Teletrabalho: uma nova realidade para os advogados em tempos de pandemia

Em plena pandemia Covid-19, como estão a lidar os escritórios de advogados com o regime de teletrabalho? A Advocatus foi descobrir junto de dez sociedades.

A Advocatus fez uma ronda pelo mercado da advocacia de negócios para saber como estão a lidar os escritórios com o regime de teletrabalho, imposto pelo estado de emergência que durou até este mês. Para isso, desafiou dez escritórios a responder às mesmas três questões:

  1. A sociedade está toda em regime de teletrabalho? Se não, que tipo de serviços estão a funcionar nas instalações?
  2. Qual foi a orientação interna dada a partir do momento em que foi decretado o estado de emergência?
  3. Os advogados que estão com mais pico de trabalho são de que departamentos? E os com menos volume de trabalho?

Abreu Advogados

  1. A Abreu Advogados tem cerca de 95% da equipa a trabalhar a partir de casa, algo que já era uma realidade para alguns dos colaboradores mas é a primeira vez nesta dimensão, e em permanência. Nos escritórios tem sido garantido o funcionamento dos serviços mínimos em áreas como o secretariado, a informática, o financeiro, o contencioso, o serviço externo, o arquivo e a receção. A adaptação foi mais rápida e ágil do que previsto no nosso melhor cenário, devido a um plano de contingência da sociedade dedicado a situações de pandemia/epidemia, realizado previamente.
  2. O estado de emergência não trouxe novas medidas no que respeita ao funcionamento dos escritórios, uma vez que já tínhamos adotado as medidas necessárias por prevenção. Ainda antes de ser decretado o estado de emergência, a Abreu Advogados decidiu colocar a grande maioria dos seus colaboradores em confinamento preventivo, aplicando o regime de teletrabalho e permitindo manter a operacionalidade da sociedade e ao mesmo tempo garantir a segurança de todos.
  3. Todas as áreas de prática têm estado com um volume constante de trabalho mas, face aos desafios relacionados com o confinamento da população, tem-se destacado a atividade de direito do trabalho, fiscal, imobiliário, contencioso, bancário e comercial. Fomos a primeira sociedade de advogados a apresentar um Helpdesk Covid-19, com equipas multidisciplinares especializadas por setores. Desde o primeiro dia que o Abreu Advogados Helpdesk Covid-19 disponibiliza no site vasta e completa informação de suporte às empresas.
Arte nos escritórios
Exposição temporária sobre a natureza em parceria com o Carpe Diem Arte e Pesquisa, na Abreu Advogados.Hugo Amaral/ECO

Morais Leitão

  1. Não. Optámos por uma solução de serviços mínimos indispensáveis, com pequenas equipas locais presentes nos vários escritórios para garantir o apoio à continuidade do trabalho. O primeiro passo do início desta crise de saúde pública foi pedir às pessoas pertencentes aos grupos de risco que passassem de imediato ao teletrabalho, considerando também as suas situações familiares. Progressivamente, fomos alargando o teletrabalho a todos os grupos, de acordo com as limitações da função exercida, sendo que a grande maioria dos nossos recursos está a trabalhar de forma remota. Relativamente a quem vem trabalhar presencialmente, criámos escalas, diminuindo a exposição e o risco.
  2. O estado de emergência não veio acrescentar qualquer necessidade de mudança, dado que já tínhamos tomado todas as medidas necessárias. Quando foi declarado, já tínhamos apenas uma equipa mínima a deslocar-se para os escritórios.
  3. De uma forma ou de outra, o novo coronavírus vem afetar todos os departamentos e diferentes áreas e setores: da execução de contratos às telecomunicações, do laboral ao fiscal, passando pelo administrativo, pelo bancário, pelos seguros, pela proteção de dados e, ainda, pela reestruturação e insolvência, é difícil ver uma área que não tenha sido afetada.
Arte nos escritórios
A sociedade possui uma obra de arte digital, oriunda da Collective of Two (Gonçalo Santana Ferreira e Vasco Borges). A obra combina tecnologia com escultura em tempo real.Hugo Amaral/ECO

