Das salas de reuniões para os cartões de embarque: as viagens de negócios estão a começar de novo

Após uma breve pausa, as viagens de negócios estão de volta. Devido à pandemia, muitas empresas passaram por um período em que as viagens de negócios foram completamente postas de parte, mas esses dias já terminaram. De facto, o GBTA Business Travel Index Outlook prevê que os gastos com viagens de negócios atinjam 1,4 biliões de dólares em 2024, subindo para 1,8 biliões de dólares até 2027. Em Portugal, as viagens no ano passado cresceram 4,6% – atingindo um total de 23,7 milhões de viagens, sendo 1,7 milhões viagens de negócios, de acordo com os dados fornecidos pelo INE. As viagens de negócios foram apenas superadas pelas viagens para visitar familiares e viagens de férias.

Como a maioria das coisas após a pandemia, as viagens de negócios sofreram uma transformação drástica. Os executivos precisam de ser mais intencionais na forma como pensam sobre as viagens, mas, felizmente, viagem e cultura podem andar de mãos dadas. Embora seja um grande investimento, a cultura deve estar no centro das atenções para aqueles que estão no comando, e é vital ser inteligente na forma como os gastos culturais são implementados, especialmente com orçamentos reduzidos em jogo.

Viagens de negócios no passado

Historicamente, as viagens de negócios sempre foram uma grande parte do comércio internacional, representando uma oportunidade para os funcionários se encontrarem com colegas, clientes e parceiros de todo o mundo, e ao mesmo tempo, a chance de experimentar uma nova cultura e destino. Era uma parte significativa dos negócios e não havia realmente uma alternativa para isso.

No entanto, o aumento do trabalho híbrido levou a uma mudança na forma como as coisas funcionam, permitindo que as pessoas trabalhem para empresas fora das cidades ou até mesmo países onde vivem. Reuniões entre executivos, que antes exigiam a presença de todos os participantes e dias de viagem, agora podem ser realizadas através de uma chamada do conforto de suas próprias casas.

É uma faca de dois gumes, e assim, equipas verdadeiramente globais agora perdem aquelas valiosas oportunidades de conexão que talvez fossem mais fáceis no passado. A conexão da equipa é um importante impulsionador do sucesso e não deve ser substituída por encontros online, mesmo quando reconhecemos a facilidade e eficácia da era digital. É essa mentalidade que está a trazer as viagens de negócios de volta à vanguarda de uma nova forma.

O que pode fazer para impulsionar a cultura?

Antes de mais nada, ter as suas finanças controladas é o primeiro passo para conseguir voltar a ter atividades relacionadas com a cultura. Idealmente, as empresas precisam de uma boa conta empresarial que possa funcionar como uma solução completa para as suas necessidades de contabilidade. Ter sistemas automatizados integrados em soluções empresariais integradas ajuda a simplificar o processo, garantindo que as despesas estejam em ordem e os custos desnecessários sejam minimizados. Outra vantagem adicional é que o tempo do CFO também é libertado para uma reflexão a longo prazo sobre a cultura.

Encontrar ferramentas e implementar estratégias que aproximem os departamentos de RH e Finanças também é um ingrediente essencial para o sucesso quando se trata de impulsionar a cultura. As melhores práticas podem incluir definir o investimento da empresa em linha com os objetivos gerais de cultura e trabalhar juntos para que isso aconteça na prática.

Com base nisso, as empresas precisam do envolvimento e alinhamento dos funcionários para que isso seja bem-sucedido. Isso pode assumir a forma de criação de critérios para os funcionários seguirem, alinhados com os objetivos de cultura e economia de custos. Incentivar a pensar fora da caixa sempre que possível – não se trata apenas de procurar os hotéis e transportes mais baratos, mas de pensar em como aproveitar as várias moedas e divisas para manter o orçamento reduzido e eficaz, o que pode ajudar a construir o caso de negócio para reintroduzir viagens inteligentes.

Em última análise, encorajar a colaboração entre as áreas da empresa para impulsionar a cultura de forma simplificada é a única maneira de trazer as viagens de volta e fazê-las funcionar a favor de todos. Embora historicamente fosse um fardo financeiro, ser ágil na forma como se vê as viagens pode ser o bilhete da sua empresa para um crescimento melhor e mais rápido. Aprovar gastos únicos de maior valor pode ser uma adaptação difícil, mas com alinhamento em toda a empresa, isso pode ser o que levará a retenção de funcionários, o envolvimento e o crescimento geral do negócio para o próximo nível.