Open spaces: o “lado negro” dos escritórios do futuro

Escritórios individuais, lugares fixos e paredes que dividem o espaço de trabalho estão a desaparecer. O open space traz mais comunicação ou... mais caos?

Mais flexibilidade, a possibilidade de trabalhar remotamente, e maior conciliação entre a vida pessoal e profissional, são fatores que tornam o local de trabalho mais atrativo. Além dos benefícios, também os espaços de trabalho estão a mudar. Os escritórios tradicionais estão a transformar-se em open spaces, e os espaços estão mais organizados, mais ecológicos e mais dinâmicos, com a aplicação de conceitos como o clean desk — secretárias sem papel — ou hot desk — secretárias sem lugares marcados. Os escritórios do futuro permitem aos trabalhadores comunicar melhor, ser mais ágeis e independentes. Mas quais serão os efeitos adversos desta transformação?

Open space. Comunicação ou ruído?

Nos escritórios em open space, as interações pessoais caíram em 70% e estão a ser substituídas gradualmente pela comunicação digital. Esta é a conclusão do estudo “The Truth About Open Office” da Harvard Business Review, que analisou a transição da revista norte-americana Fortune, dos escritórios tradicionais para o formato open space.

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“Embora os trabalhadores sejam influenciados por esta arquitetura, eles decidem, individual e coletivamente, quando devem interagir. Mesmo em espaços abertos com colegas próximos, as pessoas que querem evitar interações têm uma capacidade incrível de o fazer. Evitam o contacto visual, descobrem uma necessidade imediata de ir à casa de banho ou passear ou, por outro lado, ficam tão absorvidos nas suas tarefas que parecem ter uma surdez seletiva (com a ajuda dos headphones). Ironicamente, a proliferação de formas de interação facilitar a possibilidade de não responder: os trabalhadores podem simplesmente ignorar uma mensagem digital“, lê-se no estudo.

A estrutura em open space e sem lugares marcados tem permitido poupar tempo, pois cria maior proximidade entre chefias e colaboradores. Mas tudo pode ser perigoso se não for aplicado com moderação. Patrícia Costa, consultora na empresa de recrutamento Robert Walters, lembra que nestes espaços “a hierarquia tende a diluir-se e, como é tão fácil falar com essas pessoas, pode haver um reporte que se calhar não está assim tão bem feito. Há empresas que podem ser mais sensíveis, que têm um tipo de comunicação vertical mas que se torna lateral”, alerta.

Mais distração é outros dos fatores de risco destes espaços abertos. “O ser humano capta tudo e, às vezes, um som, uma conversa ou um movimento podem espoletar curiosidade, portanto desfocamos do que estamos a fazer”, acrescenta Patrícia Costa. E estas distrações podem ter “custos” que se refletem na produtividade, defende. “Às vezes, estas distrações podem ter repercussões na nossa produtividade ainda que sejam pequenas. Um email mal escrito, ou num número mal apresentado, isso também pode ter impacto”, exemplifica.

Clean desk. Menos desarrumação ou mais confusão?

Por questões ecológicas e de organização, muitas empresas têm vindo a apostar no conceito de clean desk — secretárias livres de papel –, para promover a criatividade e a produtividade num ambiente “sem distrações”. Normalmente, tendem a ser mesas grandes que criam uma maior distância entre os colaboradores.

Devido às novas normas da lei de proteção de dados, há muitas empresas que adotam políticas de clean desk, redução de papel e aproveitamento máximo de espaço. Por mais que isto tenha benefícios e nos garanta uma segurança, muitas vezes torna o escritório um local muito impessoal para se trabalhar“, lembra André Vilaverde, manager na consultora de recrutamento Hays.

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O mesmo estudo da Harvard Business Review sugere que a reformulação dos espaços de trabalho poderá aumentar os comportamentos individuais dentro do grupo, transformando os trabalhadores em “formigas num formigueiro, ou abelhas numa colmeia”, que trabalham individualmente em prol de um projeto comum, mas não interagem.

Trabalho remoto. Liberdade ou desumanização?

“O que acaba por ser transversal é que muitos profissionais valorizam alguma flexibilidade, pois é sempre necessário tratar de imprevistos e situações da vida pessoal. As empresas que souberem valorizar os seus profissionais e ajudá-los, terão colaboradores mais motivados”, lembra André Vilaverde, manager da Hays.

O estudo da Harvard Business Review, conclui ainda que os trabalhadores remotos comunicam menos do que os que trabalham no escritório.

O trabalho remoto resolve algumas das distrações que referi, mas não todas. Se trabalhar remotamente, continuo a ter a noção de uma imensidão de aplicações que terei de usar para resolver os problemas dos meus pares que estão no escritório. A questão do trabalho remoto pode dificultar porque, em termos de reporte, uma mensagem que num open space pode passar muito rapidamente, num remoto tem de ser digitalmente — através de uma chamada ou email — e pode gerar ainda mais confusões”, refere Patrícia Costa, da Robert Walters. “Esta imensidão e ferramentas digitais também gera algum desfoque e perda de tempo”, alerta.

“Mas o remoto resolve a questão da privacidade, porque estou sozinho e posso organizar a minha agenda, traz-me mais responsabilidade. Remotamente posso ser muito mais produtivo, porque posso escolher os momentos ótimos para trabalhar e otimizar o meu tempo nesse sentido”, frisa Patrícia Costa.

Ao mesmo tempo, sublinha André Vilaverde, “é percetível que, com o avanço da tecnologia, estamos cada vez mais próximos de comunicar com qualquer colega de trabalho em qualquer parte do mundo. Aomesmo tempo temos a sensação de isolamento e não temos qualquer contacto com pessoas que se sentam muito próximas de nós. As interações têm sido cada vez mais objetivas e muitas pessoas não conseguem desenvolver boas relações pessoais, o que torna o trabalho mais stressante e pesado”, sublinha André Vilaverde.

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