Cuatrecasas

  1. A Cuatrecasas está em teletrabalho, tanto em Portugal como em todas as outras jurisdições onde temos escritórios: são cerca de mil e seiscentas pessoas, que incluem mais de mil advogados e mais de quinhentos colaboradores das diversas áreas de suporte, que estão em regime de trabalho remoto a partir de casa e que têm mantido a Cuatrecasas plenamente operacional. Nos nossos escritórios funcionam apenas serviços mínimos.
  2. No dia 12 de março, face à inegável escalada da situação de crise sanitária, decidimos que, a partir do dia seguinte, todos os nossos advogados e demais colaboradores passariam a trabalhar remotamente a partir de casa. Não se tratou de uma opção que lhes tenha sido conferida, mas sim de uma medida obrigatória e aplicável a todos sem exceção, salvo casos muito pontuais estritamente necessários para, em sistema rotativo, serem assegurados os serviços mínimos atrás referidos. Esta implementação foi precedida duma fase preparatória e de teste para garantir a adequada operacionalização do teletrabalho em todos os nossos escritórios a nível global.
  3. Fomos levados a criar a Task Force Coronavírus – uma equipa interdisciplinar que integra advogados de várias áreas, nomeadamente financeiro, fiscal, imobiliário, laboral, litígios e arbitragem, público, saúde e societário e M&A, e ainda da área de conhecimento e inovação. Temos, por outro lado, assistido à suspensão de algumas das operações que estavam em curso, designadamente nas áreas de M&A, de imobiliário e de financeiro mas ainda não em volume muito expressivo e sem grande visibilidade quanto à sua reativação futura ou cancelamento. Em paralelo, foram concluídas várias operações importantes já depois de declarado o estado de emergência em Portugal e Espanha.

Garrigues

  1. Os advogados da Garrigues estão a trabalhar com normalidade em regime de trabalho remoto. No caso dos escritórios de Lisboa e do Porto esse regime começou vigorar no dia 16 de março. As respetivas instalações permanecem abertas assegurando serviços mínimos de suporte. No caso de Pequim e Xangai, as equipas já voltaram a trabalhar em regime presencial, em observância com as regras e as recomendações emanadas das autoridades de saúde competentes.
  2. Ao longo dos seus 85 anos de vida, a Garrigues aprendeu a ser uma organização versátil, resiliente e adaptável. O estilo de gestão do escritório caracteriza-se por colocar sempre os clientes e os colaboradores no centro de todas as decisões, procurando a melhora continua e o crescimento sustentável.
  3. Depende dos escritórios e da severidade das medidas adotadas em cada um dos países onde operamos. Aqui em Portugal, nestas duas semanas em regime de trabalho remoto, a segunda das quais em regime de confinamento, excetuando um incremento muito significativo de solicitações dirigidas ao nosso departamento de direito de trabalho e ao nosso departamento de direito societário e de contratação mercantil, ainda não notámos grandes variações no nosso pipeline, nem no nosso ritmo de trabalho.

