Transformação digital: a 4ª revolução industrial chega aos escritórios de advocacia

O chavão otimista “Se a vida te dá limões, faz limonada!” tem ganho uma nova amplitude. Um pouco por todo o Globo, advogados, juristas, professores universitários de Direito, consultores de tecnologia para a área legal, gestores e economistas em sociedades de advogados, assistem a webinars, participam em grupos de discussão online, criam jornadas temáticas via YouTube, organizam cimeiras virtuais. O tema mais abordado? Transformação digital. O futuro é digital – como estar preparado, o que fazer?

A oportunidade é real mas muitos retorquirão que não têm orçamento para dar largas à inovação. Ora, os escritórios de advogados devem alterar a forma como abordam este tema. Esta é uma 4ª revolução industrial, não vai desaparecer – aliás, vai acelerar. Por isso, ninguém pode ficar parado.

Sairão vencedores os que forem mais criativos e ágeis, operando transformação digital de forma incisiva, fazendo mais sem orçamentos megalómanos.

O foco é interagir com os aspetos do negócio dos advogados que permitam rentabilizar, o mais cedo possível, o investimento feito. Interagir como? Auscultar, detetar a fragilidade, implementar, monitorizar, avaliar. E depois começar de novo com outro aspeto, outro processo do negócio: hoje sobre o processo de registo de horas; amanhã sobre a centralização de informação; a seguir sobre minutas e consolidação de conhecimento, por exemplo. Uma abordagem incremental para uma transformação que já não é uma opção, mas sim uma necessidade.

Por onde começar? Por um sistema de gestão de prática do Direito que permita aumentar a produtividade, pois esta afeta tudo, desde a satisfação do cliente ao lucro. Com tantas opções no mercado, quais são as que verdadeiramente interessam? O que é que deve estar na ponta do dedo de um advogado ao longo do seu dia de trabalho?

Em primeiro lugar, o registo de horas. Qualquer escritório de advogados de sucesso tem de ter procedimentos e uma ferramenta para registo de tempos de produção – sim, tempos de produção, tal como encontramos numa fábrica, num laboratório ou numa destilaria. Sem um controlo de tempo efetivo, o gestor de um escritório não consegue concluir quanto tempo está a ser gasto nas tarefas executadas e isso é fundamental para promover a produtividade máxima. Com o software adequado, as firmas não perdem um único minuto, pois os advogados conseguem lidar com o registo de forma rápida e conveniente.

Registar é fundamental mas se não existir uma ferramenta de faturação integrada, é colocada em causa a produtividade de vários recursos.

Com o software certo é possível definir fluxos de aprovação, emitir faturação diretamente a partir da folha de honorários automaticamente criada pelos registos de tempos, proceder à emissão em lote e/ou de forma eletrónica ou calendarizar a emissão; definir estratégias de controlo de cobrança e garantir uma tesouraria estável.

A produtividade convive, de mãos dadas, com a acessibilidade. Quer seja no contexto habitual de pura mobilidade, quer seja pela necessidade de equipas inteiras trabalharem a partir de casa, a componente ideal para garantir a acessibilidade de forma fácil e rápida é o armazenamento na nuvem, mediante um serviço confiável.

A escolha certa é aquela que faz com que o advogado não tenha de pensar onde estão armazenados os ficheiros e documentos de que precisa agora, no seu telemóvel, ou vai precisar ao fim do dia para desempenhar a tarefa que tem em mente. Este elevado nível de acessibilidade contribui para melhoria dos níveis de produtividade para todos os membros de um escritório.

Sempre na senda da produtividade, um bom sistema de gestão processual deve permitir ao escritório iniciar uma caminhada de automação – conseguir identificar tarefas repetitivas e garantir que são executadas com menos intervenção manual, evitando erros ou esquecimentos.

Assim é quando, perante o registo de determinada tarefa, o sistema de gestão exibe um pedido de documentação ao seu utilizador e apresenta uma lista de atividades a garantir nesse contexto; perante iminente término de um prazo crítico, avisa os elementos que garantem a redundância ou preenche automaticamente o campo do destinatário e do assunto na redação de uma carta para um cliente criada no âmbito do processo virtual.

Na era digital, um sistema é tão bom pelas suas ferramentas como pela possibilidade que dá aos seus utilizadores de abrir a porta a outras opções de software através da integração. Reunir informação numa única plataforma ou sincronizar com dados de outro software são funcionalidades imprescindíveis que permitem ganhar tempo e reduzir tempos de espera dentro de uma equipa, entre equipas e entre a organização e os clientes, permitindo respirar uma atmosfera de produtividade com esforço mínimo.

O ideal é que o sistema adotado possa integrar com plataformas como Microsoft 365, Dropbox ou o website do escritório e seja possível reunir, num único lugar, acessível a partir de qualquer dispositivo, todas as notas que foram tomadas numa reunião com determinado cliente, os ficheiros que integram aquele assunto e os documentos digitalizados, calendário de reuniões e e-mails trocados.

A cereja no topo do bolo fica para os gestores de escritórios de advogados. Como a produtividade e a rentabilidade são indissociáveis, é necessário que um sistema de gestão para um escritório de advogados consiga medir, analisar, mensurar. No fundo, diagnosticar como está a saúde do negócio para poder planear e definir a estratégia. As funções de reporte são, por isso, essenciais e permitem aos líderes determinar onde focar recursos e esforços, quais são as áreas de atuação mais rentáveis, em quanto tempo, em média, é possível satisfazer o cliente que tem determinado objetivo.

Não existindo ferramentas perfeitas, um sistema que reúna estas características constituirá uma boa arma. Se há coisa que a História nos mostrou até hoje foi que as crises surgem em ondas, pelo que após uma fase de recessão, teremos sempre uma fase de crescimento, na qual prosperarão significativamente aqueles que agora conseguirem agir estrategicamente e adotarem as melhores armas.

Uma nota final: não há melhor arma do que as pessoas. Nenhum sistema sobrevive sem ser adotado pelas pessoas e estas são, sempre, o motor das verdadeiras mudanças. Os advogados têm de interessar-se por tecnologia porque ela faz parte da realidade, da realidade dos seus clientes e dos negócios que estes desenvolvem.