A importância da prestação de contas e accountability

A obrigação de prestação de contas pelas entidades privadas e públicas é uma responsabilidade dos órgãos executivos dessas mesmas entidades perante os sócios no caso das sociedades por quotas, perante os acionistas no caso das sociedades anónimas, perante os associados no caso das associações e perante a assembleia de representantes no caso dos municípios.

A responsabilidade inerente à prestação de contas está associada ao termo accountability, cujo significado vai muito além dos aspetos técnicos, trata-se, pois de uma prestação de responsabilidade. Responsabilidade não só em termos económicos e financeiros, mas também em termos de partilha de informação sobre as atividades desenvolvidas pelas entidades no exercício económico.

A obrigação de prestação de contas das sociedades comerciais está prevista no artigo 65º do Código das Sociedades Comerciais (CSC) que atribui ao órgão de gestão o dever de elaborar e submeter aos órgãos sociais os documentos de prestação de contas.

Com estas referências é pretendido alertar para o facto de o dever de prestação de contas, por parte do órgão de gestão, ser independente da forma jurídica das sociedades comerciais, o qual deve ser concretizado em assembleia-geral anual de sócios/acionistas/ representantes, genericamente nos prazos estabelecidos no n.º 5 do artigo 65.º do CSC.

De acordo com as Normas Contabilísticas de Relato Financeiro (NCRF) do Sistema de Normalização Contabilística (SNC) os documentos de prestação integram o relatório de gestão, as demonstrações financeiras (balanço, demonstração dos resultados, demonstração dos fluxos de caixa e demonstração da variação dos fundos próprios complementados com o anexo às contas). Integram ainda caso seja aplicável à Entidade que presta contas o relatório do Conselho Fiscal e dos auditores externos (Certificação Legal das Contas ou Relatório de Auditoria).

É sabido, porém, que é prática generalizada das PME, nomeadamente naquelas em que os sócios são também gerentes, protelar a elaboração dos documentos de prestação de contas até ao limite dos prazos fiscais da declaração de rendimentos (Modelo 22) ou a IES (Informação Empresarial Simplificada). É muito comum nas PME que estes documentos de sistematização da informação económica e financeira sejam vistos como obrigações contabilísticas, quando na verdade, eles constituem informação preciosa sobre o negócio. Mais do que sistematizar a informação, estas “obrigações” são uma oportunidade única de converter a informação em conhecimento, para uma gestão mais eficiente do negócio, o que se traduzirá em melhores resultados. Não raras vezes os prazos são o driver (por vezes incumpridos) e o output são documentos arquivados.

Atendendo ao facto de que muitas das empresas em Portugal são ativos importantes para os seus proprietários que precisam de ser cuidados e protegidos, delas dependem um número significativo de pessoas, precisam de obter financiamento, quer por fornecedores quer por instituições bancárias. Tendo objetivos ambiciosos de expansão, mais cedo ou mais tarde poderão estar sujeitas a abertura de capital a novos sócios e ai é justificada a boa prática anual de prestação de contas com responsabilidade ou Accountability do órgão executivo.

Na qualidade de auditores e consultores de PME, e com uma relação privilegiada junto dos órgãos sociais das empresas e junto dos prestadores de serviços de contabilidade reconhece-se a obrigação de promover as melhores práticas de prestação de contas e de reporting de informação de gestão.

Por esta razão, recomendo o uso de modelos de reporting consoante os normativos contabilísticos aplicáveis e a implementação de um processo automático com vista a melhorar a produção de informação de gestão.