Miranda & Associados

  1. O regime de teletrabalho foi adotado na Miranda quer pelas áreas de prática (advogados) quer pelas áreas profissionais, como a área financeira, a comunicação, recursos humanos, traduções, compras e gestão documental. Também a área de formação continua a garantir à distância as aulas de inglês e francês e a assegurar formações pontuais em matérias especializadas com recurso às diversas plataformas eletrónicas disponíveis.
  2. Desde as primeiras notícias que acompanhávamos o assunto de forma muito próxima: temos advogados e colaboradores em diversas geografias, que começaram a ser impactadas pela pandemia em momentos diferentes. Foi nesse contexto que atuámos, numa primeira fase e de forma imediata, ao nível da calendarização das viagens dos colaboradores e da divulgação massiva em todos os escritórios da Miranda Alliance das regras preventivas divulgadas pela OMS (e pela DGS). Seguiu-se a implementação do regime de teletrabalho, de forma gradual e progressiva a partir de dia 13 de março, 5 dias antes de ter sido decretado o estado de emergência em Portugal. Os nossos advogados estão bastante familiarizados com os desafios do trabalho à distância, quer pelo facto de muitos dos nossos clientes não estarem próximos de nós, quer pelas frequentes deslocações a escritórios associados da rede Miranda Alliance.
  3. A área laboral é, sem dúvida, aquela em que sentimos um incremento do volume de trabalho, quer na jurisdição portuguesa quer nas restantes jurisdições cobertas pela Miranda Alliance. Os advogados afetos à área fiscal também têm estado ocupados no aconselhamento acerca das medidas aplicáveis às empresas e aos seus colaboradores. Por outro lado, os assuntos de contencioso ou pré-contencioso, relacionados designadamente com a invocação de situação de força maior ou alteração de circunstâncias, também estão a surgir.

SRS Advogados

  1. Sim, toda a SRS. No dia 13 de março às 15h comunicámos a todo o escritório a decisão tomada pelo CA de iniciar – de imediato e para todos – o regime de teletrabalho. Recuando rapidamente a essa semana de 9 a 13 de março, a verdade é que conseguimos pôr em prática um plano de ação em tempo recorde: prioritariamente, demos indicação aos colaboradores de grupos de risco para ficarem em casa (em isolamento profilático), no dia 10 de março já tínhamos o gabinete de isolamento operacional, dia 11 comunicámos interna e externamente o nosso Plano de Contingência, dia 12 já tínhamos 50% de escritório a trabalhar remotamente e na sexta-feira 13, demos essa orientação a todos os colaboradores. No dia 13 de março comunicámos que a segurança das instalações continuaria assegurada e que manteríamos a presença física de duas a três pessoas da equipa de Logistica, Higiene e Segurança, designadamente para garantir o atendimento de telefonemas via Linha Geral e a receção e encaminhamento imediato do correio recebido.
  2. Em bom rigor apenas reforçámos as orientações que já tínhamos comunicado a 13 de março – pois quando foi decretado o Estado de Emergência (a 18 de março) já todo o escritório estava em teletrabalho – e reforçámos o cuidado com a comunicação introduzindo mensagens positivas e de alguma normalidade. Criámos a label #SRSTogetherWorkingHealthy e aqui vamos partilhando dicas úteis e artigos inspiracionais.
  3. Contrariamente às previsões mais pessimistas, ainda não sentimos uma quebra na nossa atividade, mas é inevitável que isso venha a suceder pois esta desaceleração tão abrupta da economia inevitavelmente terá impacto em todos os setores. Paradoxalmente temos algumas áreas com muitíssimo trabalho neste momento, como é o caso do Departamento de Laboral, por razões obvias e consequentes do contexto que vivemos.

FCB Advogados

  1. A sociedade entrou em teletrabalho no dia 13 de março, com todas as nossas equipas a trabalharem remotamente a partir de casa (quer advogados, quer equipas de apoio e suporte). A nossa principal preocupação foi, desde o início, a segurança e a saúde dos nossos colaboradores e o trabalho remoto foi a ferramenta mais eficaz para nos dar essa garantia. Já tínhamos, aliás, todas as condições tecnológicas para que tal pudesse acontecer. Contudo, temos um número muito reduzido de colaboradores a trabalhar nas nossas instalações, por forma a manter os serviços indispensáveis do escritório a funcionar.
  2. Na FCB, antecipámo-nos ao estado de emergência, uma vez que, como referimos, iniciámos as diligências para o teletrabalho na semana de 9 de março e a 13 de março estávamos todos a trabalhar remotamente. As orientações dadas foram assim em conformidade com as apresentadas pelo estado de emergência cinco dias depois.
  3. Embora remotamente, continuamos a trabalhar normalmente e a dar resposta a todos os nossos clientes, na relação de proximidade que nos caracteriza. Com todas as ferramentas digitais hoje em dia, a distância física deixa de ser um obstáculo e o trabalho remoto não nos traz um menor volume de trabalho, antes pelo contrário. No atual clima de incerteza que se vive, devido ao Covid-19, temos tido um grande acréscimo de trabalho na área de laboral, como seria de esperar. Nas restantes áreas, mantemos o “business as usual”.

