Missão, ação e revisão: o que têm em comum a sua melhoria e a da sua organização?

A Pessoas foi conhecer os segredos do kaizen energy, uma abordagem individual e de gestão de energia pessoal, inspirada no kaizen, um método de melhoria contínua e envolvimento nas organizações.

Que valores são mais importantes para si? Qual é a sua missão de sucesso para os próximos três a cinco anos? Quais os seus objetivos a longo prazo, pessoais e profissionais? Escreva numa folha as suas principais fraquezas, os pontos a melhorar e reveja os seus hábitos de atividade física, de nutrição e de gestão da energia, periodicamente.

Estas são algumas das recomendações do método kaizen energy, um modelo inspirado no original “kaizen”, uma prática de melhoria contínua para as organizações agora adaptado à gestão da energia pessoal.

Criado pelo Kaizen Institute, em 2008, o kaizen energy inclui ferramentas disponíveis para os trabalhadores do instituto que, de forma voluntária, queiram experimentá-la. A Pessoas foi assistir ao workshop sobre esta metodologia e conta-lhe como foi.

Como gerir a energia pessoal?

Redução de desperdício, eficiência e produtividade: é nesta trilogia que assenta o método kaizen, que envolve os trabalhadores num processo de melhoria contínua, em todos os momentos. O processo nasceu na Toyota, no Japão, e atualmente é prática em milhares de empresas em todo o mundo e em diferentes áreas de negócio. Em Portugal, nomes como os CTT, a EDP ou a Toyota Caetano Portugal já implementaram estas práticas de melhoria contínua na sua atividade de negócio.

O kaizen energy passa por “aplicar no indivíduo as melhores práticas de uma organização”, começa por explicar Tiago Costa, senior partner do Kaizen Institute para Europa Ocidental, durante a primeira parte do encontro. Tendo por base os princípios do método kaizen para as empresas, o Kaizen Institute decidiu redirecionar estas práticas para uma perspetiva de gestão pessoal de energia.

Para criar este modelo, são substituídos conceitos que fazem parte método original: as ferramentas, sistemas e normas são substituídas por motivação, energia e hábitos. Este modelo parte do princípio de que a gestão da energia pessoal permitirá libertar tempo para outras tarefas além do trabalho, aumentar o desempenho e, assim, atingir o designado estado de fluxo: um estado de total envolvimento, foco e energia numa determinada tarefa.

Para gerir a energia pessoal será, assim, necessário passar pelos mesmos passos e “gerir o seu próprio tempo, tal como gere a sua empresa”: conhecer a missão de vida, fazer uma autoavaliação, definir um plano de ação, criar rituais e fazer revisões periódicas de cada um dos objetivos, tal como acontece numa organização.

Estar 100% envolvido

Não há corpo são sem mente sã. Por isso, o kaizen energy defende que é necessário ter a quantidade e a qualidade certas de energia. O ciclo de melhoria individual só se atinge com o equilíbrio de várias componentes, entre elas o exercício físico, alimentação equilibrada, nutrição, tempo necessário de repouso e horas de sono.

O modelo kaizen energy tem por base quatro fontes de energia essenciais: o espiritual, físico, emocional e o mental. E delas fazem parte vários conceitos: objetivos de vida, missão, gestão dos fatores externos e internos, foco, concentração e a criatividade.

"O kaizen energy defende que é necessário ter a quantidade e a qualidade certas de energia.”

Outro dos pontos é adequar os desafios às capacidades, ou seja, à medida que aumenta a capacidade para determinada tarefa, devem aumentar os desafios. Um verdadeiro equilíbrio entre as duas componentes vai fazer com que se alcance o “flow state”, ou seja, o momento em que realizará uma atividade com total foco, envolvimento e satisfação.

Tal como num atleta de alta competição, deve existir equilíbrio entre a energia despendida e o tempo de recuperação. Se a missão for clara, haverá mais energia. Assim, será possível completar tarefas em menos tempo e com a energia certa, evitando sensações de desilusão e aborrecimento. Em última instância, este modelo é uma oportunidade para as organizações manterem ou aumentarem a produtividade dos trabalhadores.

Game development: uma “auditoria” às boas práticas

O Inner Game Development, tal como sugere o nome, desafia-nos a rever e a fazer uma check-list das práticas pessoais em 18 etapas, passando pelos objetivos de vida e missão, valores, ambições, crenças, barreiras, até à forma como nos alimentamos e promovemos a energia física e mental.

Nesta etapa, o kaizen energy convida-nos a questionar sobre o que ambicionamos para a nossa vida, o que nos tem impedido de alcançar a nossa missão e, qual será o custo real, a longo prazo, de perpetuarmos determinadas crenças e comportamentos. Assim, o método pretende desconstruir alguns paradigmas:

  • Gestão de energia, em vez de tempo
  • Procurar o stress e vê-lo como uma oportunidade, em vez de o evitar
  • Viver a vida como uma série de sprints, e não como uma maratona
  • O tempo de descanso é essencial, não uma perda de tempo
  • São os propósitos, e não as compensações, que contribuem para melhorar o desempenho
  • As regras de autodisciplina devem ser substituídas por rituais
  • O envolvimento é a chave para uma gestão plena da energia pessoal.

Qual é a missão de vida para os próximos três a cinco anos? De que forma reage e se envolve emocionalmente, de dentro para fora, e com os outros? Como distribui a energia e foco ao longo do dia, em quantidade e qualidade? Como se alimenta e como variam os níveis de glucose durante o dia? Quais são as suas maiores competências e as maiores fraquezas? O que o impede de chegar onde queremos chegar?

As respostas a estas perguntas permitem completar a última etapa: desenhar um esquema, numa folha de tamanho A3, dividido em quatro partes, onde ficará descrita a nossa missão, as dimensões de energia, as crenças (novas e antigas) e o plano de ação pessoal. 14 minutos: será o tempo necessário para rever, diariamente, a sua missão, e o Kaizen Institute dá algumas dicas para se manter focado:

  • Questione diariamente a sua missão e alinhe a sua energia com os objetivos
  • Reveja a sua “missão” mentalmente, todos os dias ao acordar
  • Leia a sua nova “nova história” antes de sair para o trabalho
  • Prepare 10 afirmações e leia-as diariamente
  • Todos os dias, ao acordar, reflita sobre o valor e a urgência da sua missão
  • Mude, a cada mês, a imagem de fundo do ambiente de trabalho do seu computador, para o ajudar a manter o foco na sua missão

No final dos dois dias, as respostas destes exercícios permitirão completar a folha A3, onde ficará descrita a nossa missão, as dimensões de energia, as crenças (novas e antigas) e o plano de ação pessoal. Este plano deve ser revisto, idealmente, a cada seis meses e, posteriormente, a cada ano. Em cada regresso a este plano, é importante “revisitar a missão” e “reorganizá-la”, caso seja necessário, tal como acontece com a revisão estratégica de objetivos numa organização.

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