2020 pós-Covid: Odisseia no espaço (de trabalho)

Sinalética informativa, placas de acrílico a dividir secretárias, material de higiene e desinfeção são elementos obrigatórios no regresso ao escritório num contexto pós-pandemia, mas não são os únicos. Os espaços de trabalho representam, agora mais do que nunca, o local onde os trabalhadores podem voltar a reunir-se e a trocar ideias, num ambiente colaborativo e criativo. Além disso, é nos escritórios que os trabalhadores encontram o material necessário e as condições físicas – como secretárias, cadeiras ergonómicas ou impressoras adequadas -, muitas vezes essenciais às suas funções.

Num futuro pós-Covid, os espaços de trabalho não vão desaparecer, mas vão sofrer alterações: devem tornar-se ainda mais espaços de colaboração, promotores de inovação, que reflitam a cultura da empresa e, acima de tudo, lugares onde quem os ocupa se sinta seguro, mental e fisicamente, para desempenhar as suas funções.

“O nosso foco está no pós-pandemia. Como é que nos adaptamos hoje à pandemia, a pensar no pós-pandemia? Porque isto não vai durar para sempre”, começa por explicar à Pessoas Rui Malcata, diretor de operações da Steelcase em Portugal, uma empresa de workplace design que cria soluções para os espaços de trabalho e mobiliário de escritório.

Para o responsável, quando se pensa em escritórios – espaços e material -, este é o momento em que as empresas devem “acomodar a evolução” em cada espaço de trabalho e garantir que o investimento de hoje é sustentável para o futuro. A estas necessidades urgentes junta-se o “fator medo”, lembra Rui Malcata, sublinhando que este aumenta a urgência de pensar num espaço de trabalho que promova o bem-estar físico, emocional e mental, e onde os trabalhadores se sintam seguros.

Por isso, “o espaço de trabalho tem de ser aquilo que reflete fisicamente a mensagem que foi passada. Tem de haver primeiro uma mensagem de conforto, de segurança e de tranquilizar as pessoas e, depois, quando as pessoas chegam ao sítio, têm de conseguir ver a coisa materializada. E pensar: ‘Afinal, aquilo que me dizem, é verdade’”, sublinha.

Os escritórios vieram para ficar

Se antes os open spaces e os espaços partilhados eram vistos como a forma de promover a colaboração, a comunicação e o trabalho em equipa, hoje estas três necessidades têm ainda mais importância. A partir de agora, o desafio é garantir que o escritório continua a ter espaços de colaboração e comunicação, para compensar os meses de confinamento a que a pandemia obrigou.

“O ser humano é gregário e vive da sua vida em sociedade, e uma empresa precisa que as suas pessoas se juntem e estejam presentes”, defende Rui Malcata.

O espaço físico é uma ferramenta muito útil para uma gestão que consiga perceber as suas pessoas, que consiga perceber como conduzir o seu negócio no meio deste caos.

Os portugueses gostariam de continuar a trabalhar no escritório num contexto de pós-pandemia, apesar de passarem a considerar o trabalho remoto como uma alternativa a um estilo de vida mais flexível. O estudo “Remote work em Portugal”, da imobiliária JLL, revela mesmo que o ideal seria continuar a trabalhar entre dois a três dias por semana, a partir de casa, para poupar tempo nas deslocações e para evitar interrupções durante o trabalho. Mas há outra possibilidade à vista: o modelo híbrido, uma combinação entre o teletrabalho e a presença regular na empresa. É para o que aponta a resposta de 92,8% dos participantes no Barómetro Avila Spaces, que inquiriu mais de 1.000 trabalhadores durante o mês de junho, e de 74% dos inquiridos no estudo “Reseting normal: definição da nova era de trabalho”, da Adecco, que contou com a participação de 8.000 trabalhadores dos escritórios na Austrália, França, Alemanha, Itália, Japão, Espanha, Reino Unido e EUA.

Estes dados espelham uma mudança no paradigma de trabalho e, por consequência, na estrutura dos espaços de trabalho. Contudo, “o escritório nunca vai acabar. O escritório não pode acabar, porque precisamos de ter um sentido de que pertencemos a alguma coisa“, ressalva o responsável, por isso, é necessário adaptar os escritórios às necessidades reais. Rui Malcata dá o exemplo de espaços de trabalho que são utilizados maioritariamente para reuniões, nos quais se pode reduzir o número de secretárias, por exemplo.

Um desafio para quem gere

A confiança no empregador aumentou, ao mesmo tempo que crescem as expectativas: 80% dos trabalhadores acredita que a sua empresa deve ser responsável por implementar novas regras e garantir melhores condições de trabalho pós-Covid, revela o estudo da Adecco. “À medida que entramos na nova era do trabalho, é o momento de estabelecer melhores normas que permitam uma mão de obra holisticamente saudável, produtiva e inclusiva para o futuro”, sublinha o CEO da Adecco Group, Alain Dehaze, sobre o estudo. “Se já antes o foco tinha de ser nas pessoas, hoje é cada vez mais”, refere Rui Malcata. “Tem de haver um sólido conhecimento do trabalho, das pessoas e da cultura da organização”, acrescenta.

No seu próprio processo, a Steelcase chegou à conclusão de que um terço dos seus trabalhadores estava disposto a voltar ao escritório o mais rápido possível, principalmente pela falta de conexão com os colegas e, ainda, pela necessidade do material de escritório: cadeiras ergonómicas, secretárias, material tecnológico, quadros de apresentações e até impressoras.

Desde março, a Steelcase não parou de trabalhar, registou até um aumento dos pedidos de encomendas e solicitações. Rui Malcata conta que os pedidos por cadeiras de escritórios aumentaram, pela necessidade de quem estava em teletrabalho. Agora, há até empresas que querem regressar com 100% da força de trabalho ao escritório o mais rápido possível, assim que conseguirem, o que demonstra que o escritório veio para ficar.

O escritório nunca vai acabar. O escritório não pode acabar, porque precisamos de ter um sentido de que pertencemos a alguma coisa.

“O espaço físico é uma ferramenta muito útil para uma gestão que consiga perceber as suas pessoas, que consiga perceber como conduzir o seu negócio no meio deste caos”, remata.

 

Com escritórios um pouco por todo o mundo, e em cidades da China como Hong Kong ou Pequim, a empresa de workplace design Steelcase, começou cedo a estudar o impacto da pandemia nos espaços de trabalho e um dos resultados foi o guia “Navigating what’s next: the post-Covid workplace”. De acordo com o estudo, há três desafios principais a ter em conta num escritório pós-Covid: distância física, padrões de circulação e o contexto espacial.

Soluções? Reduzir o número de pessoas no mesmo espaço para garantir a distância física obrigatória e segura; alterar a disposição do mobiliário no escritório e criar divisórias (acrílicos) entre as pessoas, espaços de trabalho e áreas de circulação. A partir de ilustrações, a Steelcase dá alguns exemplos de como é possível garantir que os espaços partilhados são seguros e não perdem o propósito colaborativo (ver galeria).