A trabalhar de casa? 7 dicas para se focar no essencial

Cada vez mais empresas anunciam medidas de teletrabalho: mas como aproveitar o tempo de quarentena forçada da melhor maneira?

Os emails não páram de cair. Empresa x, y ou z decidiu colocar todos os colaboradores a produzir de casa, em teletrabalho. E, enquanto escrevo este texto, eu própria trabalho da mesa do meu “escritório caseiro”. No ECO e na Pessoas e, na sequência das recomendações das autoridades de saúde, estamos a implementar medidas de contenção do coronavírus. E isso inclui, entre outras precauções, estarmos cada vez menos uns com os outros. Pelo menos, presencialmente falando.

Enquanto nos adaptamos a novas formas de comunicar — ferramentas como o Whatsapp (no desktop), o Zoom ou o Skype podem ser muito úteis, nesta altura — ponho-me a pensar numa maneira de rentabilizar o meu tempo de trabalho, aproveitando a poupança que faço diariamente na deslocação casa-trabalho (cerca de hora e meia, diariamente) e, também, nas vantagens que posso retirar da pausa, por exemplo, para almoço: hoje cozinhei, comi e arrumei a cozinha em menos de uma hora, menos tempo do que normalmente tardo quando saio do jornal para comer qualquer coisa lá perto.

Enquanto o mundo reage a novos casos apresentados todos os dias — em Portugal são já mais de mil os infetados com o Covid-19, segundo a última atualização da Direção-geral de Saúde, cada trabalhador tem de adaptar-se a uma nova rotina cuja duração é difícil de prever.

Está a trabalhar em casa? Eles também. Aproveite e dê uma vista de olhos nestas dicas para não perder o foco, comunicar melhor com os seus colegas de trabalho e rentabilizar ao máximo o tempo que ganha por não ter de sair de casa.

