Tem uma PME? Siga estes nove passos para implementar de forma eficaz o teletrabalho

O teletrabalho é uma das medidas de contingência para combater a propagação do novo coronavírus. Mas esta medida não se aplica só a empresas tecnológicas. As pequenas e médias empresas representam mais de 99% do tecido empresarial português, nos mais variados setores. Para estas, tendencialmente menos tech, e que nunca recorreram ao teletrabalho, esta transição para o remoto pode representar um grande desafio.

A Sage, empresa de gestão empresarial na cloud, reuniu nove passos para implementar o teletrabalho de forma eficaz e garantir o regresso à normalidade — ao mesmo tempo que ajuda a testar novos modelos de trabalho e tornar o futuro mais flexível e digital. Conheça-as:

• Elabore um plano de contingência

De acordo com a Sage, é essencial que comece por elaborar um plano de ação, que inclua os passos a seguir e que deve incluir a equipa de direção. Neste plano, devem estar incluídas as orientações sobre como esta se deve relacionar com os colaboradores e outras partes interessadas (clientes, parceiros, fornecedores, etc), durante o período do trabalho remoto.

• Avalie os meios disponíveis

Para conseguir implementar o trabalho à distância, deve garantir que cada trabalhador tem acesso às soluções tecnológicas e aplicações mais úteis para cada situação. Aposte em soluções de gestão online ou na cloud, uma vez que são altamente colaborativas e podem ser controladas a partir de qualquer lugar.

• Avalie as tarefas impossíveis de realizar em teletrabalho

Nem todo o trabalho pode ser feito à distância. Dessa forma, avalie as tarefas previstas e a viabilidade da sua realização de forma remota. É necessário analisar o impacto que estas tarefas terão nos processos, nos recursos materiais e humanos da empresa e nas suas relações externas.

• Saiba quem são os colaboradores críticos

Avalie a experiência, competências e formação de cada trabalhador, para que consiga continuar a acompanhá-los à distância. “As empresas devem acompanhar mais de perto os colaboradores com mais responsabilidade, mas que se preveja que podem encontrar mais dificuldades neste processo – podem até considerar a sua orientação personalizada”, sublinha a Sage.

"Se a sua implementação [teletrabalho] for realizada de forma cuidadosa e adequada, ele pode vir a revelar-se o elemento que faltava para que muitas PMEs possam enfrentar os desafios organizacionais do futuro demonstrar a sua capacidade de adaptação tecnológica em todos os momentos.”

• Crie indicadores e acompanhe o desempenho dos trabalhadores

As PME devem definir indicadores objetivos, simples de interpretar, continuamente acessíveis e informativos sobre como o desempenho dos colaboradores e como devem enfrentar as tarefas. Estes indicadores permitirão avaliar os progressos realizados na experiência do teletrabalho.

• Analise o impacto externo

Muitos encontros terão de ser adiados e alguns serviços terão de ser prestados ou recebidos de forma diferente. “Neste sentido, é necessário um esforço maior de agenda e de comunicação para enfrentar estas mudanças“, alerta a Sage.

• Comunique com os colaboradores

O feedback dos colaboradores relativamente ao plano de ação é muito importante e poderá implicar algumas retificações. “É importante delinear um fluxo adequado de comunicação, incluindo a escolha dos melhores momentos para transmitir informações, de que forma deverá ser feito e a quem”, aconselha a empresa.

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• Avalie a experiência ao longo do tempo

Os indicadores definidos devem orientar as PME na avaliação do que está, ou não, a ser bem realizado. Será necessário ir analisando os desvios e propondo medidas de correção.

• Planeie o regresso à normalidade

O regresso à normalidade também deve ser planeado, defende a Sage. Algumas das estratégias implementadas durante o teletrabalho podem ter potencial para continuar a ser utilizadas, e algumas tarefas poderão também continuar a ser realizadas à distância. “É muito importante a comunicação durante o processo de reajustamento das operações“, ressalva a Sage.

• Avalie os resultados da experiência e o impacto que teve na empresa

Após a experiência de teletrabalho em situações de crise, é importante avaliar alguns aspetos: Qual foi o impacto da crise? O teletrabalho remoto contribuiu para moderar esse impacto? O que aprendi com a aplicação do teletrabalho e sobre a sua robustez face a situações de crise? Como se comportou a empresa em comparação com os seus concorrentes diretos?

“Se a sua implementação [teletrabalho] for realizada de forma cuidadosa e adequada, pode vir a revelar-se o elemento que faltava para que muitas PMEs possam enfrentar os desafios organizacionais do futuro demonstrar a sua capacidade de adaptação tecnológica em todos os momentos”, lembra a Sage.