viagens na Europa, a uma plataforma virtual que permite aos novos colaboradores um nível de interação e aprendizagem similar ao modelo tradicional. E a questão das interações informais tentou ser colmatada com momentos lúdicos, transformados em eventos virtuais e descontraídos, que procuram facilitar o contacto e a criação de laços.

Diogo Madeira da Silva, head of public affairs & communications da Huawei Portugal, confessa que foi “desafiante” pensar em todo o processo de onboarding em contexto remoto. Foi preciso “reflexão, dedicação e perseverança”, diz. Mas a empresa não podia parar. “Os processos de recrutamento em curso foram mantidos e outros novos foram iniciados”, recorda. “Provavelmente, neste contexto de trabalho remoto, a integração de um novo elemento numa equipa pode demorar um pouco mais, já que a interação com colegas e adaptação ao ambiente de trabalho são feitos à distância, o que provavelmente alonga a curva de aprendizagem, de assimilação da cultura e também da própria dinâmica informal entre colegas, que potencia as relações”, considera.

Provavelmente, neste contexto de trabalho remoto, a integração de um novo elemento numa equipa pode demorar um pouco mais, já que a interação com colegas e adaptação ao ambiente de trabalho são feitos à distância.

Diogo Madeira da Silva

Head of public affairs & communications da Huawei Portugal

Ainda que a integração possa demorar mais algum tempo, a Huawei tem continuado a recrutar em Portugal. Desde o início da pandemia foram feitos cerca de duas dezenas de processos de onboarding nestas condições. A equipa de recursos humanos da empresa dividiu o processo em três etapas, sendo a primeira especialmente importante porque começa antes do momento da entrada do colabora dor em funções. São revistos os processos de contacto e transmitidos os guidelines sobre o primeiro dia, num processo que envolve o manager e o mentor. “Era especialmente importante que, neste contexto, as pessoas se sentissem acompanhadas e informadas, por que sabíamos que a sua aterragem iria ser diferente e, talvez, mais solitária do que o habitual”, explica Diogo Madeira da Silva.

E quando voltarmos ao escritório?

Voltar ao escritório não é, na verdade, o termo mais apropriado para os profissionais que, como Inês Valadas e Nuno Teodoro, decidiram embarcar em novas aventuras profissionais durante um tempo de incerteza e algum medo. Quando for permitido, vão começar no escritório, embora não se saiba bem se algum dia conhecerão o espaço de trabalho tal como era antes da Covid-19. A EDP assume que planeia um regime híbrido, alternando entre teletrabalho e trabalho no escritório. "Estamos certos que, no futuro, o melhor equilíbrio passará por um modelo híbrido de trabalho, o qual será testado num cenário pós-pandemia”, afirma José Pedro Borges.

Estamos certos que, no futuro, o melhor equilíbrio passará por um modelo híbrido de trabalho, o qual será testado num cenário pós-pandemia.

José Pedro Borges

Responsável pela área de talent acquisition, inclusion & development da people & organizational development global unit da EDP

Inês Valadas conta que, às vezes, pensa com alguma ansiedade no regresso ao escritório num contexto mais próximo da normalidade. “Para dizer a verdade, sei vir da garagem para o meu gabinete e pouco mais. Já me mostraram o edifício todo uma vez, mas sei lá como se vai para o auditório”, conta. “Preocupam-me os nomes, porque já estou habituada a não ter de decorá-los. Aparecem no quadradinho da videochamada, todos temos uma label. Que vergonha vai ser quando nos cruzarmos nos corredores... As pessoas vão saber quem eu sou, porque sou só uma, mas eu não vou saber quem elas são, porque são 300”, continua.

“O primeiro impacto também é uma coisa engraçada. Aqueles primeiros 20 segundos de quando se olha para uma pessoa e se percebe que, afinal, é muito alta ou muito baixa. A fisionomia é diferente ao vivo e no ecrã, as for mas também são diferentes, a maneira como a pessoa se arranja, o seu estilo...”, comenta. “Mesmo que já tenha tido 20 reuniões por vídeo com a pessoa, vê-la ao vivo causa sempre outro impacto.”

O que se pode já ter construído é, acredita a administradora da Vodafone Portugal, uma relação de afinidade. “Nunca pensei sentir um nível de proximidade, de amizade até, com colegas de conselho, com a minha equipa mais direta e com pessoas de outros departamentos. Parece que os conheço desde sempre, apesar de nunca termos jantado ou feito sequer reuniões ao vivo”, conta. “Estamos a construir relações com alguma afinidade, que nunca imaginei ser possível sem conhecer as pessoas fisicamente ou estar com elas”, acrescenta. Não são dez anos de histórias, como foram na Sonae MC, mas este ano e pouco vale por uns cinco, garante.

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