Como as sociedades de advogados gerem as crises?

Num contexto onde a estabilidade e a reputação são cruciais, as sociedades de advogados enfrentam o constante desafio de gerir crises internas de forma eficiente. Esta sessão, dedicada ao tema “Sociedades de Advogados e a Gestão de Crise”, explora a forma como estas entidades se devem preparar e responder a estes desafios dentro das suas estruturas.

Nesta talk, João Caiado Guerreiro, founder da Caiado Guerreiro, e Luís Fernandes, CEO da ROOX, juntaram-se para examinar as estratégias, protocolos e intervenções adotadas pelas sociedades de advogados para enfrentar obstáculos internos, a fim de apresentar soluções para uma gestão de crises eficaz.

“Eu acho que muitas destas coisas são inevitáveis. Na pureza dos princípios, não acho que o Ministério Público devesse poder entrar em sociedades de advogados como entra hoje e acho até que é contra o estado de direito a frequência com que isso está a acontecer. É uma coisa que tem de ser pensada e tem de ser excecional, que é o que a lei prevê, e não habitual, como estamos a ver acontecer”, começou por dizer João Caiado Guerreiro.

O founder da Caiado Guerreiro acrescentou, no entanto, que “a verdade é que estas situações acontecem” e é, por isso, fundamental não pôr em causa os direitos fundamentais dos clientes durante as buscas: “As sociedades de advogados têm centenas e, até, milhares de clientes. A busca tem de ser relativamente àquele cliente ou àquelas pessoas que estão referidas no mandato e as palavras de busca têm de ser limitadas, até porque isso pode pôr em causa direitos fundamentais à privacidade de uma série de outras pessoas”.

Mas o que é que as sociedades de advogados podem fazer para salvaguardar os direitos de outros clientes? De acordo com Luís Fernandes, “as sociedades, na generalidade, estão muito bem preparadas do ponto de vista de gestão documental”. Isto permite que elas consigam “fornecer a informação de um único cliente e não da generalidade dos clientes”.

No entanto, o CEO da ROOX também admitiu que nem sempre é isso que se verifica “porque podem existir repositórios de informação diversos e dispersos, já que, por mais organização que exista numa sociedade de advogados, há sempre a possibilidade de ter informação no telemóvel, disperso por servidores, na cloud, dentro do escritório, fora do escritório. Portanto, embora se possa dirigir especificamente a um cliente e a um dossier, por vezes esse espetro é mais alargado por toda a sociedade e e muito difícil”.

A mesma opinião foi partilhada por João Caiado Guerreiro, que acrescentou: “Há bases de dados que as sociedades controlam, que são os servidores, noutras têm algum controlo, que é a informação que está nos portáteis e nos computadores fixos da sociedade, e noutras não têm controlo nenhum, que é a informação que está nos telemóveis dos advogados, isto porque, mesmo que eles sejam da sociedade, a privacidade está aqui implicada”.

Luís Fernandes reforçou, por isso, que este é um “desafio muito grande”, e explicou com mais exemplos: “Hoje em dia pode ser normal um advogado partilhar documentos com o cliente através do WeTransfer, por exemplo, ou através de uma plataforma qualquer não controlada, que são plataformas que estão na cloud, estão disponíveis, podem ser acedidas de qualquer local“.

No entanto, o responsável da ROOX também salientou outras formas de partilhas de informação, menos sujeitas ao perigo. “Existem muitas sociedades que obrigam a que quando um advogado vai gravar um determinado documento, o grave diretamente numa gestão documental e não possa gravá-lo em mais sítio nenhum. Existem, inclusive, softwares que permitem fazer todo o Traceability e a Accountability de documentos e perceber por onde é que eles andam, quem é que os acede. E, quando existe uma partilha, ela também é feita através de plataformas seguras, controladas pela própria sociedade”, afirmou.

Por sua vez, João Caiado Guerreiro garantiu que, “mesmo com toda essa tecnologia, o controlo das sociedades é muito limitado”: “Com o teletrabalho, nós realmente não controlamos o que o advogado está a fazer e onde o está a fazer. O teletrabalho seria, certamente, mais favorecido se o controlo de uma pessoa que está em casa fosse o mesmo que aquele que se tem no escritório. O facto de os advogados poderem estar a trabalhar a partir de um café, de um bar, de um hotel, de um sítio qualquer, traz novos problemas de segurança, isto porque assegurar a privacidade em casa é relativamente fácil, mas assegurar a privacidade nestes lugares já é completamente diferentes”.

Apesar de concordar quanto ao nível de segurança ser diferente quando se trabalha a partir de locais públicos, Luís Fernandes explicou que existem mecanismos de segurança que se podem colocar nos computadores, que permitem que estes equipamentos continuem a ser controlados pela sociedade de advogados. “Eu posso controlar se o browser do computador do advogado acede ou não acede ao Gmail, por exemplo. O próprio telemóvel pode ser controlado para saber que aplicações é que tem, se pode instalar ou não aplicações. A nossa perceção hoje em dia é que as falhas não são muitas vezes tecnológicas, são falhas comportamentais dos próprios utilizadores“, disse.

Nesse sentido, o CEO da ROOX explicou que o melhor método para garantir uma gestão de crise eficaz é a prevenção: “A minha experiência vai no sentido de que, depois de as crises acontecerem, nós percebemos que muitas delas podiam ter sido evitadas. Nós, em 2005, iniciamos um processo de certificação, o ISO 9001, que nos ajudou muitíssimo porque, subjacente a este processo, está uma identificação de risco, onde nós prevemos a severidade e a probabilidade de eles acontecerem, assim como um conjunto de mecanismos de supressão ou mitigação que se possam fazer sob os mesmos“.

Este processo de certificação ISO 9001, de acordo com Luís Fernandes, é uma das formas de garantir segurança nos processos. “Isto ajuda porque significa que há um auditor que vai, várias vezes por ano, auditar os processos para perceber se tudo está a ser cumprido ou não. Ou seja, se eu tiver um processo de certificação onde eu tenha muito bem definidos os riscos que tenho, saberei o que é que eu tenho de fazer para mitigar riscos“, concluiu.