Três formas de evitar o overload digital no trabalho

A sobrecarga e fadiga digital, bem como o burnout, são sinais frequentes de danos relacionados com o trabalho excessivo, desencadeando sintomas como a exaustão, o cansaço anormal (mesmo no início do dia) e a falta de energia para responder a todas as exigências da jornada laboral. Há formas de ‘combater’ ativamente esta situação que, se não for acautelada, tem impacto na sua saúde.

“Os problemas psicossociais e físicos gerados pela utilização excessiva de computadores, correio eletrónico, WhatsApp, etc., são uma realidade que deve ser evitada e há formas simples de o fazer”, alerta a Adecco Portugal.

Estas são as sugestões da empresa de especializada em recursos humanos:

1. Expectativas de chamadas e mensagens

Antes de mais, as empresas têm de especificar claramente, num compromisso escrito, o que esperam das suas equipas e as correspondentes obrigações em termos da sua capacidade de responder e de desligar os seus dispositivos digitais. Desta forma, serão estabelecidos critérios e cada parte da relação de trabalho estará ciente dos limites de ligação e desconexão.

“Muitos problemas podem ser evitados se não houver expectativa de resposta imediata”, explica a Adecco, em comunicado. Por isso mesmo, pode começar por colocar, por exemplo, no fundo de qualquer comunicação empresarial (seja um e-mail ou uma mensagem instantânea através da aplicação WhatsApp) qualquer uma das seguintes mensagens:

• “Escrevi esta mensagem de acordo com a minha agenda e os meus critérios de gestão de tempo. Se o receber durante o seu período de descanso, confirmo que não espero que me responda agora, mas sim quando puder, dentro do seu horário de trabalho”.
• “O meu horário de trabalho pode não ser o vosso horário de trabalho. Por favor, não se sinta obrigado a responder a este e-mail fora do seu horário normal de trabalho”.
• “Lembre-se de que qualquer e-mail que possa receber fora do seu horário de trabalho não requer uma resposta imediata”.
• “O remetente enviou este e-mail com base na política de trabalho flexível da empresa que permite o trabalho assíncrono entre os diferentes membros da empresa, com cada membro da organização a escolher o seu próprio horário de trabalho”.
• “O meu horário de trabalho termina em XXX. Após esse tempo, beneficio da política de desconexão digital aplicável na minha empresa. No entanto, no caso de um assunto urgente e/ou inadiável, é favor contactar YYY“.

2. Pausas virtuais

Desde o final de 2021 que a empresa japonesa Japan Inc. Grapples está a introduzir regras junto dos seus colaboradores, instando-os a comunicar com os seus colegas apenas durante o horário de trabalho. Estas regras, que aparecem nos computadores, tomam a forma de mensagens como esta: “Encontra-se atualmente fora do seu horário normal de trabalho. Trabalhe horas extraordinárias apenas depois de obter o consentimento do seu supervisor”.

Esta é uma medida relacionada com o repouso virtual e está programada para evitar a sobrecarga digital. A exibição automática de uma mensagem pop-up no ecrã do computador quando avisa que o tempo ou dia de trabalho está prestes a terminar, recorda ao profissional o seu direito de se desligar e convida-o a aproveitar o seu tempo de descanso e a respeitar o dos outros.

“Reduz-se assim a fadiga tecnológica e aumenta-se a produtividade. Trabalha-se também na educação entre empregador e colaborador e entre pares relativamente ao horário de trabalho e às pausas necessárias para reduzir possíveis níveis de fadiga informática”, explica a recrutadora.

3. Mensagens instantâneas

À semelhança da possibilidade oferecida pelos servidores de correio eletrónico, algumas aplicações de mensagens instantâneas também permitem incorporar o texto que deseja em qualquer momento. Assim, as empresas podem, por exemplo, promover esta utilização e detalhá-la em cursos de formação ou de sensibilização sobre a utilização das TIC, com o objetivo principal de evitar o aparecimento dos fatores de risco associados à fadiga informática.

Na prática, seria – tal como funcionam as mensagens de ‘out of office’ no e-mail – programar mensagens de ausência através da aplicação de mensagens. “Estou de férias, volto no dia X” ou “Estou de baixa por doença, devo voltar no dia X” são alguns exemplos.