CMS Rui Pena & Arnaut

  1. Sim. Graças ao trabalho de há muito desenvolvido, motivado sobretudo pelas constantes deslocações internacionais dos nossos advogados, temos todos os meios para que a nossa atividade prossiga regularmente dentro ou fora do escritório. Contamos com o apoio incansável das nossas equipas de IT, secretariado, recursos humanos, marketing & comunicação, financeira & controlling e gestão do conhecimento. Temos trabalhado em casa como se estivéssemos no escritório. Tem sido impressionante constatar a excelente adaptação de todos.
  2. Quando o Estado de Emergência foi decretado já nós estávamos neste regime de teletrabalho há mais de uma semana. Num primeiro momento entendemos proteger sobretudo os colegas e colaboradores que se enquadrassem nos grupos de maior risco colocando-os a trabalhar a partir de casa. Nessa altura suspendemos viagens e participação em eventos. Suspendemos igualmente a realização de reuniões presenciais com terceiros face ao escritório. Finalmente, acabámos por passar praticamente todos em regime integral ao regime de teletrabalho.
  3. Não notámos ainda qualquer diminuição de trabalho em qualquer dos departamentos. Naturalmente que nos últimos dias as solicitações ao nível do departamento laboral, tributário, financeiro e comercial têm sido muitíssimas. Basta ter presente o cenário de crise económica que se antecipa e o pacote de medidas legislativas adotadas pelo governo para se compreender que assim seja. Sem prejuízo, para além da continuação do trabalho que vinha sendo feito, temos tido solicitações na área das reestruturações de empresas que se pretendem precaver com a antecipação possível. Para além disto, tendo percorrido cada uma das áreas, não constatamos, por ora, qualquer abrandamento.

PRA – Raposo, Sá Miranda & Associados

  1. A PRA encontra-se praticamente toda em regime de teletrabalho, de acordo com o nosso plano de contingência, sendo que asseguramos alguns serviços, excecionais, presencialmente, sob marcação.
  2. Quando foi decretado o estado de emergência, a grande maioria dos colaboradores da PRA já se encontrava em trabalho remoto, conforme indicação do nosso plano de contingência, pelo que aquando da sua efetividade a nossa preocupação foi a de garantir o conforto e a segurança da nossa equipa não descurando nunca o apoio aos nossos clientes, munindo todos os elementos de material e plataformas digitais necessárias para o efeito.
  3. As equipas de laboral, Comercial e Contratos, Contratação pública têm sido as mais abordadas nesta fase. Os nossos clientes têm procurado esclarecer, maioritariamente, obrigações na proteção de contágio dos colaboradores e clientes; isolamento, deslocação e teletrabalho dos colaboradores; proteção e obrigações contratuais face às limitações de prestação de serviços e/de produtos; cobertura e meios de proteção dos riscos associados à pandemia e suas consequências, entre outras.

Antas da Cunha ECIJA

  1. Toda a sociedade está em regime de teletrabalho, com exceção de uma administrativa que se encontra na sociedade para recebimento e reencaminhamento de chamadas e correspondência.
  2. Já nos encontrávamos desde o dia 16 de março em regime de teletrabalho geral por deliberação dos sócios. A orientação foi apenas mantermos o foco e a disponibilidade que todos, sem exceção, vinham demonstrando desde o dia em que foi decidido que iríamos adotar o teletrabalho.
  3. No atual contexto, e tendo em conta a sua verdadeira excecionalidade, diria que não existem departamentos com um menor volume de trabalho considerável por comparação ao cenário pré-pandemia. Sem prejuízo, os departamentos de laboral, de fiscal, de contencioso e contratos, e de societário encontram-se verdadeiramente assoberbados de trabalho.

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