A faturação digital entre empresas privadas será uma realidade a curto prazo. Esta é uma das principais perspetivas para o futuro exploradas no primeiro encontro de parceiros da Sovos Saphety. Para já, os cerca de 80 mil fornecedores da Administração Pública, independentemente da sua dimensão, são obrigados a emitir faturas eletrónicas no âmbito da contratação pública.

A portuguesa Saphety, adquirida pela SOVOS, em 2021, acredita que a faturação digital traz consigo oportunidades de negócio para fabricantes de ERP, tendo reforçado essa convicção aos cerca de 100 representantes de parceiros presentes no auditório.

"Agora a obrigatoriedade é para o Estado, mas no horizonte será para todas as transações”

Esse caminho natural é atestado pelo que já se passa noutros países. Itália já legislou em 2019, em França já se fazem transações entre empresas, com base na obrigação na relação com o Estado, e em Espanha e na Polónia o tema está a ser estudado, disse James Buckley, Diretor-geral da Sovos Europa. Estes países adiantaram-se à legislação europeia que está também a trabalhar num documento sobre a faturação digital intra-comunitária, recordou Buckley. Fora da Europa, no Brasil, Chile e México já existe legislação sobre faturação digital entre empresas.

"O fundamento da obrigatoriedade de faturação eletrónica é claro: o governo tem de saber tudo o que se passa, mas a faturação digital é também uma oportunidade para tornar os processos e as empresas mais eficientes. É uma oportunidade para os 165 parceiros da Sovos Saphety em Portugal, mas também para a economia em geral.”

Faturas eletrónicas não são faturas em formato PDF. A fatura digital assenta em dados e tem valor legal (formato XML/CIUS-PT). Não é um PDF enviado por email. As faturas em papel (ou PDF) são meras representações físicas dos dados guardados no sistema. No formato desmaterializado, o processamento dos dados é totalmente digital desde a emissão ao envio, receção e arquivo dos documentos, explicou Cláudia Raposo, Customer Network Operations Manager da Sovos Saphety..

O sistema elimina custos operacionais em papel, impressão, portes de correio, armazenagem em dossiês físicos, reduzindo ainda a probabilidade do erro humano. O processamento dos dados de uma fatura eletrónica passa a levar alguns segundos, reforçaram vários dos porta-voz da Sovos Saphety ao longo da manhã. Ao eliminar dias, ou até mesmo semanas, que o processo tradicional levava, a faturação digital contribui também para a aceleração dos pagamentos. Atualmente, o prazo médio de pagamento do Estado aos fornecedores é de 67 dias, podendo chegar aos 73, como atestou Nuno Matos, Diretor de Marketing da Sovos Saphety, acrescentando que isto contribui para a falência de muitas empresas, pelo que a desmaterialização do processo representará também uma massificação da liquidez sobre as faturas emitidas.

Para dar resposta à entrada em vigor da legislação no início do ano, após sucessivos adiamentos, a Sovos Saphety desenvolveu, num primeiro momento, uma solução Software as a Service (SaaS), acessível, mediante registo, a qualquer fornecedor do Estado. Em seguida criou uma API para a rápida integração da solução de faturação eletrónica com os softwares de gestão (ERP) dos parceiros, disponibilizando rapidamente a faturação digital a milhares de empresas.

Nuno Matos, considera que a faturação digital B2B é uma oportunidade de redução substancial de custos para as empresas. Ao emitir faturas eletrónicas estão a poupar até 6,60 euros por fatura. Ao recebê-las a poupança ascende a 11,20 euros. São processos desmaterializados, que aumentam a satisfação dos clientes e promovem uma maior competitividade. As empresas têm tudo a ganhar ao antecipar a obrigatoriedade da faturação eletrónica entre empresas. E não é se vai acontecer. É quando. Tal como sucedeu há décadas com a tecnologia EDI, as grandes empresas vão influenciar o mercado a adotar novas práticas. E já começaram, entidades como a CGD, a Galp, a NOS, a Brisa, a Sonae ou a Joaquim Chaves Saúde já solicitam faturas eletrónicas aos fornecedores.

Entretanto, os parceiros da Sovos Saphety estão em posição de ajudar os seus clientes a tirar partido da solução de faturação digital através da integração nas suas próprias soluções. Durante o Sovos Saphety Partners Summit, quatro software houses – cada uma com três a quatro décadas de experiência no mercado da aplicações de software de gestão –, explicaram como tem corrido esta integração junto dos seus clientes. Miguel Bairos, gestor de projetos na Sendys; Carlos Miguel Soares, CEO da IT Base; José Augusto, responsável pela área de implementação e apoio do produto na Expandindústria; e Álvaro Silva, diretor Comercial da Filosoft partilharam as suas experiências.

A entrada em vigor iminente da legislação que obriga os fornecedores da Administração Pública portuguesa a emitir faturas eletrónicas no âmbito da contratação pública levou estas empresas a procurar a Sovos Saphety para automatizar o processo. Muito antes de 1 de janeiro estes parceiros já estavam a dar resposta à necessidade dos clientes que necessitavam de uma solução para emitir faturas eletrónicas para as entidades públicas. O parceiro natural foi a Saphety, como todos assinalaram e no início do ano, todos os clientes – geralmente pequenas e microempresas – estavam preparados para as novas regras.

Carlos Miguel Soares, da IT Base, destacou as vantagens do processo automatizado de faturação, que garante uma segurança jurídica a quem fatura, em particular, neste momento, para as empresas que já são fornecedoras do Estado, mas em breve para todas.

Por seu lado, José Augusto explicou que teve clientes que foram obrigados a adotar a solução por serem fornecedores do Estado, tendo para isso a Expandindústria criado condições para que o processo fosse simples, desbravando caminho para que todos os outros possam vir a estar em conformidade legal no futuro, nomeadamente no âmbito da obrigatoriedade de assinar faturas em PDF com certificado digital qualificado já a partir de janeiro.

Álvaro Silva destacou a segurança como fator diferenciador na relação com a Sovos Saphety, referindo-se à importância fundamental, quer para a Filosoft quer para os seus clientes, de ter uma entidade que certifica, entrega e arquiva os documentos em lugar seguro como fundamental para a Filosoft e para os clientes.

Miguel Bairos terminou, referindo que, neste momento, entre os cerca de 2500 clientes da Sendys, apenas 15 ou 20 ainda querem ter a faturação em papel, mas é um número residual. A maioria dos clientes irá certamente adotar atempadamente a faturação eletrónica na sua relação com outras empresa.