  1. Dispense o pijama: pode ser confortável demorar-se num pequeno-almoço sem censura, num café prolongado ou até a ver paciente e pausadamente as notícias do dia, na televisão. Mas a ideia de ficar confortável demais pode contribuir para um dia menos produtivo do que desejaria (e a sua empresa também). Assim sendo, a rotina deve ser parecida com a de todos os dias de trabalho no escritório: apesar de muitos memes do Instagram mostrarem pessoas a trabalhar de casa que passam os dias de pijama, é importante que a sua rotina permita vista-se como se fosse sair de casa. Se se levantar e continuar de pijama, é muito possível que sinta uma vontade pouco controlável de voltar para a cama ou de se deitar (e até adormecer) no sofá. Esta rotina vai ajudar também, dizem os especialistas, o seu cérebro a acordar e a perceber que efetivamente tem de trabalhar e não de descansar.
  2. “Construa” o seu espaço de trabalho: luz natural, uma boa ligação de internet, uma mesa e uma cadeira confortáveis são quatro dicas preciosas na hora de “construir” um espaço de trabalho a partir de casa. O nómada digital Diogo Reffóios Cunha contou isso mesmo à Pessoas, esta semana. “Porque não estás num ambiente de trabalho, é preciso organizar bem para conseguir um dentro de casa”, assinalou. Para isso, ajuda ter o espaço limpo e ordenado, a mesa desimpedida e um local onde, se necessária a marcação e realização de chamadas em vídeo, possa funcionar como um cenário profissional e neutro, sem muitas distrações. Se divide casa com outras pessoas que estão na mesma situação, tente que o seu espaço seja num local cuja porta possa ser fechada. Um lugar na mesa da sala de jantar pode também funcionar bem nestes casos.
  3. Mantenha uma rotina: tal como o espaço deve ser preparado, assim deve estar a sua agenda. Um dos principais desafios de trabalhar de casa, conta a freelancer Joana Limão, é a confusão que se pode gerar entre o tempo profissional e o pessoal. Por isso, tente estabelecer e manter um horário de trabalho rotineiro, que o ajude a estabelecer as barreiras que ficam ténues enquanto trabalhamos de casa. Marque reuniões para o horário de expediente, atenda telefonemas apenas dentro desse período de tempo e tente não responder a emails fora do mesmo horário. A ideia é que a sua vida continue, mesmo que a sua casa seja o seu “escritório” temporário. Uma das recomendações da revista Fast Company para gerir o tempo de trabalho em casa é dividir as horas do dia em blocos: verificar o email no primeiro e no último período do dia, só atender chamadas em determinados períodos e gerir as horas em que nos sentimos mais alerta. No caso da Liliana Castro, fundadora da FES Agency, a empreendedora trabalha melhor durante a noite e, por isso, o importante é manter a comunicação fluida com os seus colaboradores — todos em regime remote — para não faltarem as respostas e as entregas a tempo.
  4. Foque-se no objetivo: tal como num dia de escritório normal, é importante estabelecer os objetivos para as oito horas de trabalho. E há uma enorme diferença entre trabalhar de casa durante uns dias porque não se estava a sentir bem ou tinha algum serviço a decorrer no seu apartamento durante o horário de expediente ou, por outro lado, sermos forçados a fazê-lo para evitar a propagação do vírus Covid-19. Num regime de teletrabalho, e porque não estamos no mesmo espaço que os restantes colegas, é importante entregar diariamente aquilo que é suposto: passamos a ser avaliados e observados, não pela presença física mas sobretudo pelo volume, eficácia e tempo da entrega, sendo um ótimo barómetro de produtividade e um momento para podermos mostrar o que valemos. Criar listas de prioridades e de coisas a fazer pode ajudar nesta tarefa. – “Preparar as tarefas que têm de ser feitas, no dia anterior. Desta forma quando abrimos o computador sabemos exatamente o que temos que fazer”, sugere Gonçalo Hall, da Remote Work Movement.
  5. Melhore a sua alimentação: mesmo que se sinta tentado a comprar refeições prontas numa corrida ao supermercado, a ideia é, para ajudar a prevenir a doença, reforçar as suas defesas. Por isso, aproveite o tempo para fazer refeições ricas em alimentos que reforcem a imunidade: escolha snacks e refeições que alimentos ricos em nutrientes. Outra dica para aumentar a sua concentração é fazer pausas (esta já deve ser uma prática diária no seu escritório habitual), caminhar, alongar o corpo ou preparar um café.
  6. Programe mais “pontos de situação” com a sua equipa: talvez esta quinta-feira, ao contrário de todas as outras, Liliana Castro não reúna a equipa, como de costume, no escritório da empresa. É que, apesar de a FES Agency trabalhar remotamente todos os outros dias da semana, é a quinta-feira que todos se juntam presencialmente para fazerem balanços e planearem os próximos passos. Também na Claranet, o teletrabalho é testado “regulamente”. “O essencial deste plano é garantir a continuidade das operações”, já antecipando uma forma de “garantir quer temos todas as condições para o fazer durante um período prolongado de tempo, caso venha a ser necessário”, assinala António Miguel Ferreira, managing director da Claranet Portugal. Para contornar as reuniões presenciais — muito usadas no panorama empresarial português — teste novas ferramentas, com recurso a videoconferência. Ferramentas como o Trello, que serve para gerir e atribuir tarefas, podem dar uma visão panorâmica dos projetos em marcha e do que falta para ficarem fechados. Assegure que as reuniões servem, não só para saber o que se passa com a sua equipa mas para ficar a par de eventuais necessidades: e marque pelo menos uma reunião em vídeo com a equipa, todos os dias, aconselha Gonçalo Hall, da Remote Work Movement. “Mantenha uma linha de comunicação com a empresa aberta. Seja por Slack, Whatsapp ou outra ferramenta de comunicação, é importante comunicar com a equipa”, assinala.
  7. Limite as distrações, aumente o foco: as interrupções podem minar o dia de trabalho que se quer produtivo e com entregas a tempo. Por isso, nada melhor do que, logo no arranque, limitar as suas distrações. Escolha os momentos em que quer estar disponível nas redes sociais como o Facebook ou o Instagram — opte por consultar apenas estas plataformas nas suas pausas de trabalho — e limite as interações em plataformas de mensagens instantâneas como, por exemplo, o Whatsapp: é possível, por exemplo, silenciar grupos pessoais durante o horário de expediente e, em contrapartida, colocar em stand by os grupos relativos ao trabalho quando já se encontra em horário de descanso. A ideia é que estas distrações não invalidem o seu teletrabalho forçado. Se dividir o seu espaço de casa/trabalho com outras pessoas, um headset (headphones) é uma boa maneira de se abstrair do ambiente que o rodeia e focar-se no trabalho.

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