O dia não tem horas suficientes? Cinco dicas para uma boa gestão do tempo

Há dias em que não parece haver horas suficientes para executar tantas tarefas em mãos. As jornadas de trabalho prolongam-se e o equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho começa a ficar comprometido, com eventuais custos para o seu bem-estar e impacto a longo prazo na produtividade. Mas há estratégias que pode pôr em marcha de modo a organizar o seu dia e gerir melhor o seu tempo, num momento em que muitas empresas se prepararam para o regresso ao escritório em modelo híbrido.

Com a pandemia a enviar muitos trabalhadores para o teletrabalho, gerir vida profissional e familiar no mesmo espaço fez aumentar os níveis de stress e ansiedade dos colaboradores. Os dados são de abril, mas um estudo da Nova IMS sobre o bem-estar dos portugueses revelou que foi entre os trabalhadores remotos que os níveis de ansiedade foram mais elevados. Certamente, devido à dificuldade de gerir o tempo e conciliar tarefas pessoais e profissionais em simultâneo. E há dificuldade em desligar.

“As pessoas têm direito ao dolce far niente sem se sentirem culpabilizadas. Tal como nos atletas, também no mundo corporativo, trabalhar muito não é difícil. Complicado é recuperar entre as reuniões, tarefas pessoais e profissionais do dia e entre dias”, alerta José Soares, professor catedrático de Fisiologia na Universidade do Porto, consultor de programas de bem-estar e performance em várias empresas, em declarações à Pessoas.

“Nas dezenas de workshops que tenho feito há uma queixa comum: problemas de sono. Porquê? A principal razão é a interferência da vida profissional na vida pessoal. É urgente estimular as pessoas a desligarem. Se não o fizermos vamos pagar um preço muito elevado”, alerta o autor do livro Start & Stop e performance manager de Miguel Oliveira, piloto português de MotoGP.

Findo a obrigatoriedade do teletrabalho, as empresas preparam-se em setembro para fazer regressar as equipas ao escritório, muitas em modelos híbridos outras abraçando o full remote, mas o certo é que, gerir o tempo, de modo a que o trabalho não consuma o dia, tornar-se ainda mais importante.

“Uma boa gestão do tempo permite ter uma maior organização das rotinas e tornar a vida profissional mais produtiva, reduzindo consideravelmente o stress e a ansiedade. O objetivo não é fazer o máximo de coisas no mínimo de horas, mas sim saber como otimizar as horas, sem desperdiçar tempo, ganhando mais tempo para as atividades pessoais”, refere a tecnológica Hotmart, em nota de imprensa.

5 dicas para gerir melhor o tempo

• Autoconhecimento: O primeiro passo para uma melhor gestão do tempo é o autoconhecimento, pois só assim poderá criar uma rotina adaptada às suas necessidades e exigências das suas funções. “É importante identificar os períodos mais produtivos e saber o tempo que se gasta para realizar cada atividade. Mapear tudo isto é importante para saber exatamente quanto tempo é preciso para concluir cada tarefa e para as organizar, sem haver uma sobrecarga”, recomenda a Hotmart.
• Definir prioridades: Organize a sua agenda por tarefas e defina prioridades. “Começar por uma tarefa pouco importante pode fazer com que se perca tempo crucial para realizar o que é urgente e que precisa de mais atenção.”
• Dividir as tarefas: Certas tarefas exigem longas horas para serem concluídas, tornando o trabalho monótono, com impacto na atenção e produtividade. Por isso, se tiver de realizar uma tarefa que exija mais horas, “o melhor é dividi-las em tarefas menores ao longo da semana para facilitar o processo e trabalhar com mais tranquilidade, sem se cansar tanto da atividade.”
• Usar bloco de notas: Anotar todos os compromissos e tarefas ajuda a manter-se focado nas tarefas a fazer, cumprindo-se os prazos. Não faltam agendas em papel, blocos de notas, aplicações online que ajudam a manter esse registo. “Essa estratégia também ajuda a visualizar melhor tudo o que é necessário fazer e, assim, gerir melhor os horários.”

• Fazer pausas: Defina momentos de paragem ao longo do dia, para que possa descansar, se não as incluir na sua lista diária há fortes probabilidades de não as fazer, com custos para si e para as tarefas que tem que realizar. “Sem pausas estratégicas ao longo do dia, é impossível manter a produtividade e ter uma rotina saudável. As pausas ajudam a descansar mental e fisicamente e a recuperar as energias”, refere a Hotmart. E há que saber desligar.